9. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО "РЖД"

Основные требования к хранению документов, составление
номенклатуры дел

9.1. Для четкой организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использования документов при подготовке управленческих решений и предоставления сведений производственного и социального характера в обществе и его подразделениях действует система хранения документов, обеспечивающая возможность их быстрого поиска и сохранность.

Учреждения общества организуют хранение документов, составление номенклатур дел, формирование дел и экспертизу ценности документов, оформление и передачу дел на архивное хранение, а также использование архивных документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для филиалов и структурных подразделений общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

9.2. Документ, законченный делопроизводством, передается исполнителем документа в службу делопроизводства подразделения общества, которая обеспечивает хранение подлинников документов (для писем - визовых экземпляров), в том числе подлежащих постоянному и долговременному хранению, до передачи их в архив.

9.3. Документы после их исполнения формируются в дела.

Дело - это помещенный в отдельную обложку документ или совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности общества. Дело является единицей хранения архивных документов на бумажном носителе.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности общества, составляет его документальный фонд.

9.4. В каждом подразделении общества составляется номенклатура дел, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

9.5. В целях обеспечения единообразного подхода к учету, систематизации и описанию дел, быстрого их поиска, определения сроков хранения документов номенклатура дел составляется по единым требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, и вводится в действие ежегодно, с 1 января.

9.6. Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах.

Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, дела которых будут передаваться на архивное хранение отделом архивов Департамента управления делами (далее - отдел архивов), после согласования с соответствующей экспертной комиссией подразделения общества (ЭК) представляется ежегодно, не позднее 15 ноября, на согласование в отдел архивов.

Номенклатура дел подразделения аппарата управления, а также подразделения органа управления железной дороги после согласования соответственно с отделом архивов и архивом железной дороги подписывается руководителем подразделения, и один ее экземпляр направляется в архив, согласовавший номенклатуру дел (приложение N 16).

Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, заключивших с государственным или муниципальным архивом договор на прием-передачу документов на хранение, представляется на согласование в этот архив (далее - архивное учреждение).

9.7. Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах, подписывается руководителем службы делопроизводства и после согласования с соответствующей экспертной комиссией представляется не позднее 15 ноября на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.

Номенклатура дел, согласованная с отделом архивов или архивом железной дороги, утверждается руководителем соответствующего филиала или структурного подразделения общества.

Один экземпляр утвержденной номенклатуры дел направляется в архив, с которым она была согласована (приложение N 17).

9.8. Подразделения аппарата управления, в ведении которых находятся структурные подразделения общества и филиалы, в составе которых имеются региональные подразделения, осуществляющие свою деятельность в границах железной дороги, составляют для этих подразделений, как правило, не реже одного раза в 5 лет типовую номенклатуру дел, согласовывают ее с отделом архивов и направляют в соответствующие подразделения для составления ими ежегодно номенклатур дел.

9.9. Номенклатура дел вновь созданного подразделения общества разрабатывается этим подразделением и в месячный срок после утверждения положения о нем представляется на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.

9.10. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом общества, положениями о подразделениях общества (положениями об их управлениях, службах и отделах), планами работы и отчетами, штатными расписаниями, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 (далее - перечень научно-технических документов), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - перечень типовых документов), Перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО "РЖД", с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от 28 декабря 2007 г. N 2474р (далее - перечень документов общества), номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения.

9.11. Номенклатура дел подразделения общества состоит из разделов, последовательность которых соответствует его утвержденной структуре, а в качестве названий разделов используются наименования входящих в состав подразделений общества структурных подразделений (управлений, служб, отделов), при этом первым разделом номенклатуры дел указывается подразделение, выполняющее функции службы делопроизводства.

В каждом разделе номенклатуры дел порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.). Дела с документами одного вида располагаются по срокам хранения, корреспондентам или географическим названиям (в алфавитном порядке).

9.12. В номенклатуру дел подразделения общества включаются все документы, создаваемые или получаемые в течение года, а также не законченные делопроизводством дела, поступившие из другого подразделения для их продолжения.

В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания (газеты, журналы, брошюры), рекламные извещения, плакаты, проспекты, пригласительные билеты, открытки и другие аналогичные документы.

Номенклатура дел вводится в ЕАСД.

9.13. В случае если появляется новый вид деятельности (участок работы) или изменяются структура и функции подразделения общества, то может формироваться новое дело и уточняться номенклатура дел подразделения. Об этих изменениях сообщается в соответствующий архив.

