Докладная записка об увеличении штатной численности – это официальная бумага, с которой в адрес руководства компании может обратиться один из начальников отделов, попросить выделить на его структурное подразделение дополнительные единицы в штатном расписании. Сегодня мы разберемся, что понимается под штатной численностью, кто уполномочен разрешать вопросы относительно её увеличения, как правильно составить соответствующий документ и передать на рассмотрение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Штатная численность
Штатная численность – это термин, используемый в кадровом делопроизводстве, означающий количество выделенных ставок на то или иное структурное подразделение, ту или иную должность. Организация не может принять на работу больше сотрудников, чем прописано в её штатном расписании. Если руководство всё же решит выйти за установленные собой же рамки, придется вносить правки и в штатное расписание. Например, изначально, ещё при учреждении фирмы, на бухгалтерию было выделено всего три ставки, одна из которых – это должность главного бухгалтера. Если по началу такого кадрового состава вполне себе хватало для обслуживания целой компании, то с её развитием стало понятно, что имеет смысл поднять вопрос об увеличении штатной численности.
Для того, чтобы править штатное расписание, директору необходимо будет издать соответствующий приказ, распоряжение. Фактически вносить изменения в локальный акт предприятия будет начальник отдела кадров или обычный кадровик, если он один на всю фирму. Конкретное число ставок будет определяться руководством, исходя из имеющихся ресурсов и производственной необходимости.
Докладная записка
Докладная записка как документ представляет собой способ сообщения между различными сотрудниками фирмы, вне зависимости от занимаемых им должностей. В теории выступить автором служебки может совершенно любой работник, начиная от уборщика и заканчивая директором. В нашем случае автором докладной должен стать начальник одного из отделов, ведь он и только он в состоянии оценить работу своего структурного подразделения:
- квалификацию сотрудников и их трудолюбие;
- объемы работы, возложенные на отдел.
Если начальник посчитает, что текущее количество работников не справляется с поставленной задачей, а в штатном расписании организации нет свободных штатных единиц, придется выступать со служебной запиской об увеличении штатной численности. Следует понимать, что приём на работу нового сотрудника сулит компании дополнительные финансовые расходы, а значит, директора необходимо убедить в принятии соответствующего решения. То, как именно это сделать, определяет сам автор докладной.
Чаще всего ссылаются на объемы работы и текущее количество сотрудников. Также можно сослаться на дату утверждения текущей редакции штатного расписания и темпы роста организации. Как ни крути, а развитие фирмы неразрывно должно быть связано с увеличением количества её работников.
Форма документа
Докладная записка об увеличении штатной численности относится к той разновидности документов, для формирования которых отечественные законодатели не предлагают применять те или иные унифицированные бланки. Это означает, что в теории сотрудник компании сможет составить официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме, а руководство в любом случае будет обязано рассмотреть подобное официальное обращение.
В качестве исключения отметим, что каждая отдельно взятая фирма имеет возможность самостоятельно разработать собственный фирменный бланк, которым сотрудники могли бы пользоваться при необходимости. Такое решение не только сделает документооборот более целостным и единообразным, но также облегчит задачу для работников.
Как бы то ни было, если на вашем предприятии ни о каких бланках не слышали, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку своими силами. Для этого нам потребуется ознакомиться с общими правилами делового документооборота, изучить общую стилистику деловой этики. Написать текст записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Рассказываем, как составить записку
Процесс формирования докладной записки об увеличении штатной численности нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, автор докладной указывает собственные ФИО и должность.
Ниже по документу мы утверждаем, что согласно штатному расписанию на наш отдел выделено энное количество штатных единиц, на данный момент все они заняты. Следующим шагом ссылаемся на то, что несмотря на полную укомплектованность отдела, сотрудники не справляются или едва справляются с объемами работы. Далее мы должны будем привести аргументы в пользу того, чтобы принять к фирму дополнительных работников.
Обращаемся к директору, выражаем просьбу об увеличении штатной численности нашего отдела. Теперь, когда докладную уже смело можно назвать полностью сформированной, нам остается лишь заверить её собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Итоговый вариант записки передаём на рассмотрение руководителю, дожидаемся результатов. Как только директор примет решение, вам дадут об этом знать.
Примерный образец
