Объяснительная записка по ошибкам в табеле учета рабочего времени

Объяснительная записка по ошибкам в табеле учета рабочего времени – это документ, в котором кадровик или иной сотрудник, ответственный за формирование табеля, должен разъяснить причины, по которым официальная бумага была сформирована некорректно. Сегодня мы разберемся, что представляет собой табель учета рабочего времени, зачем он нужен, кем составляется, причем тут объяснительная и как правильно её составить.

Табель учета

Табель учета рабочего времени – это, как нетрудно догадаться, внутренний учетный документ предприятия, в котором проставляется, сколько часов тот или иной сотрудник отработал за определенный промежуток времени. Как правило, в качестве отрезка используется календарный месяц, в конце которого бухгалтерия начисляет зарплату.

Процесс выплата заработной платы требует участия представителей сразу же нескольких отделов:

• начальник отдела, сотрудникам которого и начисляется зарплата;
• кадровик, составляющий табель учета;
• бухгалтер по заработной плате, занимающийся переводом денежных средств на зарплатные карты работников.

Ответственность за составление табеля несёт именно кадровик, так как в его прямые должностные обязанности входит работа с личным составом, всей сопутствующей документацией. Именно сотрудник отдела кадров располагает информацией относительно оформленный больничных, отпусков, дней без содержания и так далее и тому подобное. По сути дела, табель учета будет представлять собой сводную таблицу за месяц, из которой можно понять, сколько часов отработал каждый отдельно взятый работник.

Ошибки в табеле

Допустить ошибку в табеле учета рабочего времени довольно-таки просто даже для опытного кадровика, в связи с чем документ неоднократно проверяется его коллегами. Некоторые организации даже позволяют взглянуть на табель самим работникам, ведь они являются наиболее заинтересованными лицами в вопросах получения честного дохода за месяц. Таким образом получается, что табель проходит через несколько этапов согласования.

Если по каким-то причинам ни на одном из этапов проверки ошибок выявлено не было, хотя фактически они закрались в содержание документа, бухгалтерия переведет зарплату одному или нескольким сотрудникам в некорректном размере. Причем ошибиться можно как в большую, так и в меньшую, стороны. Например, очень часто кадровики не обращают внимания на оформленные донорские дни, дни за свой счет и прочие основания для краткосрочного оставления рабочего места.

Объяснительная

Объяснительная потребуется в тех случаях, когда допущенная в табеле ошибка не была своевременно обнаружена, привела к допущению ряду дальнейших ошибок по цепочке. Все вопросы будут адресоваться кадровику, так как именно он некорректно сформировал сводную таблицу.

Работодатель, действуя в рамках Трудового кодекса Российской Федерации, имеет возможность применять к своим работникам меры дисциплинарного взыскания. Всего их три: замечание, выговор и увольнение. Ошибка в табеле учета времени не является серьезным нарушением, а значит, лишиться рабочего места из-за него нельзя. Максимум, что сможет сделать работодатель, - объявить выговор. Отметим, что выговор не позволит кадровику получать премиальную часть заработной платы на протяжение всего срока его действия.

Объяснительная же в свою очередь должна содержать в себе разъяснения работника, как так получилось, что в табель учета времени закрались ошибки. Далеко не всегда вина должна быть возложена именно на кадровика, ведь здесь играет роль множество факторов. Банальная ситуация: работник взял отгул без содержания, а начальник отдела вовремя не передал заявление в отдел кадров, в результате чего отпускник получил зарплату в полном объеме, как будто не пропустил ни одного рабочего дня.

Рассказываем, как составить объяснительную

Объяснительная записка по ошибкам в табеле учета рабочего времени должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность на предприятии. Как правило, это практически всегда будет кадровик.

Ниже по документу ссылаемся на то, что в табеле учета рабочего времени за такой-то месяц были допущены ошибки, в результате чего сотрудник или несколько сотрудников получили заработную плату в некорректном размере. Затем мы разъясняем, каким образом ошибки таки закрылись в таблицу. Можно сослаться на банальную невнимательность или загруженность иной работой либо попытаться свалить вину на кого-то из коллег.

В завершение работы с документом заверяем объяснительную своим автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь нам осталось лишь передать документ на рассмотрение, дождаться результатов, принятого директором решения.

Примерный образец