Докладная записка заместителю директора – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться к заместителю директора, выступить с определенной просьбой или инициативой, задать определенный вопрос. Сегодня мы разберемся, как правильно составить соответствующую докладную, по какому поводу её можно подать, в каких случаях.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Заместитель директора
Заместитель директора является третьим человеком в организации, следующим сразу за директором и главным бухгалтером. Предполагается, что между всеми руководителями компании полномочия должны быть каким-то образом распределены. Очень часто у заместителей директора есть свои направления деятельности, по которым они и работают. Например, это может быть заместитель директора по охране труда, по АХЧ, по безопасности и так далее и тому подобное.
Обратиться к заместителю директора в теории может совершенно любой сотрудник организации, имеющий соответствующую необходимость. Для этого потребуется написать на его имя служебную записку, изложить содержание официальной бумаги максимально полно и грамотно.
Отметим, что заместитель директора обязан рассматривать все поступающие в его адрес обращения, однако ни в коем случае не обязан его удовлетворять. Таким образом получается, что для удовлетворения докладной просьба должна носить соответствующий характер, соответствующее содержание. Например, докладная записка заместителю директора может касаться применения дисциплинарных взысканий, оформления заказов и так далее и тому подобное.
Докладная записка
Докладная записка может иметь множество назначений, однако в основном её целью будет являться донесение до руководителя какой-то информации. Речь может пойти о нарушении правил внутреннего трудового распорядка или проблемах по части охраны труда. Более того, заместитель директора в случае необходимости сможет издать собственное распоряжение или передать дело генеральному директору на рассмотрение.
В любом случае для того, чтобы запустить этот механизм, ему нужен толчок. Таким толчком в нашем случае станет докладная записка заместителю директору по любому поводу.
Например, заместителю директору по охране труда можно будет сообщить, что один из сотрудников компании нарушает требования безопасности на предприятии. Речь может пойти о неприменении средств индивидуальной защиты, неправильном составлении какой-либо внутренней документации или о чем-то ещё.
Выступить автором докладной записки может совершенно любой работник, имеющий соответствующее желание, заметивший нарушение. Как правило, с подобными докладными обращаются профильные сотрудники. Так, если речь идёт об охране труда, подать докладную должен специалист по охране труда.
Форма документа
Говоря о форме докладной записки заместителю директора, отметим, что каких-то стандартных бланков или шаблонов для составления такого рода официальной бумаги не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что официальная бумага может быть сформирована работником в свободной форме на основании лишь общих правил делового документооборота. В частности, придерживаемся стандартной структуры для подобных официальных бумаг, придерживаемся базовых требования. Так, наша докладная записка в любом случае должна будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Отметим, что каждая отдельно взятая организация может самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне собственные фирменные бланки, внедрить их во внутренний документооборот. К сожалению, далеко не все компании пользуются такой возможностью, а значит, работникам очень часто приходится формировать докладные в свободной форме.
Написать текст докладной записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить докладную записку
Начинаем формировать нашу докладную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование нашей организации, ФИО заместителя её директора. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора докладной записки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия.
Ниже по документу обращаемся к заместителю директору, выражаем всю суть нашего обращения. Речь может идти о сообщении по части нарушения трудовой дисциплины, норм охраны труда или о чем-то совершенно ином. Если вы хотите передать директору какие-то документы на рассмотрение, следует оформить их надлежащим образом. Для этого перечисляем все официальные бумаги в столбик, сформировав тем самым построчный список.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша докладная будет уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение заместителю директора и дождаться ответной реакции.
Если руководитель решит издать какое-то распоряжение на основании нашей докладной записки, ему придется сослаться на нее в тексте приказа. Автора докладной ознакомят с содержанием приказа под роспись.
Примерный образец
