Приказ на обеспечение доступа работникам подрядных организаций

Приказ на обеспечение доступа работникам подрядных организаций – это распорядительный документ, на основании которого на предприятие должен быть обеспечен свободный доступ представителям сторонних организаций. Сегодня мы разберемся, как правильно составить соответствующее распоряжение, кто будет воплощать его в жизнь, как именно.

Доступ на предприятие

Каждая компания самостоятельно определяет, каким образом организовать систему допуска на предприятие. Так, существует, по сути дела, две основные концепции:

• свободный доступ всем желающим;
• ограниченный доступ строго по пропускам.

Практических способов реализации ограниченного доступа существует также несколько, в том числе пластиковые карты, бумажные пропуски и так далее и тому подобное. По состоянию на сегодняшний день самым лучшим принято считать именно магнитный замок, открывающийся при помощи соответствующих магнитных карточек.

При устройстве на работу всем вновь принятым сотрудникам раздают пропуски, разъясняют, как правильно ими пользоваться, а также то, что они несут ответственность за материальную ценность. В случае утраты пластиковый карты потребуется не просто написать объяснительную с разъяснением обстоятельств, но и заплатить стоимость предмета из своего кармана.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обеспечивает своих сотрудников всем необходимы для осуществления ими трудовой деятельности, а сами работники в свою очередь несут материальную ответственность за вверенные им ценности.

Доступ для подрядчиков

На предприятиях часто возникают ситуации, когда на их территории должны временно поработать некие сотрудники третьих организаций. Например, речь может идти о различного рода подрядчиках, аудиторах и так далее и тому подобное. Чем бы ни занимался человек, ему потребуется обеспечить свободный доступ ко временному рабочему месту, оформив личный пропуск.

Выдавая пропуск подрядчику, с ним подписывается бумага, согласно которой он обязуется возвратить карточку по факту выполнения работ или окончания командировки. Обычно это происходит в последний рабочий день вместе с возвращением инструмента, если таковой брался у заказчика.

Иногда подрядчикам оставляют такие пропуски на память, однако этот момент также придется урегулировать официально. Если по документам пропуск возвращен, а фактически отсутствует, возникнет недостача, а это уже нехорошо.

Форма документа

Говоря о форме приказа на обеспечение доступа работникам подрядных организаций, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов, которыми можно было бы воспользоваться при составлении такой официальной бумаги. Таким образом получается, что исполнителю в любом случае придется руководствоваться в своей работе лишь общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие официальные бумаги.

Более того, следует держать в уме, что мы работаем с распорядительным документом, а значит, придется придерживаться дополнительных требований, а именно:

• соблюдаем деловой стиль языка и нейтральный тон повествования;
• придерживаемся стандартной структуры из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей;
• знакомим с содержанием приказа всех причастных к нему сотрудников;
• расшифровываем оставленные на бумаге автографы.

Написать текст приказа исполнителю придется в любом случае в печатном варианте. В силу того, что мы работаем с распорядительным документом, рукописный способ не допускается к применению. Традиционным носителем информации, как и всегда, станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Начинаем процесс формирования приказа на обеспечение доступа работникам подрядных организаций с заполнения шапки. Здесь мы должны будем написать название нашей организации, а также её организационно-правовую форму. Далее мы укажем название распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно номенклатуре дел. Не забываем оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.

Ниже по документу директор ссылается на поступившую в его адрес служебную записку от одного из подчинённых, пишет слово «приказываю», начинает перечислять свои распоряжения в столбик:

• оформить для работников организации-подрядчика временные пропуски на предприятие с ограничением срока действия;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему сотрудников;
• возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых.

Как правило, на предприятиях вопросами оформления пропусков занимаются специалисты по охране труда или же заведующие по АХЧ. В небольших компаниях эти обязанности обычно выполняет один и тот же человек в связи с относительно небольшим объемом работы, небольшой нагрузкой.

Примерный образец