Объяснительная записка о сдаче первичной документации с опозданием

Объяснительная записка о сдаче первичной документации с опозданием – это официальная бумага, с которой один из сотрудников должен будет обратиться в адрес директора во избежание привлечения к ответственности за нарушение правил оборота первички. Сегодня мы разберемся, что такое первичная документация, какая ответственность может быть предусмотрена за нарушение сроков её сдачи.

Первичная документация

Под первичной документацией принято понимать практически любой документ, способный подтвердить сделку, совершенную с участием организации в любой из доступных ролей. Сюда относятся всевозможные кассовые чеки, ордеры, накладные и так далее и тому подобное. Всю документацию подобного толка сотрудники должны нести в бухгалтерию, чтобы коллеги провели регистрационные действия, учли первичку в своих отчетах, предоставили сведения в налоговый орган. Несвоевременная сдача первички может привести к наложению на организацию серьезных штрафов со стороны налогового ведомства, поэтому компании стараются относиться к таким документам серьезно.

Все сотрудники, так или иначе взаимодействующие с платежными документами, обязаны относиться к ним ответственно. Речь идёт не только о хранении, но также и о их обороте. Например, экспедитор доставил груз заказчику, получил на руки счет-фактуру. Документ потребуется немедленно положить в папку или файл, как можно скорее передать в бухгалтерию. Утрата платежного документа не сулит предприятию совершенно ничего хорошего.

Ответственность за обращение с первичкой

Работник несёт перед работодателем ответственность строго в рамках действующего трудового законодательства. Трудовой кодекс Российской Федерации в свою очередь не предусматривает в себе конкретных статей, касающихся наказания за оборот первички. Таким образом чисто формально сотрудник, пропустивший сроки, ничего не нарушает, однако это не совсем так.

Во-первых, работа с первичкой входит в должностные обязанности сотрудника, а значит, он должен нести ответственность за все поступающие на его вину документы. Первичной документации это также касается. Нарушение должностных обязанностей может стать поводом для применения к работнику замечания, выговора или даже увольнение, если просрочка приведет к действительно плачевным последствиям.

Во-вторых, все организации на сегодняшний день имеют возможность самостоятельно разработать локальный акт, который бы устанавливал дополнительные правила по части обращения с первичкой. Речь идёт об установлении конкретных сроков сдачи и конкретных видов наказаний, предусмотренных за совершение соответствующих проступков.

Несмотря на то, что законодательно применение штрафов на работе не допускаются, существует лазейка, позволяющая их внедрить. С точки зрения закона деньги не вычитаются из зарплаты сотрудника, а работодатель просто выплачивает премию не в полном размере. Как известно, вопрос о выплате премиальных и их размере решает работодатель. В теории он может принять решение о сокращении премии в конкретном месяце по тем или иным причинам. В нашем случае причиной станет нарушение сроков сдачи первички.

Объяснительная записка

Если работник просрочил сдачу первички, и работодатель решил применить к нему какое-либо накануне, сотруднику в обязательном порядке должны предложить составить объяснительную записку. Посредством объяснительной работник сможет оправдать себя, донеся до работодателя информацию о том, что причиной просрочки стали объективные причины, непредвиденные обстоятельства. Более того, даже если человек в действительности виновен, признает свою вину и пообещает больше так не делать, директор также сможет войти в положение и отказаться от наложения взыскания.

Дело в том, что наказание сотрудников – это право работодателя, а не его обязанность. Если начальник посчитает инцидент незначительным или не увидит в нём вины сотрудника, о наказании все могут забыть.

Разбираемся, как составить объяснительную записку

Начинам составлять объяснительную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя, к которому мы и обращаемся, его должность в компании. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора объяснительной, его должность в штатном расписании предприятия. Этих сведений будет вполне достаточно, ведь обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку объяснительной. Ссылаемся на сам инцидент с просрочкой сдачи первички, разъясняем его со своей точки зрения. Здесь мы можем сослаться на непредвиденные обстоятельства, которые и стали причиной, либо признать свою вину, согласиться на взыскание.

В любом случае итоговое решение о том, какое наказание применить к сотруднику и применить ли его вообще, будет принимать директор. Если всё же он решит наказать подчинённого, потребуется издать соответствующий приказ, зарегистрировать его. Этой работой будет заниматься уже не сам директор, а кадровик.

В завершение работы с документом необходимо заверить всё вышеизложенное автографом автора объяснительной, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда объяснительная уже полностью сформирована, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться решения директора.

Примерный образец