Объяснительная записка – это важнейший информационный документ, используемый в сфере трудовых правоотношений для доведения до сведения руководства по определённым вопросам. Как правило, речь практически всегда идёт об опоздании или ином нарушении трудовой дисциплины, должностной инструкции.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Роль записки
Статья 193 действующей редакции Трудового кодекса устанавливает правила применения дисциплинарного взыскания к работникам со стороны работодателя. Исходя из оставленной в законе нормы, директор обязан затребовать со своего подчинённого письменные объяснения поступка, сложившейся ситуации. При чём срок написания объяснительной записки составляет 2 рабочих дня. Если по истечении этого периода время администрация компании не получит на стол запрашиваемый документ, работодатель получит право применить к сотруднику взыскание и без такового, составив при этом акт об отказе дать объяснения.
Процедура
Необходимо учесть, что закон напрямую не обозначает, какие нарушения считать грубыми, а какие – нет. Речь идёт, как правило, о различных опозданиях. В случае прогула или появления на рабочем месте в нетрезвом виде увольнения с соответствующей записью в трудовую книжку избежать не выйдет. Дело в том, что согласно статье 192 ТК РФ, работодатель самостоятельно определяет степень тяжести проступка. Если причины, описанные сотрудником в его объяснительной записке, удовлетворят директора, наказания может не последовать вовсе. Именно поэтому следует уделить должное внимание составлению данного документа.
Кому подать записку
Закон не содержит положений о посреднике в передаче объяснительной записки руководителю, однако зачастую добраться до директора лично является крайне затруднительной задачей. На практике имеет место передача официальной бумаги кому-то из руководящего состава организации: начальник отдела, заместитель начальника отдела. Вопрос о применении дисциплинарного взыскания относится к ведению кадровой службы. Было бы разумно отдать записку начальнику отдела кадров.
Напоминаем, что закон устанавливает сжатые временные рамки в два рабочих дня. Работник должен заручиться гарантией того, что документ в конечном итоге доберется до адресата. Для этого имеет смысл составить записку в двух экземплярах и проставить на обоих отметку о получении с автографом принявшего лица. Так нарушитель будет иметь подстраховку на случай утери бумаги.
Если работник не согласен с обвинением
Если работник не согласен с вменяемым ему работодателем обвинением, отказываться от написания объяснительной записки не стоит. Как уже было отмечено выше, директор в любом случае получит право на применение в отношении своего подчинённого дисциплинарного взыскания. В такой ситуации необходимо максимально детально изложить свою позицию на бумаге, чтобы начальник смог её понять.
Может сложиться ситуация, в которой работодатель накажет сотрудника, а тот всё равно будет не согласен с наказанием. В таких случаях необходимо обращаться с жалобой в трудовую инспекцию. Представители государственного органа разберутся в сложившемся инциденте, и, если работник окажется прав, снимут действие взыскания.
Форма документа
Действующее законодательство не предусматривает обязательных бланков для большинства используемых на практике записок, следовательно, все бумаги из этой категории могут быть написаны в свободной форме. Такое положение значительно упрощает задачу для неопытных работников. Следует отметить, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, стандартные для всех официальных бумаг. Речь идёт о следующих моментах:
- деловой стиль языка;
- обозначение, от кого и кому подаётся бумага;
- простановка реквизитов (дата, место);
- ссылка на случившийся инцидент (время, фабула).
Наличие ссылок на нормативно-правовые акты не является обязательным критерием, однако крайне рекомендуем их оформлять. Дело в том, что объясняющийся перед работодателем сотрудник стремится оправдать себя, подтверждая свою позицию положениями закона. Будет крайне предпочтительно оформить юридически грамотную официальную бумагу. Таким образом шансы на неприменение наказания вырастут.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Ранее по тексту уже отмечалось, что записка пишется в свободной форме. Для удобства работы с бумагой разделим её на три структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись работника.
Первым делом разберёмся именно с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого направляется документ. Для этого сначала в дательном падеже прописываем ФИО руководителя и его должность на предприятии, а затем в родительном ФИО работника и его должность согласно штатному расписанию. Чуть ниже указываем населённый пункт, в котором и происходят события, дату написания бумаги. Напоминаем, что короткие сроки проведения процедуры диктуются Трудовым кодексом и простановка даты имеет крайне большое значение.
Переходя к основной части, необходимо отметить, по поводу чего даются объяснения. Ссылаемся на имевший место инцидент, указывая конкретную дату и время (если известно), объясняем причины произошедшего. Если руководитель сочтёт их существенными, наказания может и не последовать.
Примерный образец
Как только все вышеуказанные моменты будут изложены на бумаге, можно переходить к подписанию. На записке должно появиться всего два автографа. Первый принадлежит непосредственно работнику-составителю, а второй – принявшему официальную бумагу лицу. При чём заверить подписями необходимо все два экземпляра объяснительной записки. Второй будет применён только в случае утраты первого. Отметим, что автографы обязательно должны быть расшифрованы.
После подачи документа на предприятие останется только ждать решения директора. Если оно не удовлетворит подчинённого, придётся обратиться в трудовую инспекцию.
