Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте – это документ, в соответствии с которым руководитель предприятия ставится в известность о том, что один из его подчинённых не присутствует на работе. Процедура утверждения факта опоздания или прогула всегда сопровождается дополнительными бумагами.

Понятие рабочего места

Все права и обязанности работника перед работодателем прописываются в его трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя. Под рабочим местом принято понимать пространство, в котором находится подчинённый во время выполнения своих должностных обязанностей. Это может быть кабинет, цех и так далее. Однако в силу слабой регламентации положений трудового договора может сложиться ситуация, в которой документ не будет содержать указания на конкретное место. В таком случае рабочим местом будет считаться вся территория предприятия, которая в отдельных случаях может достигать колоссальных размеров. И даже если работник будет находиться в столовой, привлечь его к дисциплинарной ответственности за отсутствие на рабочем месте не выйдет.

Именно поэтому рекомендуется прописывать все, даже самые тонкие моменты, подробно, обращая внимание на всевозможные детали.

Отсутствие на рабочем месте

Трудовой кодекс, а именно статья 81, содержит в себе упоминание такого понятия, как отсутствие на рабочем месте. По смыслу закона его можно разделить на две большие группы:

• отсутствие в течение четырёх часов и более;
• отсутствие менее четырёх часов подряд.

В первом случае речь пойдёт о прогуле, который в свою очередь является основанием для расторжения трудового договора в одностороннем порядке по инициативе работодателя. Второй случай также предусматривает грубое нарушение трудовой дисциплины, тем не менее наказание в виде увольнения за него не предусмотрено. Обычно в такой ситуации речь заходит о замечании или выговоре. Строгость взыскания определяется конкретными обстоятельствами и временными рамками опоздания.

Роль записки

Особенность докладной записки как формы документа заключается в том, что она всегда пишется нижестоящим сотрудником вышестоящему. В данном случае официальная бумага будет составляться на имя руководителя организации, ведь только он вправе применять к своим подчинённым дисциплинарные взыскания.

Процедура

Любое нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка должно актироваться должным образом. Первым делом коллеги нарушителя утверждают сам факт совершения дисциплинарного проступка, о чём и составляется акт. В нашем случае это будет акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Следующим шагом сотрудник, который непосредственно обнаружил нарушение дисциплины, составляет докладную записку на имя директора, которую прикладывает к акту и передаёт вместе с ним. В записке подробно, но ёмко излагается суть произошедшего. Ответственное лицо также вправе предложить начальнику какие-то конкретные санкции, которые следует применить к нарушителю.

Напоминаем, что администрация фирмы не вправе применять дисциплинарное взыскание, предварительно не взяв со своего подчинённого объяснения. Это будет расценено как грубейшее нарушение трудового законодательства.

Форма документа

По состоянию на сегодняшний день любая записка может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Настоящая официальная бумага относится к этой же категории документов и не является исключением из общего правила.

Написать записку рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Использовать черновики крайне нежелательно. Исполнить содержание документа можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за составителем. Отметим, что юридическая сила документа не может зависеть от способа написания его текста, тем не менее на практике предпочтение обычно отдаётся именно печатному варианту.

Инструкция по написанию докладной записки

Любая записка по своей структуре крайне схожа с заявлением и состоит из тех же структурных элементов: шапка с обозначением отправителя и адресата, предмет и подпись ответственного сотрудника. Следует уделить достаточное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами, обозначив в правом верхнем углу листа бумаги, кому и от кого подаётся записка. ФИО и должность руководителя пишется в дательном падеже, а затем чуть ниже - те же самые данные, но уже о заявителе, и в родительном падеже. Далее проставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо описать случившийся инцидент со ссылкой на составленный и подписанный акт об отсутствии работника на рабочем месте, если таковой уже подготовлен. В данном случае очень важно обозначать временные рамки с точностью до минуты, ведь от этого зависит разграничение опоздания от прогула. Затем предлагаем применить к нарушителю конкретные штрафные санкции, ссылаясь на положения статьи 192 Закона о труде. Оставлять ссылки на законодательство необязательно, однако крайне рекомендуется.

Примерный образец

Как только с основной частью будет закончено, можно переходить к заверению записки автографом. Необходимо проставить лишь одну подпись, принадлежащую составителю. Итоговый вариант вместе с актом передаётся на стол директору компании для принятия дальнейших управленческих решений. Вероятнее всего будет издан приказ о применении выговора или замечания. В отдельных случаях дело может дойти и до увольнения.