Докладная записка о выявлении нарушений

Докладная записка о выявлении нарушений – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой её сотрудник, сообщить о том, что в ходе проверки были выявлены определенные нюансы, которые необходимо устранить. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно нарушениях может пойти речь, кто может выступить автором докладной записки, как правильно её составить.

Нарушения в работе

Вне зависимости от того, чем конкретно занимается организация, её деятельность в любом случае должна осуществляться в полном соответствии с нормами действующего законодательства. Это может касаться:

• охраны труда;
• взаимодействия с потребителем;
• взаимодействия с контрагентами;
• взаимодействия с государственными надзорными органами;
• организации работы внутри предприятия;
• соблюдения санитарных норм.

По всем вышеперечисленным направлениям деятельности существуют свои правила и стандарты. Например, в каждой компании должен быть специалист по охране труда, следящий за тем, чтобы труд сотрудников был не только продуктивным, но и безопасным.

Выявление нарушения по любому направлению деятельности будет означать, что недостаток нужно в кратчайшие сроки устранять. Время от времени на предприятие приходят проверки из различных государственных инстанций: налоговая, санэпидемстанция, Пожарная инспекция, Роспотребнадзор. Если к моменту проведения проверки в компании еще останутся какие-то недочеты по отдельным направлениям, придется нести ответственность.

Во-первых, ответственность понесет сама организация как юридическое лицо. Практически любое нарушение преследуется по закону в соответствии с положениями Кодекса об административных правонарушениях, а значит, учредителям придется заплатить рублём.

Во-вторых, ответственность понесет кто-то из сотрудников, ответственных за данное направление деятельности. Например, если Пожарная инспекция выявит просроченный огнетушитель, очевидно, что все вопросы внутри фирмы будут адресоваться специалисту по охране труда. Именно в его обязанности входит данная деятельность.

Докладная записка

Докладная записка о выявлении нарушений как раз и нужна для того, чтобы предотвратить неприятные моменты в будущем. Если решать проблемы своевременно, а не тогда, когда за дело уже возьмутся представители надзорных органов, серьезных последствий удастся избежать. Как показывает практика, в большинстве случаев лучше потратиться на превентивные меры, чем в дальнейшем спорить с органами, ходить по судебным заседаниям в попытке отстоять свою позицию.

Составить докладную записку, по идее, может совершенно любой сотрудник, заметивший проблему на предприятии. Конечно, было бы логично, чтобы автором записки стал ответственный за данное направление человек, однако ничего не мешает сформировать официальную бумагу совершенно постороннему человеку. Основная задача такой записки – поставить руководителя в известность о текущем положении дел в организации.

Адресатом докладной должен стать руководитель компании. В обществе с ограниченной ответственностью таким человеком будет его директор или же генеральный директор.

Форма документа

Докладная записка о выявлении нарушений является строго внутренним обращением. Как известно, органы надзора стараются не вмешиваться в вопросы внутреннего документооборота частных организаций, что позволяет формировать любые официальные бумаги в произвольном виде.

Конечно, существуют какие-то общие требования, которых нам в любом случае придется придерживаться. Речь идёт об общих правилах делового документооборота. В частности, текст докладной должен быть выдержан в деловом стиле языка, нейтральном тоне повествования.

Написать текст докладной записки о выявлении нарушений автор может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

По структуре наша докладная должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном автор предоставлен сам себе.

Разбираемся, как составить докладную

Начинаем составлять докладную записку о выявлении нарушений с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой мы работаем, а также ФИО и должность человека, которому мы адресуем наше обращение. В теории это может быть не руководитель организации, но ответственный за то или иное направление деятельности. Например, было бы весьма логично сообщить бухгалтеру об ошибках в расчетах заработной платы. О себе автор служебки указывает ФИО и наименование занимаемой в штатном расписании должности.

Ниже по документу обращаемся в адрес нашего руководителя или коллеги по профильному направлению деятельности, доводим до сведения информацию относительно выявления нарушений. Нужно будет указать, где вы столкнулись с нарушением, какой характер оно носит и так далее. Если это уместно, можно даже сделать фото и приложить его к докладной. Таким образом наше обращение станет более целостным.

Примерный образец