Докладная записка о назначении ответственным за ведение табеля учёта рабочего времени

Докладная записка о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из локальных руководителей, попросить о назначении кого-то из сотрудника ответственным за ведение и заполнение табеля учета рабочего времени. Сегодня мы разберемся, что представляет собой такой документ как табель учета рабочего времени, причем здесь докладная записка и как правильно её составить.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени представляет собой внутренний документ организации, используемый для того, чтобы считать, сколько часов провел на предприятии каждый отдельно взятый работник. Это довольно-таки важный аспект, ведь, заключая договор, стороны обуславливаются на почасовую или сдельную оплату. Конечно, большинство сотрудников трудятся по заранее утвержденному тарифу, где каждый час оплачивается в каком-то конкретном размере. Таким образом получается, чем больше времени человек будет трудиться на благо компании, тем большее вознаграждение за это он сможет получить.

Конечно, получить большую заработную плату будет возможно лишь в том случае, если труды подчинённого были официально отмечены кем-то из руководящего состава компании. Например, некоторые организации позволяют своим сотрудникам задерживаться после работы без оформления какой-либо другой документации, здесь буде достаточно одной лишь записи в табеле учета рабочего времени. Совершенно другая ситуация, когда организация строго следует букве закона и не позволяет кому-либо трудиться сверх нормы без оформления соответствующих служебки и приказа.

Как бы то ни было, в табеле учета рабочего времени в любом случае должно быть отмечено, сколько фактически часов провел каждый работник на предприятии за учетный период. Учетным периодом может считаться день, неделя, месяц и так далее. Чаще всего табель заполняется уже в конце месяца, код бухгалтерия начинает просчитывать зарплату.

Заполнение табеля

Заполнять табель учета рабочего времени должен кто-то из работников компании, посвящая этому достаточно много времени. Конечно, человеку не придется стоять на входе в здание и фиксировать всех входящих и выходящих людей, тем не менее работа в любом случае требует времени.

Информация о том, кто и сколько отработал за проходящий месяц, поступает ответственному лицу от начальников отделов. Оставшаяся задача заключается лишь в том, чтобы грамотно свести данные в одну таблицу, надлежащим образом оформить её. Следует понимать, что график должен быть не просто верным с точки зрения расчетов и фактов, но также и удобным для прочтения. В противном же случае бухгалтерия банально запутается в том, кто и сколько отработал.

Обычно обязанность по составлению и ведению табеля учета рабочего времени возлагается на штатного кадровика фирмы. Предполагается, что такой сотрудник и без того взаимодействует с работниками, а значит, ему не составит труда составить ещё один около кадровый документ. На практике же обязанность по составлению табеля ложится фактически на любого сотрудника, могущего этим заняться.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки о назначении ответственным за ведение табеля учета рабочего времени, мы отметим, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает нам к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что документ в теории может быть составлен инициативным сотрудником в совершенно свободной форме. За основу здесь принято брать совершенно любой другой внутренний документ организации.

Говоря о структуре докладной записки, следует отметить, что она, по идее, должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном же автор документа предоставлен сам себе, в том числе и по части содержания.

Разбираемся, как составить докладную записку

Процесс формирования докладной записки о назначении ответственным за ведение табеля учета рабочего времени нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будет прописать полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, к которому мы и будем обращаться с нашим вопросом. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора докладной записки, его должность в штатном расписании.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, выражаем инициативу о назначении кого-то из сотрудников ответственным за ведение табеля учета рабочего времени. Чисто в теории автор докладной может попросить назначить на этот пост себя самого.

В завершение работы с документом необходимо будет лишь расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Как только всё будет готово, можно передавать итоговый вариант служебки директору на рассмотрение. Вопрос сроков принятия решения по факту нашего обращения будет разниться от предприятия к предприятию, целиком и полностью зависеть от множества около случайных факторов.

Примерный образец