Докладная записка о результатах проверки организации делопроизводства

Докладная записка о результатах проверки организации делопроизводства – это официальная бумага, с которой руководитель специально созданной для проведения проверки комиссии или рабочей группы будет обращаться к директору фирмы, доводить до его сведения информацию относительно полученных результатов. Сегодня мы разберемся, что такое делопроизводство на предприятии, что могут выявить результаты проверки, причем здесь докладная записка и как правильно её составить.

Делопроизводство

Под общим термином «делопроизводство» скрываются правила обращения с официальными бумагами на конкретно взятом предприятии. Дело в том, что сейчас каждое юридическое лицо имеет возможность самостоятельно устанавливать какие-то свои внутренние правила, включая также и правила делопроизводства:

• какие документы и каким способом нужно подшивать;
• какие документы в какие дела распределять, как их хранить;
• кто должен нести ответственность за производство по тем или иным делам;
• и так далее и подобное.

Если организация официально утвердила правила на своём локальном уровне, значит, все работники обязаны беспрекословно их соблюдать. Любые отклонения могут стать основанием для привлечения к ответственности.

В силу того, что мы всё еще находимся в рамках трудовых правоотношений, говоря об ответственности, мы будем иметь в виду, конечно же, дисциплинарную ответственность. Так, 192 статья Трудового кодекса Российской Федерации говорит нам, что работодатель имеет возможность применить к своим сотрудникам такие меры взыскания как замечание, выговор и увольнение.

Нарушение правил делопроизводства – это понятие довольно-таки обширное и широкое. Конкретная мера наказания для работника будет зависеть от фактических обстоятельств дела и того, что он совершил. Например, если ошибки в делопроизводстве привели к утрате тех или иных документов, речь может даже зайти об увольнении.

Проверка делопроизводства

Проверка делопроизводства в компании будет подразумевать, что части сотрудников придется временно оторваться от исполнения своих прямых должностных обязанностей и переключиться на исполнение поручения руководителя. Именно директор будет инициатором проведения проверки делопроизводства, лично издаст соответствующий приказ и сформирует комиссию из сотрудников, которым доверяет. Как правило, в состав такой комиссии входят относительно высокопоставленные работники.

Сформированная рабочая группа должна будет в течение какого-то времени изучать, каким образом различные отделы фирмы ведут документооборот, формируют дела. В случае выявления любых ошибок сразу же докладывается директору, который в свою очередь и будет принимать решение относительного того, как поступить с нарушителями.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки о результатах проверки организации делопроизводства, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусмотрел каких-либо унифицированных бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что председателю комиссии или руководителю рабочей группы придется самостоятельно формировать такую официальную бумагу. Единственное исключение – наличие у компании собственных фирменных бланков, предназначенных как раз под такие случаи. Как показывает практика, шаблоны есть далеко не на каждом предприятии.

При составлении докладной записки о результатах проверки организации делопроизводства в свободной форме сотруднику придется руководствоваться общими правилами делового документооборота. В частности, речь идёт о поддержании делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

По структуре докладная будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить докладную

Процесс формирования докладной записки о результатах проверки организации делопроизводства следует начинать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем, кому подается служебка, от кого. Для этого обозначим полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора докладной записки, занимаемую им должность в штатном расписании. Такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно для того, чтобы обращение можно было счесть полностью составленным.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью сформирована, останется лишь передать итоговый вариант на рассмотрение и дождаться результатов. Говорить о конкретных сроках не приходится, всё будет зависеть от занятости руководителя и объемов предполагаемой работы. Следует понимать, что привлечение одного работника к ответственности – это один приказ директора.

Примерный образец