Докладная записка за пересортицу

Докладная записка за пересортицу – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться председатель инвентаризационной комиссии, указать на выявленные в рамках мероприятия нарушения. Сегодня мы разберемся, что такое пересортица, причем здесь инвентаризация, с какой мерой ответственности может столкнуться сотрудник, несущий ответственность за имущество.

Пересортица

Под пересортицей принято понимать ситуацию, когда товарно-материальные ценности на складе учтены неправильно, с нарушениями по части определения их разновидности, сорта. Проще всего это будет объяснить на яблоках. Например, торговая точка реализует зелёные и красные яблоки. По итогам инвентаризации выяснилось, что после определенного периода реализации зелёных яблок стало больше, а красных – ровно на такое же количество меньше. Таким образом у нас получается ситуация, когда общее количество ТМЦ остается неизменным, однако их учёт произведен с нарушением сорта.

Пересортица является пусть и не грубым, однако существенным нарушением, последствия которого придется немедленно устранять. Некорректный учет может ввести в заблуждение руководство компании, бухгалтерский отдел, а также при определенных обстоятельствах и налоговое ведомство.

Вести учёт и следить за товарами на складе должен ответственный за товарно-материальные ценности сотрудник. Это может быть завхоз, кладовщик, начальник склада или иной представитель организации. Отметим, что такие работники несут полную материальную ответственность на основании соответствующего соглашение. В случае недостачи товара пришлось бы компенсировать разницу из своего кармана.

Пересортица представляет собой ситуацию, когда один товар находится в недостаче, а другой – излишках. В таком случае ни о каких материальных потерях речи не пойдет, а значит, сотрудника не привлекут к материальной ответственности.

Докладная записка

Проверка склада на предприятии на момент соответствия фактически находящихся там ТМЦ отчетной информации называется инвентаризацией. Каждая отдельно взятая организация самостоятельно определяет, как часто связываться с проверкой склада. Во многом периодичность проведения инвентаризации будет зависеть от рода деятельности. Очевидно, что торговая компания будет проверять свои запасы чаще, нежели юридическая кантора.

По результатам инвентаризации члены инвентаризационной комиссии формируют соответствующий акт. Отметим, что перед началом мероприятия ответственный за склад сотрудник пишет записку, согласно которой подтверждает, что все поступившие на его вину ТМЦ учтены, а выбывшие – списаны. С таким знанием члены комиссии и будут проводить проверку.

Если в ходе проверки будут выявлены какие-то нарушения, члены комиссии обязаны сообщить о них руководству фирмы в письменной форме. Речь идёт о составлении докладной записки на имя директора.

Дело в том, что исключительно директор может применять к сотрудникам меры дисциплинарного взыскания и привлекать их к материальной ответственности. Сами по себе члены комиссии лишь имеют возможность обратиться к директору с соответствующей информацией, попросить, чтобы он её рассмотрел и принял итоговое решение.

Одной из отличительных особенностей докладной записки является такой момент, что её автор должен предложить директору конкретную меру для применения к нарушителю. Всего 192 статья Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает три меры взыскания: замечание, выговор и увольнение.

Увольнение за пересортицу – это уже слишком, а значит, придется выбирать между замечанием и выговором. Здесь всё будет зависеть от масштабов нарушения, отношения ответственного за склад сотрудника к своей работе. Вполне вероятно, что директор и вовсе решит закрыть глаза на нарушение.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки мы начнем составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, к которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО исполнителя докладной записки, занимаемую им должность в штатном расписании компании. Чаще всего за составление докладной берётся председатель инвентаризационной комиссии, какую бы должность он не занимал.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей докладной. Утверждаем, что по результатам инвентаризации на складе организации было выявлено нарушение – пересортица. Поподробнее разъясняем, какой характер носит проблема, какой масштаб. Очевидно, что из-за пересортицы в 2-3 единицы товара никто не станет составлять докладную и просить привлечь ответственного за склад организации работника к ответственности.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша докладная уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.

Примерный образец