Докладная записка о предоставлении отчета – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя может обратиться сотрудник, подготовивший какой-то материал по запросу. Сегодня мы разберемся, зачем нужна докладная записка о предоставлении отчета, на каких предприятиях её можно встретить, как правильно оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Отчет на предприятии
Отчетность – это важная часть работы совершенно любой организации, уйти от которой не удастся. Так, формированием отчетов занимаются кадровики, бухгалтеры, менеджеры, руководители различных звеньев и рядовые сотрудники. Каждый из них отчитывается перед кем-то о проделанной работе, докладывает о результатах труда за определенный промежуток времени.
Если сам по себе отчет – это набор чисел и сводных таблиц, то вот в докладной записке должен содержаться текст. В тексте автор должен на словах описать динамику, перспективы и прочие моменты.
Отчеты по своей природе существуют как плановые, так и внеплановые. Под плановыми понимаются еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные отчеты. Готовить их должны ответственные сотрудники, поставленные на соответствующие посты руководством. Например, главбух регулярно обязан отчитываться перед директором компании за финансовую сторону деятельности юридического лица на рынке.
Несвоевременное предоставление отчета даже может стать основанием для привлечения лица к ответственности перед организацией. Работника и работодателя связывают трудовые правоотношения, а значит, речь пойдёт о дисциплинарной ответственности. В частности, Трудовой кодекс Российской Федерации запрещает организациям наказывать своих работников рублём.
Докладная записка
Как мы уже сказали выше, докладная записка о предоставлении отчета, по сути дела, является приложением к нему, призвана донести до руководства сведения о том, что конкретно изложено на бумаге с информацией. Отметим, что у такой докладной существуют и другие функции.
Если в организации предусматривается дисциплинарная ответственность за просрочку предоставления отчета, значит, должно быть какое-то действие, отсекающее течение срока. Исполнитель отчета должен не просто подготовить отчета, но также и сдать его надлежащим образом. Как раз здесь нам и пригодится докладная записка. Докладная будет иметь дату формирования, а вместе с тем и отметку о принятии от начальника.
Форма документа
Докладная записка о предоставлении отчета является исключительно внутренним документом, который предназначен для разрешения исключительно внутренних вопросов конкретно взятого предприятия. В нашем случае будут закрываться задачи относительно своевременного предоставления отчета.
По состоянию на сегодняшний день на официальном уровне не существует каких-то конкретных бланков или шаблонов, которые использовались бы при формировании такой докладной записки. Выходит, что единственный способ сформировать официальную бумагу, – это взять ситуацию в свои руки и составить докладную самостоятельно, в свободной форме.
При работе с докладной запиской мы должны руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота. В частности, соблюдаем деловой стиль языка и придерживаемся нейтрального тона повествования. Также не забываем и о структуре докладной, которая должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Написать текст докладной записки о предоставлении отчета можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить докладную
Начинаем составлять докладную записку о предоставлении отчета с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет указать полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя или иного человека, для которого мы и готовили отчет. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор докладной должен будет указать свои ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании. Такого набора информации в шапке окажется вполне достаточно, так как наше обращение носит исключительно внутренний характер.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока. Обращаемся в адрес руководителя и утверждаем, что отчет по его запросу был выполнен. Проводим краткий анализ подготовленной информации. Напоминаем, что сама докладная записка должна идти в качестве приложения к сформированному отчету.
В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша докладная уже полностью сформирована, останется только передать её итоговый вариант на рассмотрение и дождаться ответной реакции. По идее, на этом всё мероприятие по подготовке отчета можно назвать полностью завершенным.
Если отчет или приложенная к нему докладная записка не удовлетворят руководителя, он отдаст распоряжение исправить недостатки или же вовсе переделать всё заново. В таком случае вопрос срока подготовки отчета нужно обсуждать в индивидуальном порядке. Вполне возможно, что начальник согласится продлить установленные изначально временные рамки.
Примерный образец
