Докладная записка о рисках в связи с изменениями условий договоров

Докладная записка о рисках в связи с изменениями условий договоров – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться кто-то из подчинённых, предоставить свою оценку относительно рисках в связи с изменениями условий уже заключенных соглашений. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно договорах идет речь, какие риски могут возникнуть в связи с изменением их условий, причем здесь докладная записка и как правильно её составить.

Условия по договорам

Деятельность любой организации невозможно представить без практики заключения договоров с другими участниками рынка. Речь может идти о доставки воды, кейтеринге, ремонте, обслуживании оборудования или о чем-то ещё. Если мы говорим о длящихся договорах, условия по которым исполняются в течение продолжительного промежутка времени, очевидно, что со временем эти самые условия будут меняться. Рынок не стоит на месте: меняется как спрос, так и предложение. Договоры обслуживания или оказания услуг на длительный период заключается обычно сроком на один год либо и вовсе без срока. Гражданский кодекс Российской Федерации говорит нам, что договоры, заключенные без определения конкретного срока, признаются бессрочными.

Итак, если у нас на руках есть бессрочный договор, следует понимать, что условия по нему рано или поздно изменятся. Для того, чтобы адекватно оценить все риски и скрытые возможности, нужно держать руку на пульсе. Когда от контрагента поступает предложение относительно внесения правок в те или иные условия договора, нужно дважды всё обдумать.

По идее, вопросами договоров и условий по ним на предприятии занимается штатный юрист организации. Именно он при случае и должен будет обратиться к директору компании с докладной запиской, сообщить ему о возможных рисках в связи с изменением условий договоров.

Докладная записка

Докладная записка как документ уже сама по себе является самостоятельной единицей внутреннего документооборота. В теории же выступить в качестве автора данной докладной может совершенно любой сотрудник, однако, как мы уже сказали выше, вероятнее всего им станет штатный юрист. Адресат докладной – это всегда руководитель организации. Например, в обществах с ограниченной ответственностью функции руководителя выполняет директор организации. Только он имеет право подписывать те или иные документы от лица компании, представлять её интересы в судах без доверенности и так далее.

Следует понимать, что директор – это, в первую очередь, управленец, не особо разбирающийся в юридических тонкостях. Юрист как человек с профильным образованием должен разложить для директора всю ситуацию, расписать все риски. Конечно, юрист может предложить директору конкретные пути решения вопроса и выходы из ситуации, тем не менее совершенно не факт, что начальник к ним прислушается.

В любом случае последнее слово будет именно за директором. Роль докладной записки заключается лишь в предоставлении отчетности по ситуации.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки о рисках в связи с изменениями условий договоров, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что чисто в теории официальная бумага может быть составлена совершенно любым человеком, имеющим соответствующие намерения. Для этого сотруднику потребуется лишь вооружиться базовым набором подручных средств и освежить в памяти общие правила делового документооборота.

По структуре наша докладная должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Сам текст мы будем оформлять на чистом листе бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить докладную

Начинаем составлять докладную записку о рисках в связи с изменениями условий договоров с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора записки и занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся к директору, ссылаемся на то, что контрагент предлагает изменить условия по уже заключенному договору, сославшись на его реквизиты. Под реквизитами договора понимается его номер и дата заключения. Поподробнее разъясняем, чего именно хочет контрагент, каким образом эти изменения скажутся на дальнейшей работе организации и партнерских взаимоотношениях с деловым партнером.

Если это уместно, можно предложить директору принять то или иное решение. Например, согласиться на предложенные изменения либо, наоборот, отклонить их.

Примерный образец