Докладная записка с заявкой на изготовление штампа

Докладная записка с заявкой на изготовление штампа – это официальная бумага, с которой один из работников фирмы может обратиться в адрес её руководителя, выступив с инициативой изготовления того или иного штампа. Сегодня мы разберемся, что представляет собой штамп, для каких канцелярских целей он используется, причем здесь докладная записка и как правильно её составить.

Штамп на предприятии

Штамп – это канцелярское приспособление, предназначенное для оставления оттиска на листе бумаги. Оттиск в свою очередь может содержать в себе информацию относительно сегодняшней даты, исполнителя документа или же фирменный логотип организации. Можно сказать, что штамп является незаменимым инструментом в работе любого человека, так или иначе взаимодействующего с документами. Так, посредством штампа можно за относительно непродолжительный промежуток времени заверить довольно-таки большое количество официальных бумаг или указать дату их формирования. Это весьма удобно, если мы говорим об условиях работы канцелярии, которая постоянно принимает документы и регистрирует их, направляет третьим лицам и так далее.

Все существующие штампы можно разделить на две большие группы: стандартные и уникальные. Если стандартные штампы по типу «копия верная» или «номер исходящего» можно купить в любом канцелярском магазине или без проблем заказать у поставщика, то вот уникальные штампы придется изготавливать через подрядчика. Конечно, сейчас существуют и наборные штампы, которые позволяют набрать фактически любой текст из любых символов, тем не менее этого может оказаться недостаточно. Например, если перед нами стоит задача получить штамп с оттиском фирменной печати организации, без подрядной организации обойтись не выйдет.

Несмотря на то, что сейчас фирменные печати уже не имеют такого серьезного значения, как ещё десять или двадцать лет назад, они в любом случае встречаются и используются на практике. Организации, можно сказать, уже по традиции продолжают заверять важные документы штампами.

Докладная записка

Докладная записка представляет собой внутреннее обращение от одного из сотрудников организации в адрес её руководителя. В теории выступить автором служебной записки может совершенно любой работник фирмы, нуждающийся в штампе либо ответственный за обращение с ними. Адресатом всегда будет директор фирмы, так как именно он уполномочен принимать решения относительно изготовления штампов, а также выделения денежных средств на соответствующие нужды.

Отметим, что директор обязан лишь рассматривать поступающие в его адрес обращения, однако не обязан их удовлетворять. Таким образом получается, что чисто в теории руководитель может и вовсе отказать в удовлетворении просьбы об изготовлении штампа.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки с заявкой на изготовление штампа, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что официальная бумага в теории может быть составлена сотрудником самостоятельно и при помощи одних лишь подручных средств. При работе с официальной бумагу человеку нужно будет руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота и ориентироваться на схожие официальные бумаги.

Первым делом мы должны обратить внимание на общий подход к делу. При работе потребуется соблюдать деловой стиль языка и нейтральный тон повествования. Далее обращаем внимание на структуру. В частности, по структуре докладная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст докладной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае должен выступить чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить докладную записку

Процесс формирования докладной записки с заявкой на изготовление штампа нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя нашей организации, занимаемую им должность в штатном расписании. Далее по тексту, лишь немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки и его должность в фирме. Такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно для того, чтобы считать шапку сформированной правильно.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, выражаем просьбу относительно обращения к подрядной организации с заявкой на изготовление того или иного штампа. Разъясняем руководителю, зачем нужен штамп, кто из сотрудников компании его заказывал, в каких целях. В теории заказать штамп может совершенно любой работник, в нём нуждающийся. На практике же штампами пользуются юристы, кадровики, бухгалтеры, сотрудники канцелярии и так далее. Сфера применения инструмента весьма широка.

Примерный образец