Докладная записка о прогуле

Докладная записка о прогуле – это документ, выступающий приложением к акту о прогуле, в котором непосредственный начальник нарушителя или кадровик доводит информацию до сведения директора компании. Сегодня мы разберемся, что понимается трудовым законодательством под прогулом, рассмотрим тонкости применения дисциплинарного взыскания к нарушителям, а также приведём инструкцию по составлению докладной записки.

Прогул на работе

Прогул считается грубым нарушением работником его трудовых обязанностей. Об этом нам говорит 81 статья Трудового кодекса РФ, выделяя прогул в качестве основания для расторжения трудового договора. Таким образом можно сделать вывод, что даже единоразовый прогул может означать увольнение, однако не во всех случаях.

Под прогулом понимается отсутствие на рабочем месте в течение четырёх часов подряд. Например, если человек не вышел на работу вовсе, вышел после обеда или, наоборот, ушел домой после обеда, это можно квалифицировать как прогул. В силу того, что наказание за подобный проступок предусмотрено серьёзное, законодатель предоставляет нарушителю возможность оправдаться, объяснить руководству компании мотивы своих действий. Если сделать это удачно, можно избежать наказания вовсе или хотя бы снизить его до выговора или замечания.

В качестве веских причин прогула можно выделить проблемы со здоровьем у самого работника или кого-то из его родственников, попадание в ДТП и ожидания составлении протокола инспектором ГИБДД (покидать место аварии запрещают Кодекс об административных правонарушениях и Правила дорожного движения) и так далее. Решение о применении или неприменении санкции всегда принимает директор компании, так что здесь всё будет зависеть от конкретных обстоятельств.

Акт о прогуле и записка

Акт о прогуле будет является обязательным составным элементом процедуры по привлечению нарушителя к дисциплинарной ответственности. Документ подтверждает сам факт того, что прогул имел место. В акте расписываются несколько коллег-свидетелей, а значит, оспорить его юридическую силу будет крайне непросто, если не невозможно.

Докладная записка выступает в качестве приложения к акту. Составляет её тот же человек, что составлял сам акт. В содержании записки потребуется донести детали инцидента до вышестоящего руководства, ведь только директор обладает полномочиями по применению санкций к работнику. В конечном итоге на столе у начальника должен оказаться следующий набор документов:

• акт о прогуле;
• докладная записка о прогуле;
• объяснительная от сотрудника.

Если проводить аналогию с выдвижением обвинения в судебном процессе, то акт о прогул является аналогом протокола следователя, фиксирующего факты, докладная записка заменяет постановление прокурора, а объяснительная содержит в себе оправдания обвиняемого. Директор выступит в качестве судьи, выносящего обвинительный или оправдательный приговор.

Форма документа

Докладная записка отличается от многих других документов тем, что для её составления необязательно пользоваться какими-либо общеобязательными унифицированными бланками. Более того, никаких шаблонов не существует вовсе. Инициативному сотруднику придётся исполнять докладную самостоятельно. Единственное, чем можно воспользоваться, — это фирменный бланк организации, если таковой имеется в принципе. Как бы то ни было, всегда можно оформить записку своими силами.

Для составления документа нам потребуется лишь чёрная или синяя шариковая ручка, чистый лист бумаги формата А4. Этого минимального набора средств будет достаточно для достижения так нужного нам результата. В качестве альтернативного варианта можно исполнить докладную и в печатном виде, однако в практике чаще всего применяется именно рукописный метод.

Инструкция по составлению записки

Несмотря на то, что докладная записка о прогуле будет составляться в свободной форме, не следует забывать об общепринятых нормах делового документооборота. Используем нейтральный стиль повествования, сводя эмоциональный окрас содержания к минимуму.

В правом верхнем углу листа укажем ФИО директора, полное название организации и её организационно-правовую форму. Затем здесь же отметим ФИО заявителя докладной, наименование занимаемой им должности в штатном расписании компании.

Ниже по документу начинаем объяснять, кто конкретно произошло. Утверждаем, что один из сотрудников прогулял работы, разъясняя, как именно. Затем расставляем точки над «i» по следующим вопросам:

• когда и в какое время имел место прогул;
• предупреждал ли работник о своём невыходе на работу заблаговременно;
• связывались ли с работником;
• если связывались, каковы его пояснения.

Следующим шагом мы обращаемся к директору и просим его принять меры (или не принимать их) в отношении нарушителя трудовой дисциплины. Напоминаем, что Закон «О труде» позволяет расторгнуть трудовой договор за прогул, так что нужно хорошо подумать, стоит ли из-за одного, пусть и грубого, нарушения, прощаться с сотрудником.

Итоговый вариант записка следует заверить автографом с расшифровкой, оставить дату её формирования.

Примерный образец

Срок давности привлечения к ответственности существует во всех судебных процессах и трудовом законодательстве. Если в гражданском праве он составляет три календарных года, то в трудовом – 1 месяц со дня совершения проступка. Таким образом, если мы хотим наказать нарушителя, не следует затягивать с оформлением сопроводительной документации.