Приказ на утверждение графика дежурств – это распорядительный документ, на основании которого руководитель компании может утвердить переданный ему на согласование график дежурств на будущие периоды, будь то неделя или месяц. Сегодня мы разберемся, что представляют собой дежурства на работе, по каким принципам формируется соответствующий график, зачем нужно распоряжение и как правильно его оформить.
Дежурства на работе
Под дежурством на работе понимается выход человека на смену в фактически нерабочее время для того, чтобы вести там, что называется, «пассивную деятельность». Фактически работник на дежурстве не будет заниматься исполнением своих прямых должностных обязанностей, но будет находиться в режиме готовности. Например, на дежурства остаются сотрудники медицинских организаций, аварийных коммунальных служб, правоохранительных органов и так далее. Фактически в ночное время работать они не будут, однако обязаны быть, что называется, на телефоне, чтобы в любой момент принять вызов и отправиться на его отработку.
Что касаемо оплаты, то дежурства оплачиваются в порядке сверхурочной работы. Так, первые два часа должны оплачиваться не менее чем в полуторном размере, а все последующие – не менее чем в двойном. Отметим, что сверхурочная работа всегда должна оформляться официально, на основании распоряжения руководителя. Предполагается, что можно издать одно распоряжение на длительный промежуток времени или же каждый раз издавать новые приказы. Конечно, первый вариант существенно удобнее.
График дежурств
График дежурств представляет собой самостоятельную официальную бумагу, согласно которой сотрудники будут выходить на сверхурочную работу в выходные дни. Утверждает такой график руководитель отдела, представители которого и буду выходить на смену в нерабочее время. Предполагается, что обязанности между сотрудниками должны распределяться более-менее равномерно.
Во-первых, будет справедливо, если все будут иметь равное количество дежурств в месяц, чтобы никому не было обидно, никто не работал больше коллег. Во-вторых, любое дежурство оплачивается сверхурочно, то есть человек с наибольшим числом дежурств в месяц получит наибольшую среди коллег заработную плату.
Как показывает практика, часть сотрудников ориентирована на повышение своего заработка, а часть – нет. Таким образом коллеги могут обмениваться дежурствами, по своему желанию. Отметим, что такие изменения в графике необходимо согласовывать с руководством и бухгалтерией.
Форма документа
Говоря о форме приказа на утверждение графика дежурств, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает нам к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Отсюда получается, что в теории сформировать подобное распоряжение может совершенно любой сотрудник, так или иначе осведомленный о том, как работать с деловыми бумагами. Если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то регулировали вопросы внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств, то сейчас это всё пущено на самотёк.
При оформлении распоряжения сотрудник должен будет руководствоваться одними лишь общими правилами делового документооборота, ориентироваться на официальные бумаги схожего толка. Соблюдая ряд простых требований, у нас получится избежать проблем.
По структуре распоряжение на утверждение графика дежурств должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, реквизитов. Далее мы подробно разберем наполнение каждого отдельно взятого структурного элемента.
Что касаемо содержания, оно должно быть выдержано в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Исполнить текст мы можем только в машинописном варианте, поскольку рукописи в распорядительной документации не используются вовсе. Традиционным носителем информации у нас, как и всегда, будет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить приказ
Начинаем составлять приказ на утверждение графика дежурств с заполнения его шапки. В верхней части листа бумаги потребуется указать название фирмы, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Далее мы пропишем название текущего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем оставить дату и место оформления распоряжения. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт.
Ниже по документу приступаем к оформлению описательно-мотивировочной и распорядительной частей нашего распоряжения. Здесь директор ссылается на поступившую в его адрес докладную записку от начальника отдела, в которой он будет просить утвердить график, пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- утвердить приложенный к распоряжению график дежурств;
- кадровику ознакомить подчинённых с содержанием приказа;
- возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату оформления распоряжения. Теперь, когда наш приказ уже полностью составлен, останется только передать его на исполнение.
Примерный образец
