Объяснительная записка подотчетного сотрудника

Объяснительная записка подотчетного сотрудника – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или её главного бухгалтера может обратиться подотчетный сотрудник, отчитаться о совершенных покупках, тратах и так далее. Сегодня мы разберемся, какие обязанности возлагаются на подотчетного сотрудника, причем здесь объяснительная записка и как правильно её составить.

Подотчетные сотрудники

Тонкости бухгалтерского ремесла предполагают, что в организации постоянно вращаются денежные средства, за которыми нужно следить. По сути дела, именно в этом и заключается работа бухгалтерии – следить за потоками денежных средств, разносить их по статьям расходов, доходов.

По состоянию на сегодняшний день существует несколько способов обращения с деньгами: закупка непосредственно от лица фирмы через поставщика либо же выдача сотруднику денег на руки в подотчет. Сегодня мы поговорим именно о втором способе хозяйствования. Такие работники называются подотчетными. В теории получить деньги в подотчет может совершенно любой сотрудник, однако далеко не в каждом случае у всех сотрудников есть соответствующая необходимость.

Чаще других деньгами компании распоряжается заведующий по АХЧ или иной специалист, имеющий схожие с ним функции. Сотрудники на таких должностях должны следить за хозяйственным обеспечением предприятия. Именно завхоз занимается закупкой мыла, туалетной бумаги, хозяйственного инвентаря и так далее и тому подобное.

Также весьма часто деньги в подотчет берут различного рода компьютерщики: системные администраторы, компьютерные инженеры. Зачастую именно им приходится подбирать и самостоятельно приобретать комплектующие к офисной технике: персональные компьютеры, МФУ, телефоны и так далее и тому подобное.

Подотчетные сотрудники по умолчанию несут ответственность за вверенные им денежные средства. Если по итогу деньги будут потрачены не туда, придется их компенсировать.

Подотчетные деньги и их расход

Подотчетные денежные средства выдаются сотруднику организации для достижения вполне конкретных целей, приобретения конкретных товаров. Речь может идти о хозяйственном инвентаре, канцелярии, оплате услуг подрядчиков или чем-то еще. Каждая организация самостоятельно определяет, как и на что тратить бюджетные денежные средства.

За каждую потраченную копейку подотчетному сотруднику придется отчитаться перед руководством организации. Распределителем денег может выступать как директор компании, так и её главбух. Полномочия двух этих руководителей могут быть практически идентичными. Конкретные подробности можно из локальной документации, устава общества с ограниченной ответственностью.

Итак, работник, взявший деньги в подотчет, обязан предоставить чеки с каждой совершенной им покупки. Если возникнут какие-то расхождения по части прописанным в чеках суммам и тем суммам, которые работник потратил фактически, у него могут возникнуть определенные проблемы с бухгалтерией. В отдельных случаях разницу начнут списывать из заработной платы работника.

Форма документа

Говоря о форме объяснительной записки подотчетного работника, следует отметить, что какого-то конкретного бланка или шаблона, утвержденного на официальном уровне, не существует вовсе. Таким образом получается, что любой подотчетный сотрудник, нуждающийся в составлении такой объяснительной, сможет сформировать официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме. Здесь самое главное – уделить внимание общим правилам делового документооборота и стандартной структуре таких документов.

Разбираемся, как составить объяснительную

Начинаем составлять объяснительную записку подотчетного сотрудника с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся к директору или главному бухгалтеру фирмы, предоставляем свои объяснения по поводу потраченных подотчетных средств. Например, деньги могли пойти не на те нужды либо их лимит был превышен. Также распространённой ситуацией является, когда работник в один чек приобрел товары для фирмы и для личного пользования. В таком случае ему придется объяснить, как так вышло, какой товар для кого предназначается. Не забываем также приложить к объяснительной все чеки, подтверждающие покупку.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша объяснительная уже полностью составлена, останется только передать итоговый её вариант руководству на рассмотрение. Как только директор или главбух примут решение по ситуации, вас обязательно об этом уведомят.

Примерный образец