9.14. На основе номенклатур дел подразделений аппарата управления отдел архивов составляет сводную номенклатуру дел аппарата управления общества, которая визируется начальником отдела архивов и подписывается начальником Департамента управления делами. После согласования с Центральной экспертной комиссией общества (ЦЭК) и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (ЭПК) она утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение N 18).

На основе номенклатур дел подразделений органа управления железной дороги архив железной дороги составляет сводную номенклатуру дел, которая после визирования руководителем архива железной дороги подписывается начальником службы управления делами. После согласования с экспертной комиссией железной дороги и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения она утверждается начальником железной дороги (приложение N 18).

9.15. Сводная номенклатура дел филиала (кроме железной дороги) и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, включает в себя номенклатуры дел соответственно подразделений органа управления филиала и структурного подразделения общества. Она составляется их службой делопроизводства, подписывается начальником этой службы и после согласования с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения общества и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения утверждается руководителем соответственно филиала или структурного подразделения общества.

9.16. Филиалы и структурные подразделения общества, не относящиеся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, не составляют отдельные сводные номенклатуры дел. Номенклатуры дел этих филиалов и структурных подразделений, которые ежегодно согласовываются с отделом архивов или архивом железной дороги, являются их сводными номенклатурами дел.

9.17. Сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества не реже одного раза в 5 лет согласовываются с архивным учреждением.

Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.18. Утвержденные сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества являются документами постоянного хранения и при формировании дел для архивного хранения включаются в качестве отдельных дел соответственно в номенклатуру дел Департамента управления делами, номенклатуру дел службы управления делами железной дороги и номенклатуру дел службы делопроизводства филиала и структурного подразделения общества.

9.19. Последовательность разделов сводной номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества соответствует их утвержденной структуре, а в качестве названий ее разделов используются наименования подразделений аппарата управления общества, подразделений филиала и структурного подразделения общества.

9.20. Номенклатуры дел подразделений общества и сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества заполняются в следующем порядке.

В графе 1 указывается индекс каждого дела, который состоит из буквенного обозначения входящего в состав подразделения общества управления, службы и отдела и порядкового номера дела (отдельная нумерация для каждого управления, службы, отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел - ЦЭУм-5, где ЦЭУм - буквенное обозначение отдела Департамента экономики и 5 - порядковый номер дела. В подразделениях общества, не имеющих в своем составе управлений, служб, отделов, индекс дела состоит из буквенного обозначения подразделения общества и порядкового номера дела.

В графе 2 указывается заголовок дела (тома, части). Заголовки дел должны быть краткими и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Заголовок дела состоит из элементов, которые располагаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка с корреспондентами, документы к заседаниям совета директоров, правления общества, документы к совещаниям у президента и др.) или наименование вида документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества, а также подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, сформировавшего дело; наименование организации, которой адресуют или от которой получают документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовке дела, содержащего документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, при наименовании дела употребляется термин "документы", после которого указываются в скобках основные разновидности документов, которые должны быть помещены в этом деле. Например: "Документы (доклады, планы, списки, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок железнодорожного транспорта".

В заголовке дела, содержащего переписку с однородными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с филиалами ОАО "РЖД" о подготовке и передаче научно-технической документации на архивное хранение".

В заголовке дела, содержащего переписку с разными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается вопрос, по которому велась переписка. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам реформирования железнодорожного транспорта".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ОАО "Всероссийский научно-исследовательский институт железнодорожного транспорта" (ОАО "ВНИИЖТ") по вопросам научно-методической работы".

В заголовке дела, касающегося одного субъекта Российской Федерации или административно-территориального образования, указывается его название. Например: "Переписка с администрацией Орловской области об обеспечении перевозок продукции агропромышленного комплекса области". Если содержание дела касается нескольких субъектов Российской Федерации или административно-территориальных образований одного вида, в заголовке дела указываются не конкретные названия, а их общее видовое название. Например: "Переписка с главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских железнодорожных перевозок".

В заголовке дела, содержащего плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Снабжение", "Справочные материалы", "Входящие документы" и т.п., а также вводных слов и усложненных оборотов.

В графе 3, заполняемой по окончании года, указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с перечнями типовых документов и научно-технических документов и перечнем документов общества.

В графе 5 делаются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое подразделение общества, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие отметки.

9.21. По окончании года в конце номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) подразделения общества работником службы делопроизводства (работником архива) делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных в этом году дел (томов, частей) постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой "ЭПК".

Итоговая запись в номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, в сводной номенклатуре дел - начальником архива.

Данные итоговой записи передаются до 1 февраля в соответствующий архив.

Формирование дел

9.22. Формирование дела - это группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Дела в подразделениях общества формируются их службами делопроизводства.

