Акт приема-передачи мебели

Акт приёма-передачи мебели – это официальная бумага, составляемая в рамках заключённого между контрагентами договора (купли-продажи, аренды, дарения), подтверждающая фактическую передачу с одной стороны и приёмку с другой. Процедура всегда сопровождается подписанием документов.

Роль акта

Как уже было сказано выше, настоящий акт не является самостоятельным документом, а выступает лишь приложением к заключённому между контрагентами гражданско-правовому соглашению. Речь может идти о договоре поставки, аренды, дарения. Отметим, что в случае передачи в рамках договора аренды возвращение также должно быть оформлено аналогичным актом.

Значение документа

Необходимо отметить, что составлять акт приёма-передачи мебели могут как физические, так и юридические лица. Если для первых процедура является факультативной, то для вторых настоящая официальная бумага станет основанием для осуществления соответствующих бухгалтерских операций. Принимающая организация сможет списать потраченные денежные средства и поставить на баланс полученные объекты. То же самое касается и передающей стороны.

Приёмка

Непосредственно перед подписанием акта приёма-передачи может быть составлен дополнительный документ – акт осмотра мебели. Представители обеих сторон смогут оценить фактическое состояние объектов, обнаружить различного рода дефекты, несоответствия условиям договора. Если будут выявлены нарушения, принимающая сторона вправе отказаться от совершения сделки или затребовать скидку.

Кто составляет официальную бумагу

По общему негласному правилу бремя по составлению акта приёма-передачи лежит на представителе принимающей стороны. Ответственный сотрудник должен будет осмотреть мебельные изделия, оценить их качество, зафиксировать все важные для контрагентов моменты на бумаге. Необходимо учесть, что не всегда документ составляет и подписывает одно и то же лицо.

Для заверения официальной бумаги работник должен обладать правом подписи, подтверждающимся соответствующим уполномочивающим документом. Это может быть устав общества или оформленная от имени руководителя предприятия доверенность.

Что отразить в акте

В силу закреплённого Гражданским кодексом РФ принципа свободы договора не существует универсального списка положений, которые обязательно должны быть отмечены в акте приёма-передачи мебели. Стороны вольны указывать любые важные для них моменты. Однако сложившаяся практика (в том числе судебная) выработала примерный перечень фактов, которые должны быть утверждены, а именно:

• наименования организаций-контрагентов;
• ФИО и должности представителей сторон, ссылки на уполномочивающие документы;
• полный перечень передаваемой/получаемой мебели (количество, артикул, номер позиции согласно транспортной накладной, цена и общая стоимость);
• соблюдены ли условия соглашения (в том числе сроки);
• отсутствие взаимных претензий.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти позволяют составлять подобные официальные бумаги в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Необходимо учесть, что форма акта в любом случае должна отвечать принципам документооборота и соответствовать нормам, изложенным в статье 9 Закона «О бухучёте». Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение реквизитов (дата, место подписания, номер документа);
• деловой стиль речи;
• подписи уполномоченных лиц;
• конкретная структура документа (шапка, основная часть, автографы).

Написать текст акта допускается одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде с помощью компьютерных средств. Этот вопрос должны решить представители предприятий совместно. Как бы то ни было, юридическая сила документа при условии подписания уполномоченными лицами не зависит от способа изложения содержания. Тем не менее рекомендуется отдать предпочтение именно печатному варианту. Так официальная бумага будет иметь более презентабельный вид.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

По своей структуре акт можно условно разделить на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о контрагентах, предмет соглашения и подписи уполномоченных лиц.

Начинаем именно с реквизитов. В шапке документа отмечаем, что настоящий акт является приложением к заключённому между сторонами договору, оставляем на него ссылку (номер, дата подписания). Далее присваиваем официальной бумаге уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Затем оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления.

Ниже по документу обозначаем данные о контрагентах, указывая полные наименования организаций со ссылкой на их организационно-правовые формы, ФИО представителей и уполномочивающие их официальные бумаги.

Следующий шаг – утверждение положений. Первым делом отмечаем, что одна сторона передала, а вторая соответственно получила мебель. Далее перечисляем полный список получаемых/передаваемых объектов. Эта часть обычно выполняется в виде таблицы. Следующими пунктами утверждаем соблюдение условий договора, получение оплаты (если имеет место) и отказ от взаимных претензий.

Примерный образец

На этом акт можно считать составленным. Для обретения им юридической силы необходимо проставить подписи (с расшифровкой) представителей сторон. Отметим, что документ необходимо составить в двух равных по юридической силе экземплярах, по одному для каждого из контрагентов. Этот момент также подлежит обозначению в тексте акта.