Докладная записка о результатах проверки

Докладная записка о результатах проверки – это документ, в котором работник предприятия из числа руководящего состава отчитывается перед директором по результатам проведённых проверочных мероприятий. Сегодня мы разберемся, в чем заключается юридическое значение докладной записки, какие решения руководитель может принять на её основании, как правильно сформировать официальную бумагу.

Проверка на предприятии

Проверка на предприятии – это мероприятие, в рамках которого производится сверка официальных показателей с фактическими. Речь может идти об аттестации сотрудников, инвентаризации, аудите или чем-то ещё. Процедура всегда начинается с приказа директора организации, который формирует коллектив ответственных сотрудников. Во главе комиссии обычно ставится человек, занимающий наиболее высокопоставленный пост в компании. Это может быть заместитель директора или начальник какого-либо отдела. Состав комиссии определяет именно директор, а её члены из своего числа выбирают председателя. Именно он и будет нести основную ответственность за результаты мероприятия, отчитываться перед вышестоящим руководством о результатах проделанной работы.

Результаты проверки могут стать основанием для принятия целого ряда управленческих решений, начиная увольнением некоторых сотрудников и заканчивая реорганизацией юридического лица. В данном вопросе все будет зависеть от характера проверки и полученных результатов.

Докладная записка

Докладная записка о результатах проверка заменяет собой отчёт о проделанной работе. Здесь председатель комиссии расставить все точки над «i» по важным вопросам:

• в каком составе проводилась проверка;
• сколько времени заняли проверочные мероприятия;
• каковы результаты проверки;
• какие управленческие решения следует принять, исходя из результатов.

Мнение исполнителя по результатам проверки – это необязательный, хотя и крайне важный элемент записки. Несмотря на то, что директор предприятия в любом случае будет принимать решение единолично, мнение председателя комиссии зачастую берётся в расчет, ведь именно этот человек занимался проверочными мероприятиями. Например, если председатель аттестационной комиссии считает, что сотруднику, провалившему тест, следует дать второй шанс, директор может пойти навстречу, не разрывать трудовой договор с подчинённым в одностороннем порядке.

Докладная записка будет являться неотъемлемым приложением к отчету по проверке. По итогу на столе у директора должен оказаться набор документов, включающий в себя все материалы по проверочным мероприятиям, учётные бумаги и так далее.

Форма документа

Форма записок в трудовых правоотношениях не утверждается на законодательном уровне, что позволяет формировать их в произвольном виде. Это крайне удобно, ведь сотрудникам не придётся тратить время на поиск актуальных шаблонов, «изобретать велосипед». В нашем случае самое главное – передать посыл, донести мысль. Содержание будет значительно преобладать над формой. Тем не менее не следует забывать, что документ в конечном итоге окажется на столе у директора, а значит, должен иметь надлежащий внешний вид.

Некоторые предприятия в своей работе используют собственные фирменные бланки, на которых размещается логотип и прописываются реквизиты организации: полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес. Если таковой имеется в вашей организации, лучше взять его за основу для формирования записки. В противном случае придётся довольствоваться чистым листом бумаги формата А4.

Написать текст можно двумя способами: рукописным и машинописным. Оба варианта так или иначе применяются на практике, однако мы бы порекомендовали отдать предпочтение именно печатному методу. Текст докладной записки должен быть максимально читаемым, а значит полагаться на почерк человека не стоит. Более того, результаты проверки могут содержат в себе цифры, расчеты, таблицы, а подобная информация гораздо лучше воспринимается в печатном виде.

Инструкция по составлению записки

Докладная записка о результатах проверки будет состоять из трёх структурных блоков: шапки, непосредственно самих результатах и оценки председателя комиссии. Разберемся, как правильно сформировать каждый из них.

В шапке документа мы должны прописать, кому и от кого он подаётся. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО директора, полное наименование организации с указанием её организационно-правовой формы. Затем здесь же отметим ФИО автора записки и занимаемую им должность.

Ниже по документу утверждаем, что на основании приказа директора были проведены те или иные проверочные мероприятия. Разъясняем, где конкретно проводилась проверки, что именно стало её предметом, какие были выявлены нарушение, недочёты, нестыковки и так далее. Если имеют место расчеты и таблицы, не забываем их привести и оформить в надлежащем виде.

Следующим шагом выражаем своё мнение относительно результатов проверки, даём совет руководителю компании, как лучше поступить. Совершенно не факт, что директор прислушается к советам из записки, тем не менее выразить мнение в любом случае стоит.

Примерный образец

В завершение работы с документом ставим дату его формирования, оставляем автограф председателя комиссии на бумаге. В таком виде записку можно приложить к отчёту и передавать на стол директору. Как только решение будет принято, все заинтересованные лица об этом узнают.