Докладная записка за несвоевременную сдачу отчета

Докладная записка за несвоевременную сдачу отчета – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации сможет обратиться один из локальных начальников, неудовлетворенный нерасторопностью своего подчинённого. Сегодня мы разберемся, о каких отчетах может идти речь, причем здесь докладная записка и как правильно её оформить.

Отчеты и сроки

Деятельность любой организации так или иначе связана с формированием различного рода отчётности:

• кадровая отчетность;
• бухгалтерская отчетность;
• финансовая отчетность;
• и так далее.

Подготовкой отчетов по различным направлениям деятельности организации будут заниматься разные сотрудники. Например, вопросами по части бухгалтерской отчетности будет заниматься бухгалтерия, а вот за финансовую сторону отвечают профильные специалисты: заместитель директора, начальник договорного отдела.

По умолчанию никаких сроков по части подготовки отчетов отечественный законодатель не предусматривает вовсе. Таким образом получается, что чисто в теории никакой ответственности за просрочку сдачи со стороны работодателя последовать не может, однако это не совсем так.

Во-первых, отчет практически всегда готовится по прямому поручению непосредственного начальника, которые в свою очередь обязательны для исполнения. Пропуск поставленного руководителем срока позволит работодателю применить штрафные санкции в пределах 192 статьи Трудового кодекса Российской Федерации, а именно:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Во-вторых, одним из локальных актов предприятия могут быть ограничены конкретные сроки исполнения подобных поручений в календарных или рабочих днях. Например, если руководитель требует исполнить задание в течение пяти рабочих дней, а подчинённый не справился, к нему также могут быть применены санкции. Здесь уже речь может пойти не только о дисциплинарной, но также и о материальной ответственности.

Несмотря на то, что Закон «О труде» не позволяет напрямую применять штрафные санкции материального характера, работодатели находят лазейки, пользуются ими в своих интересах. Фактически организация не забирает у сотрудника его зарплату, но недоплачивает часть премиальных. Как показывает многолетняя практика, подобные меры взыскания имеют право на существование, пусть на сегодняшний день встречаются и не так часто.

Докладная записка

Докладная записка за несвоевременную сдачу отчета нужна, в первую очередь для того, чтобы привлечь провинившегося сотрудника к ответственности. Автором такой докладной станет непосредственный начальник работника, задержавшего сдачу отчета, а вот адресатом будет директор всей организации в целом. Дело в том, что только директор обладает достаточным перечнем полномочий для применения к сотрудникам штрафных санкций, мер дисциплинарного взыскания. Пусть даже непосредственным руководителем провинившегося работника будет начальник одного из отделов, он не сможет самостоятельно наказать своего подчинённого.

В дальнейшем докладная записка ляжет в основу приказа директора о привлечении работника к ответственности. Таким образом у распоряжения появятся вполне себе законные основания.

Одной из отличительных особенностей докладной записки является тот факт, что в её содержательном блоке сотрудник может попросить о применении вполне себе конкретных мер ответственности. Например, если начальник отдела посчитает, что будет достаточно одного лишь замечания, он попросит сделать сотруднику замечание, не заходя дальше. Следующая по серьезности мера взыскания – это выговор.

Отметим, что директор, хоть и обязан рассматривать все поступающие на его имя обращения, не обязан удовлетворять каждое из них. Фактически же последнее слово будет именно за руководителем. Если начальник посчитает, что нет нужды в применении какого-то наказания, нарушителю удастся его избежать. Данный механизм работает и в обратную сторону, то есть директор сможет наказать человека более серьезными санкциями.

Разбираемся, как составить докладную записку

Процесс формирования докладной записки за несвоевременную сдачу отчета нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы укажем полное наименование фирмы, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора докладной записки, но уже в родительном падеже. Такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, поскольку обращение носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока докладной. Ссылаемся на то, что такой-то сотрудник компании, являющийся вашим подчинённым, должен был подготовить и сдать отчет до определенного числа, однако фактически этого не сделал. Если работник давал какие-то комментарии на этот счет в устной форме, можно записать их сюда. В любом случае ему еще позволят пояснить свою позицию по спорному вопросу, составив объяснительную записку. Вполне вероятно, что человеку удастся избежать наказания на основании грамотной объяснительной.

Далее по тексту мы должны будем попросить директора применить к проблемному сотруднику какие-то санкции. В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша докладная уже полностью составлена, осталось только передать её на рассмотрение директору и дождаться его ответной реакции на этот счет.

Примерный образец