Объяснительная записка об утере ключей – это официальная бумага, с которой работник предприятия обращается к представителю организации-работодателя, сообщает о том, что утратил вверенные ему ключи, разъясняет, при каких обстоятельствах это произошло. Сегодня мы разберемся, насколько необходим составлять такой документ, зачем это нужно, как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Ключи на работе
Каким бы родом деятельность ни занималось предприятия, представить работу без ключей попросту невозможно. Речь может идти о ключах от офиса, кабинета, ворот на въезде на территорию и так далее. Все ключи распределяются между сотрудниками компании под их личную ответственность. То есть если имущество будет утрачено, придётся за него отвечать. Более того, работодатель даже сможет возложить на такого работника материальную ответственность, обязать оплатить дубликат из своего кармана.
Ответственность за ключи всегда связана с материальной ответственностью, ведь утрата ключа порождает вероятность совершения ограбления на территории предприятия. По идее, как только работник заметил, что не может найти вверенные ему ключи, он обязан незамедлительно сообщить об этом вышестоящему руководству в письменной форме. Именно для этого и нужна объяснительная записка.
В тексте записки работник разъяснит, какие ключи он потерял, от чего, при каких обстоятельствах, когда обнаружил пропажу. Вся эта информация поможет получше разобраться в ситуацию, может лечь в основу заявления на возбуждение уголовного дела. Если выяснится, что ключи были украдены, имеет смысл сменить замки.
Когда писать записку
Как мы уже сказали ранее, работник должен сообщить об утрате ключей незамедлительно, ведь в противном случае ситуация может развиться не в его пользу. Если злоумышленники проникнут на территорию организации и похитят имущество, подозрения лягут именно на сотрудника, ведь у него были ключи. Заявлять о пропаже уже после совершения преступления будет практически бессмысленно.
Объяснительная записка может быть как самостоятельным документом, сообщающим о пропаже ключей, так и ответной реакцией на поступивший запрос от руководства организации запрос. Так, по факту утраты на месте может быть составлен акт, которым коллеги утвердят ситуацию, возложат ответственность на держателя связки. Уже на основании составленного акта директор будет выносить распоряжение о дальнейших мерах. Трудовой кодекс Российской Федерации запрещает применять к работникам любые меры, в том числе и материального характера, без объяснительной записки. У человека должно быть право разъяснить свою точку зрения, оправдаться.
Форма документа
Форма объяснительной записки по любому поводу не закрепляется на официальном уровне ни одним правовым документом, что позволяет работникам формировать её в произвольном виде. Единственное исключение – утверждение такой формы работодателем в одном из своих локальных актов. Так, организация обладает возможностью издавать и закреплять локальные акты, более подробно регулирующие правоотношения между работниками и работодателем. Утверждение шаблонов для составления внутренних документов позволит сделать документооборот более целостным и единообразным.
Если в вашей фирме никаких бланков для внутренней документации не закреплено, значит, придётся брать ситуацию в свои руки, исполнять записку в свободной форме. Для этого вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, а также любым средством нанесения текста. Допускается написать текст как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В нашем случае самое главное – это донести свою точку зрения и сообщить о пропаже ключей, а значит содержание существенно преобладает над формой.
Рассказываем, как составить объяснительную
Начинаем составлять объяснительную записку об утере ключей с заполнения шапки. Здесь мы распишем, кому и от кого она подаётся. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим ФИО сотрудника, к которому мы обращаемся, его должность. Как правило, объяснительные записки всегда пишутся на имя директора организации в целом либо отдельного её филиала. Затем здесь же, сделав небольшой отступ вниз, обозначим ФИО автора служебки, его должность согласно штатному расписанию.
Следующим шагом мы начинаем разъяснять сложившуюся ситуацию. Во-первых, утверждаем, что в нашем распоряжении находились ключи от такого-то кабинета. Во-вторых, обозначим факт их утраты. Здесь потребуется подробно расписать, что именно произошло, когда вы обнаружили пропажу, где может находиться связка и так далее. Если у вас есть подозрения, что ключи были не просто потеряны, а украдены, следует это отметить. В таком случае руководство компании обратится с заявлением в полицию по факту кражи.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное своей подписью, ставим дату оформления официальной бумаги. В таком виде объяснительную записку уже можно передавать руководству на рассмотрение. Директор изучит все имеющиеся материалы по делу и примет решение. Есть вероятность, что ответственного сотрудника обяжут возместить стоимость связки ключей из своей зарплаты, однако лишь в том случае, если она была именно утеряна, а не украдена. Зачастую по факту утраты ключей даже инициируют внутреннее служебное расследование с целью предотвращения совершения хищения имущества предприятия.
Примерный образец
