Объяснительная записка к смете расходов

Объяснительная записка к смете расходов – это официальная бумага, с которой автор сметы обращается к заказчику, приводит свои комментарии относительно тех или иных статей расходов. Сегодня мы разберемся, является ли данная объяснительная обязательным документом, в каких случаях он может потребоваться и как правильно его составить.

Смета расходов

Смета расходов представляет собой своеобразный список из товаров и услуг, на которые организации нужно будет выделить деньги. Так, сметы составляют в преддверии проведения каких-либо мероприятий, закупок и так далее и тому подобное. Таким образом компания получает возможность оценить расходы, которые ей придется понести, если она заинтересуется в какой-тот конкретной инициативе.

Составлением сметы занимается один конкретный человек или сразу группа людей, если событие в действительности масштабное. Вполне вероятно, что на месте может быть даже сформирована рабочая группа из работников, каждый из которых будет отвечать за своё направление деятельности.

Смета формируется на основании пожеланий заказчика, однако фактически её составлением занимается совершенно посторонний человек. В самом конце, когда смета уже будет составлена, у заказчика могут возникнуть вопросы относительно отдельных позиций:

• почему был выбран именно такой товар, такой производитель;
• почему был сделан выбор именно в пользу этого контрагента;
• почему два, казалось бы, аналогичных товара существенно различаются по стоимости.

Таким образом получается, что объяснительная записка к смете расходов является факультативным документом, составляется исключительно по запросу заказчика.

Объяснительная записка

Объяснительная записка к смете расходов является исключительно внутренним документом, который, по идее, никогда не должен выйти за пределы внутреннего документооборота. Получается, что его автором должен быть тот же человек, что и формировал смету. Он и только он знает, почему был выбран именно такой товар, а не другой, и так далее и тому подобное.

Говорить о каких-то конкретных сроках, в течение которых объяснительная записка должна оказаться на столе начальника, довольно-таки проблематично. Данная область правоотношений регулируется договорным правом, локальными актами организации, если таковые имеются. Конечно, чем быстрее объяснительная будет готова, тем лучше, а значит, с вопросом затягивать не стоит.

Вопрос сроков также важен и по той причине, что цены, указанные в смете, актуальны лишь на дату её составления. Вполне вероятно, что уже через неделю поставщики товаров и услуг изменять свои ценовые политики.

Форма документа

Говоря о форме объяснительной записки к смете расходов, следует отметить, что не существует какого-то конкретного акта, который бы устанавливал четкие правила по части формирования такого документа. Таким образом получается, что каждый человек, у которого возникла необходимость составить объяснительную записку, вправе самостоятельно определить, как конкретно она должна выглядеть.

Безусловно, не следует забывать об общих правилах делового документооборота, которыми мы будем руководствоваться при формировании официальной бумаги. Речь идёт о нейтральном тоне повествования и деловом стиле языка.

Написать текст объяснительной можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить объяснительную записку

Начинаем процесс формирования объяснительной записка к смете расходов с заполнения её шапки. Из её содержания должно быть понятно, кому подается официальная бумага и от кого. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность руководителя, запросившего объяснительную к смете. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора объяснительной, занимаемую им должность в фирме.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей объяснительной записки. Обращаемся к руководителю и проходимся по пунктам сметы, которые ему остались непонятны. Вполне вероятно, что начальник может запросить объяснения по каждому пункту. Спорить о целесообразности выполнения такой работы бессмысленно, придется её выполнять.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша объяснительная уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции. Если начальника всё устроит, на этом всё ситуацию со сметой и её согласованием можно будет назвать исчерпанной.

Примерный образец