Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования

Акт о приёмке (поступлении) оборудования – это официальная бумага, составляемая в целях постановки на баланс предприятия и последующего использования принятого от контрагента оборудования. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.

Процедура

Процедура приёмки всегда осуществляется коллегиально в составе специальной комиссии. Кадровый состав подбирает лично руководитель предприятия, ориентируясь на квалификацию и опыт работы своих подчинённых. Сотрудники должны обладать определёнными навыками работы с официальными бумагами, разбираться в приёмочных мероприятиях, а также в конкретной разновидности оборудования.

Приёмка

Приёмка представляет собой мероприятие, целью которого является оценка качества полученной продукции, сверка количества с транспортными документами. Членам комиссии придётся осмотреть упаковку, непосредственно само оборудование, оценить условия перевозки. Если показатели из накладной сходятся с фактическими, объект может быть официально принят. Все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные ими выводы. Если в последствии выявятся какие-то дефекты, не обнаруженные при приёмке, ответственности перед начальником избежать не выйдет.

Ответственное лицо

В приёмке также принимает участие материально ответственное лицо. Работник непосредственно не входит в состав приёмочной комиссии, однако он следит за процедурой и знакомится с заключением своих коллег. Если было принято решение о том, что объект может быть принят, материально ответственный сотрудник принимает его под свою ответственность, оставляя в акте свой автограф.

Кто актирует процесс

На практике бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной комиссии, выбираемого из её членов путём голосования. Как правило, это наиболее опытный среди коллег сотрудник, занимающий руководящую должность в организации. Человек однозначно должен уметь работать с официальными бумагами.

Необходимо учесть, что все члены комиссии должны иметь документ, уполномочивающий их на подписание акта о приёмке. Речь может идти об уставе общества или оформленной от имени директора доверенности.

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся на руках у материально ответственного лица, а второй отправляется в бухгалтерию. Главбух должен сверить расчёты, открыть инвентарную карточку учёта и поставить оборудование на баланс предприятия.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, составляемый внутри предприятия в целях регулирования его деятельности, может быть написан без использования общеобязательных унифицированных бланков в свободной форме. До 1 января 2013 года организации были вынуждены пользоваться разработанной и утверждённой Постановлением Госкомстата формой ОС-14. По состоянию на сегодняшний день бланк носит исключительно рекомендательный характер, выступает в качестве типовой формы. Многие компании по сей день продолжают им пользоваться по причине привычки сотрудников и общего удобства в работе.

Необходимо учесть, что перед использованием форма ОС-14 должна быть утверждена в учётной политике в целях бухгалтерского учёта. Это прямое требование законодательства. Отметка об утверждении делается на самом бланке.

Заполнить шаблон можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки или в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот выбор должен сделать председатель сформированной комиссии с оглядкой на особенности документооборота в фирме. По общему правилу вариант написания текста не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги. На практике ответственный за составление акта сотрудник заранее распечатывает чистый бланк для заполнения и вносит сведения от руки по ходу приёмки.

Пошаговая инструкция по заполнению формы ОС-14

Форма ОС-14 состоит из двух страниц, вторая из которых выполняется на оборотной стороне. Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке акта прописываем сведения об организации, осуществляющей приёмку. Здесь потребуется обозначить:

• полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму;
• номер телефона для связи;
• конкретное структурное подразделение;
• коды согласно классификаторам;
• основание для составления акта (дата, номер).

Следующим шагом присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота на предприятии, а также оставляем дату (число, месяц, год) его составления. Здесь же делается отметка об утверждении официальной бумаги руководителем организации. Это последний этап процедуры.

Ниже по документу указываем сведения о поставщике, производителе и перевозчике. Перечень данных аналогичен тем, что были обозначены в шапке относительно принимающего предприятия. Далее прописываем сведения о доставке оборудования: способ, ссылка на транспортную накладную (дата, номер). Затем обозначаем точное время начала и окончания приёмочного мероприятия. На этом моменте первая страница заканчивается.

Переходя ко второму листу, перечисляем полный перечень принятого оборудования с указанием следующих моментов:

• наименование и номенклатурный номер;
• вид упаковки, количество штук;
• масса оборудования.

Фактические показатели сравниваются с данными, заваленными в ТТН. На следующем этапе члены комиссии определяют, была ли повреждена упаковка, комплектность оборудования. Если всё соответствует ожиданиям, в заключении делается вывод о возможности приёмки оборудования с целью его дальнейшей постановки на учёт и запуска в эксплуатацию.

На этом процесс составления официальной бумаги подходит к завершению. За достоверность и полноту обозначенных сведений в акте должны расписаться без исключения члены комиссии, производившие процедуру. Материально ответственный сотрудник расписывается за принятие оборудования под свою ответственность.