Объяснительная записка по счетной ошибке

Объяснительная записка по счетной ошибке – это документ, с которым в адрес директора будет обращаться допустивший ошибку в расчетах сотрудник, разъяснять, как это произошло. Сегодня мы разберемся, что понимается под счетной ошибкой, где её можно встретить, как исправить, зачем вообще нужна объяснительная записка.

Счетная ошибка

Счётная ошибка является, по большей части, бухгалтерским термином, под которым принято понимать различного рода опечатки, некорректно записанные формулы или неправильно проставленные арифметические символы. В результате счетной ошибки весь расчет становится неверным, равно как и его результат.

Как правило, сама по себе счётная ошибка не считается большой проблемой, а вот последствия, ей вызванные, могут доставить организации ряд неудобств. Например, речь может пойти о некорректно начисленной заработной платы работника. Одно дело, если бухгалтерия не доплатила, ведь всегда можно добавить недостающую часть в следующий расчетный период, но совершенно другой разговор будет, если деньги пришли в несколько большем размере. По идее, эти деньги принадлежат работодателю, работник не имеет никакого права ими пользоваться, пусть они даже и поступили на его счет.

В таких случаях деньги необходимо возвратить назад, в организацию. Сделать это можно несколькими путями. Путь наименьшего сопротивления – добровольный возврат излишне перечисленных денежных сумм. Работник пишет заявление на имя директора компании, просит удержать из его зарплаты определенное значение в рублях. Если ситуация развилась именно так, проблем не будет.

Совершенно другой случай, когда сотрудник по тем или иным причинам отказывается возвращать деньги фирмы, а работодателю не остается ничего, кроме обращения в суд с иском о взыскании. Безусловно, в конечном итоге справедливость будет восстановлена, однако пройдет достаточно времени с момента допущения ошибки и до момента возврата вещей на круги своя.

Объяснительная записка

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель не имеет права применять к своим работникам меры дисциплинарного взыскания без предварительного получения от них объяснений. Именно по этой причине объяснительная и будет считаться обязательным документом, без которого полностью законно провести процедуру не выйдет.

Сотруднику, допустившему ошибку в расчетах, предлагают разъяснить, как так вышло. Здесь можно сослаться на ошибку в программе, плохое самочувствие и так далее и тому подобное.

Отдельно отметим, что наказание сотрудников за различные проступки – это право директора фирмы, а не его обязанность. Таким образом получается, что в теории работник может избежать наказания, если грамотно разъяснит ситуацию и заставит директора своими словами в неё войти.

Также вопрос применения или неприменения наказания разрешается исходя из масштабов последствий, наступивших в результате допущения ошибки. В принципе, если ничего страшного не произошло, на проступок можно закрыть глаза.

Отечественный Трудовой кодекс позволяет применять три разновидности санкций: замечание, выговор и увольнение. Уволить человека за счетную ошибку нельзя, однако можно сделать ему выговор либо официальное письменное замечание. Здесь, опять же, всё будет зависеть именно от последствий.

Если не предоставить

Сотрудник, допустивший ошибку в расчетах, в теории может отказаться от предоставления каких-либо объяснений по факту инцидента. Многие ошибочно полагают, что такая позиция поможет им избежать наказания, ведь работодатель не сможет законно вынести санкцию, однако это не так. Срок на подготовку объяснительной записки – два дня с даты обращения с соответствующим запросом. Если за это время документ так и не окажется на столе руководителя, будет составлен акт об отказе дать объяснения по ситуации. По своей юридической природе этот документ способен заменить собой объяснительную, в приказе о применении наказания директор будет ссылаться именно на него.

Исходя из вышеизложенного, мы бы не советовали игнорировать просьбы о предоставлении объяснений. Составить записку нетрудно, однако она может помочь избежать санкции со стороны работодателя. Напоминаем, что висящий за работником выговор не позволяет ему получать премию в течение всего срока действия взыскания, а это один календарный год.

Рассказываем, как составить объяснительную

Процесс формирования объяснительной записки по счетной ошибке нам следует начинать составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в фирме. Теперь, когда стало понятно, кому и от кого пишется объяснительная, можно двигаться дальше.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, ссылаемся на то, что в работе допустили счетную ошибку в таком-то документе. Поподробнее разъясняем, что это за документ, какой характер носит счетная ошибка и какие последствия инцидент возымел.

Примерный образец