Приказ о денежном авансе в командировке – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель компании может согласовать выплату для командированного сотрудника командировочных средств авансом с перспективой возврата остатков. Сегодня мы разберемся, каким образом работают авансы в вопросах служебных поездок, причем здесь распоряжение начальника и как правильно его составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуДеньги в командировке
Командировка с точки зрения положений Трудового кодекса Российской Федерации представляет собой ситуацию, в которой сотрудник должен будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности вне привычного для него рабочего места. Так, командировкой будет считаться поездка в другой город или даже в другую страну, а вместе с тем и выполнение работ в соседнем офисном здании. Крайне важным моментом здесь является – фактическое изменение рабочего места.
Что касаемо материального вопроса, то Закон «О труде» говорит на, что все расходы должен взять на себя работодатель. В частности, потребуется закрыть следующие потребности:
- транспорт до места выполнения работ;
- проживание на месте выполнения работ;
- суточные на питание и прочие расходы.
На практике существует несколько способов решения материального вопроса в командировке. Первый – это заблаговременное приобретение всего необходимого, выдача сотруднику фиксированной денежной суммы исходя из количества дней командировки. То есть билеты и жильё организация покупает самостоятельно, а суточные выдает на безвозвратной основе на точное количество календарных дней. Именно по такой схеме и работает большинство предприятий.
Второй способ – это выдаче денег авансом. Такой метод применяется в том случае, когда работодатель не знает, сколько конкретно средств потребуется для решения всех вопросов в служебной поездке. В такой ситуации лучшим решением будет выдать достаточно большую денежную сумму авансовым платежом в подотчет на условиях возврата использованных средств.
За каждый потраченный рубль командированному работнику придется отчитаться посредством предоставления платежных документов в бухгалтерию. По всем суммам, по тратам которых не будет оснований, придется писать объяснительную.
Приказ директора
Распоряжение директора уже само по себе обладает юридической силой, однако, как и большинство документов, его законность может быть подвергнута сомнениям. Для того чтобы расставить все точки над «i» по данному вопросу, за приказом должны стоять достаточные основание и обоснование.
Основание – это какой-то внутренний документ, по факту поступления которого директор будет рассматривать данный вопрос. В нашем случае таким внутренним документом станет заявление или же служебная записка от подчинённого, в которой он самостоятельно будет просить выдать ему деньги авансом в подотчет. Без согласия сотрудника издать такой приказ директор не будет иметь законного права.
Обоснование – это нормативное обоснование для издания того или иного распоряжения. Основным нормативным актом по теме трудовых правоотношений в нашей стране является Трудовой кодекс Российской Федерации. Конкретно в нашем случае придется обратить внимание на статьи 166 и 168, поскольку именно они регулируют вопросы служебных поездок и компенсации расходов сотрудников.
Форма документа
Говоря о форме приказа о денежном авансе в командировке, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления официальной бумаги такого рода. Отсюда получается, что в своей работе исполнитель должен будет руководствоваться одними лишь общими правилами делового документооборота. Если до 2014 года еще существовали унифицированные бланки от Госкомстата и Минтруда, то сейчас это всё осталось в прошлом.
По структуре приказ директора должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части оформления, о которых мы поговорим позднее.
Содержание распоряжения должно быть выдержано в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Написать текст сотруднику придется в печатном виде, поскольку рукописный способ в распорядительной документации не используется вовсе. Традиционным носителем информации окажется чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить приказ
Начинаем процесс оформления распоряжения о денежном авансе в командировке с заполнения его шапки. В верхней части официальной бумаги нужно будет прописать полное наименование компании, внутри которой и принимается решение, а также её организационно-правовую форму. Далее обозначим название текущего распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем также оставить дату и место издания.
Ниже по документу директор ссылается на 166 и 168 статьи Трудового кодекса Российской Федерации, отмечает факт поступления в свой адрес служебки от подчинённого, пишет слово «приказываю» начинает перечислять в столбик имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:
- выделить командируемому сотруднику энную денежную сумму командировочных авансом в подотчет;
- кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему лиц;
- возложить контроль за исполнение приказа на одного из подчинённых.
В завершение работы с документом нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать оставленный на бумаге автограф директора. Теперь, когда наше распоряжение уже полностью оформлено, останется только передать его на исполнение.
Примерный образец
