Акт приема-передачи материальных ценностей работнику

Акт приёма-передачи материальных ценностей работнику – это официальная бумага, возлагающая материальную ответственность на работника за те или иные объекты. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.

Роль акта

По своей юридической природе настоящий акт является учётным бухгалтерским документом, позволяющим отследить движение имущества предприятия, возложить на сотрудника полную материальную ответственность. Такая форма взаимодействия работника с работодателем имеет место при командировках или дистанционной работе из дома. В обоих случаях администрация предприятия обязана снабдить своего подчинённого всем необходимым для работы оборудования.

Процедура

Процедура приёма-передачи любых материальных ценностей должна сопровождаться внешним осмотром объектов. Необходимо засвидетельствовать текущее состояние и работоспособность ценностей, ведь работник будет нести за них ответственность. Возвратить объекты нужно в том же состоянии, в котором они и были приняты. Возврат оформляется аналогичным документом.

Всего должно быть написано два экземпляра официальной бумаги, по одной для каждой из сторон трудового договора. Так контрагенты получат определённую юридическую защиту от недобросовестности второй стороны.

Основание

Основанием для получения материальных ценностей работником станет заключённый с ним трудовой договор или дополнительное соглашение к нему. В частности, статья 312.6 действующей редакции Трудового кодекса гласит, что работодатель обязан обеспечить сотрудника «на удалёнке» всем необходимым оборудованием и программным обеспечением. Как раз в таком случае и подписывается акт приёма-передачи.

Кто пишет и подписывает официальную бумагу

Процедура приёма-передачи начинается с соответствующего приказа руководителя. Назначается ответственное за исполнение распоряжения лицо. Как правило, это кто-то из руководящего состава. Выбранный сотрудник должен будет составить акт приёма-передачи, ознакомить работника со всеми тонкостями процесса, условиями. Как только эта часть задания будет выполнена, акт передаётся на подпись лицу, обладающему правом подписи. Дело в том, что полномочия должны подтверждаться соответствующим документом. Речь может идти об уставе общества или оформленной от имени руководителя предприятия доверенности. На практике акт подписывает лично директор.

Форма документа

В настоящий момент любые официальные бумаги, регулирующие трудовые правоотношения между работником и работодателем, могут быть написаны в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи материальных ценностей относится к этой группе документов и не является исключением из общего правила. Более того, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в учётной политике конкретный шаблон, использовать его на постоянной основе.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• расшифровка подписей ответственных лиц;
• соблюдение чёткой структуры (шапка, предмет, автографы).

Написать официальную бумагу рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём уже прописаны её реквизиты. За неимением такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, обозначив данные о фирме вручную.

Исполнить содержание можно одним из двух способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать ответственный за составление сотрудник с оглядкой на особенности документооборота в организации. По общему правилу способ написания текста не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги, тем не менее обычно предпочтение отдаётся именно печатной форме. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а стороны подстрахуют себя от опечаток.

Объясняем, как правильно составить акт

Для удобства работы с документом условно разделим его на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о сторонах и их представителях, перечень передаваемого имущества, подписи ответственных лиц. Для соблюдения чистоты «бухучёта» следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Далее прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ООО), оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления.

Ниже по документу обозначаем наименования сторон («работник» и «работодатель»), указываем ФИО их представителей, ссылаемся на уполномочивающие бумаги. Для представителя администрации это будет устав общества или доверенность, а для работника – его паспорт гражданина (серия и номер).

Следующим шагом перечисляем полный перечень имущества, который получил работник от работодателя. Если передаётся несколько объектов, допускается оформить этот блок в виде таблицы. Потребуется указать наименование объекта, его инвентарный номер и стоимость на момент передачи (с учётом амортизации). Здесь же освещаем текущее состояние ценностей, прописываем количество составленных экземпляров. Как только все важные для сторон моменты будут прописаны, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к своему завершению. Подписями (с расшифровкой) его должны заверить представители сторон, после чего бумага отправляется на хранение в течение установленного законом срока. По факту истечения периода времени документ может быть уничтожен за ненадобностью.