Приказ на утверждение сметы

Приказ об утверждении сметы – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель компании согласует предложенную смету на реализацию того или иного проекта, проведение некоего мероприятия. Сегодня мы разберемся, что такое смета, кто занимается её составлением, зачем нужен приказ директора и как правильно его оформить.

Утверждение сметы

Смета сама по себе является самостоятельной официальной бумагой, согласно которой согласуются суммы на реализацию какого-то проекта. Сами денежные средства могут быть взяты из государственного бюджета, муниципального бюджета или же бюджета частной компании.

Обязательный этап разработки сметы – это её утверждение руководящими лицами. Дело в том, что на проекты будут тратиться серьезные деньги, будет приобретаться дорогостоящее оборудование и так далее. Непосредственно заниматься закупкой и воплощением проекта в жизнь будут рядовые сотрудники, которые однозначно не захотят брать на себя ответственность за столь серьезные суммы. Если мы говорим о постройке дома, то смета чётко согласуется с архитектором. Когда в дальнейшем выяснится, что какие-то согласованные и закупленные материалы на самом деле не подходят для изначальных целей, ответственность ляжет на лиц, подписавших смету. Очень часто подобные споры доходят не просто до многомилионных судебных исков, но даже вплоть до уголовных процессов с наказанием в виде лишения свободы.

У руководителя на столе должна оказаться уже полностью составленная смета с подписью её исполнителя. Отметим, что подпись исполнителя лишь подтверждает авторство, однако никоим образом не придает смете юридической силы. Без автографа директора вопрос в любом случае не сдвинется с мёртвой точки.

Основание для приказа

Любое распоряжение директора так или иначе должно на чем-то основываться для того, чтобы обладать должной юридической силой. Под основанием понимается какая-то внутренняя документация, в соответствии с которой руководитель будет рассматривать вопрос относительно утверждения сметы. В нашем случае такими официальными бумагами станет проект той самой сметой, пояснительная записка к нему, а также служебная записка с просьбой утвердить проект в таком виде.

Форма документа

Говоря о форме приказа на утверждение сметы, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Если до 2014 года Минтруд и Госкомстат еще как-то пытались влиять на внутренний документооборот частных компаний и муниципальных ведомств, то сейчас ничего такого не осталось. Таким образом получается, что составить распоряжение придется самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота, а именно:

• соблюдать деловой стиль языка и нейтральный тон повествования;
• придерживаться структуры в виде шапки, описательно-мотивировочной и просительной частей;
• ознакомить всех причастных к приказу лиц с его содержанием под роспись;
• расшифровать все оставленные на бумаге автографы.

Написать текст приказа исполнителю в любом случае придется в печатном варианте. При работе с распорядительной документаций о рукописном способе придется забыть. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Начинаем составлять приказ на утверждение сметы с заполнения его шапки. В верхней части документа мы должны будем указать название компании, внутри которой и принимается решение относительно утверждения сметы, её организационно-правовую форму. Ниже по документу пропишем наименование текущего распоряжения, присваиваем уникальный номер согласно учредительной документации. Не забываем оставить дату и место формирования распоряжения. Если с датой всё понятно, то вот под местом понимается не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором работает организация.

Ниже по документу директор начинает работать с описательно-мотивировочною частью приказа. Здесь он ссылается на поступившую в его адрес документацию в виде пояснительной и служебной записок, самого проекта сметы. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять свои распоряжения, а именно:

• утвердить такую-то смету на реализацию такого-то проекта;
• возложить ответственность за реализацией проекта на одного из руководителей;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех лиц, которых он затрагивает;
• возложить контроль за исполнением настоящего приказа на подчинённого.

В завершение работы с официальной бумагой начальник распишется за всё вышеизложенное, расшифрует свой автограф. Теперь кадровик должен будет ознакомить с содержанием приказа причастных работников. Когда смета будет уже официально утверждена, сотрудники смогут приступить к её реализации в полной мере. Вся ответственность в случае чего будет лежать на директоре.

Примерный образец