Акт на списание подарков

Акт на списание подарков – это учётный документ, являющийся основанием для списания тех или иных товарно-материальных ценностей, выданных администрацией предприятия в качестве подарков своим сотрудникам или представителям других форм (контрагентов). Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Подарки

Действующая редакция Трудового кодекса предусматривает возможность для работодателя поощрять своих работником посредством премирования, награждения и вручения ценных подарков. Под подарком может пониматься любая товарно-материальная ценность: канцелярский набор, парфюм, дорогостоящий напиток.

Налогообложение

Следует отметить, что подарки, равно как и прочая передача ценностей, облагаются налогом на доход физических лиц. Однако это не всегда так. Общая сумма передаваемых от работодателя к работнику денежных средств не может превышать четырёх тысяч рублей в год. Всё, что свыше этого значения, облагается налогом в размере 13 % от общей суммы.

Значение акта

Акт на списание подарков составляется в первую очередь в целях соблюдения законности процедуры и поддержании «чистоты» бухгалтерского учёта. Любые перемещения имущества предприятия всегда должны иметь под собой документальное основание. Акт на списание станет поводом для бухгалтера осуществить необходимые учётные мероприятия.

Процедура

Процедура списания ТМЦ не меняется в зависимости от повода. В любом случае мероприятие осуществляется коллективно. Руководитель организации своим приказом должен назначить специальную комиссию, состоящую из сотрудников фирмы. Кадровый состав подбирает лично директор, ориентируясь на опыт и квалификацию работников. В комиссию следует включить лиц, так или иначе знакомых с тонкостями бухучёта. В идеале осуществлять списание должны лица, занимающие высокопоставленные должности в компании (замдиректора, главбух и так далее).

Кто актирует процесс

По общему правилу бремя по составлению акта на списание ложится на председателя сформированной комиссии. Коллеги самостоятельно его выбирают из своего числа. Как правило, это наиболее опытный и квалифицированный сотрудник. В любом случае выбранный работник должен обладать навыками работы с официальными бумагами, чтобы процедура соответствовала требованиям закона.

Что отразить в официальной бумаге

На сегодняшний день не существует единого списка положений, который должен быть отражён в акте на списание подарков. Члены комиссии будут ориентироваться на схожие по роду действия официальные бумаги. Сложившаяся практика выработала примерный перечень моментов, подлежащих обозначению:

• перечисление кадрового состава комиссии;
• ссылка на соответствующий приказ руководителя;
• полный перечень списываемых ТМЦ, их количество и стоимость;
• ФИО лиц, которым были выданы товары в качестве подарков.

Форма документа

В настоящий момент действующее законодательство не предъявляет особых требований к составляемой организациями учётной документации. Акт на списание подарков, как и многие другие официальные бумаги, пишется сотрудниками предприятий в свободной форме.

Отметим, что свободная форма документа также имеет свои требования к содержанию акта, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов;
• подписание всеми участниками процедуры;
• ссылки на иные официальные бумаги (при необходимости).

Следует учесть, что перед использованием разработанной на предприятии формы её необходимо утвердить в учётной политике компании соответствующим приказом руководителя. Написать документ рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты предприятия.

Изложить текст акта допускается одним из двух общепринятых способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор делает председатель сформированной для списания комиссии с учётом мнения коллег. Как бы то ни было, способ написания содержания никак не сможет повлиять на итоговую юридическую силу документа при условии подписания всеми ответственными лицами. На практике председатель заранее распечатывает чистый бланк для заполнения и прописывает положения вручную.

Объясняем, как правильно составить акт

По своей структуре настоящую официальную бумагу можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, сведения о членах комиссии, данные о списываемых ТМЦ, подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо проставить отметку о том, что используемая форма утверждена в учётной политике фирмы со ссылкой на дату утверждения. Далее присваиваем акту уникальный номер для внутреннего документооборота и хранения согласно номенклатуре дел. Затем оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.

Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым сформирована комиссия, и перечисляем её кадровый состав. Для каждого участника потребуется указать ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Следующий шаг – перечисление списываемых ТМЦ. Эта часть обычно выполняется в виде таблицы со следующими столбиками:

• порядковый номер;
• наименование ТМЦ (подарка);
• цена предмета;
• ФИО лица, которому был вручен подарок.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к своему завершению. Своими подписями (с расшифровкой) документ должны заверить все члены комиссии, принимавшие участие в процедуре. Как только автографы встанут на свои места, официальная бумага отправляется в бухгалтерию.