При формировании в управлениях, службах и отделах, входящих в состав подразделений общества, отдельных дел, обусловленных спецификой их деятельности, назначается должностное лицо, ответственное за формирование таких дел.

Методическое руководство формированием дел осуществляется отделом архивов (архивом железной дороги).

9.23. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции и другие документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов. Внутри дела документы размещаются по их номерам или в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности помещаются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, правила, инструкции и другие документы, утвержденные приказами и распоряжениями, помещаются в дело вместе с этими приказами и распоряжениями.

Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри которых располагаются по номерам документов или в хронологическом порядке.

9.24. В отдельные дела помещаются официально поступившие федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и выписки из них, акты федеральных органов исполнительной власти и другие документы этих органов.

Все документы об исполнении находящегося на контроле поручения (указания) Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации помещаются вместе с поручением (указанием) в отдельное дело.

Документы совета директоров и правления общества помещаются в отдельные дела - протоколы заседаний совета директоров общества с документами к этим заседаниям и протоколы заседаний правления общества с документами к этим заседаниям.

9.25. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

в дело могут помещаться только исполненные и правильно оформленные документы, относящиеся к этому делу (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре);

в дело помещаются документы одного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения помещаются в отдельные дела;

в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, а также черновики и лишние экземпляры документов;

объем дела (тома) не должен превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины);

если дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом томе (части) ставится индекс, заголовок дела и номер тома (части).

9.26. В процессе формирования дела служба делопроизводства проверяет правильность помещения документов в дело в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел, а также наличие подписи, даты, индекса, отметки об исполнителе, заверительной подписи, отметки "В дело...". Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.27. Документы, прилагаемые к основному документу, помещаются независимо от даты их составления вместе с основным документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела.

9.28. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, то есть сначала наиболее ранние документы. Запрос и ответ помещаются в одно дело. Документ-ответ располагается после документа-запроса.

Если документ-ответ готовится подразделением аппарата управления, а отправляется через отдел документационного обеспечения за подписью президента (вице-президента), то и запрос, и ответ должны быть в деле, формируемом Департаментом управления делами.

9.29. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения входящие документы, которые исполнены и ответы на которые отправлены подразделением общества, помещаются (запрос и ответ) в дело подразделения (кроме документов со штампом "Подлежит возврату", которые возвращаются в отдел документационного обеспечения).

В аналогичном порядке помещаются документы в дела филиалов и структурных подразделений общества.

9.30. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы помещаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например, отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, помещается в дело за 2010 год; план на 2012 год, составленный в 2011 году, помещается в дело за 2012 год.

Проекты планов, смет и других аналогичных документов помещаются в дела отдельно от утвержденных документов.

9.31. В дело с перепиской по какому-либо вопросу помещаются в хронологическом порядке все документы, связанные с решением этого вопроса: сначала инициативный документ, а затем другие относящиеся к данному вопросу документы.

Документы переписки, начавшейся в предыдущем году, помещаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

Экспертиза ценности документов

9.32. Экспертиза ценности документов - это установление по соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов для определения сроков хранения и отбора их на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел, при проверке правильности отнесения документов к делам и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

9.33. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на архивное хранение образуются:

в аппарате управления общества - Центральная экспертная комиссия общества, состав которой утверждает президент, и экспертные комиссии подразделений аппарата управления, состав которых утверждают их руководители;

в филиалах и структурных подразделениях общества - экспертные комиссии филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители филиалов и структурных подразделений. При необходимости могут создаваться экспертные комиссии управлений, служб и отделов филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители этих филиалов и структурных подразделений.

9.34. Функции, права и организация работы Центральной экспертной комиссии общества определяются положением об этой комиссии, утверждаемым президентом.

9.35. Функции, права и порядок работы экспертных комиссий подразделений общества устанавливаются руководителями подразделений в соответствии с типовым положением об экспертной комиссии подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, утверждаемым президентом.

9.36. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно работниками служб делопроизводства подразделений общества совместно с соответствующими экспертными комиссиями под методическим руководством Центральной экспертной комиссии общества и отдела архивов (архива железной дороги).

9.37. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор:

документов постоянного и долговременного хранения для передачи на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой "ЭПК", которые могут иметь научно-историческое или иное значение, для передачи в установленном порядке на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения, включая документы с пометкой "До минования надобности", для дальнейшего хранения в подразделениях общества;

документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

9.38. Отбор документов на постоянное, долговременное и временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению проводится на основании перечней типовых документов и научно-технических документов, перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой содержания документов в делах путем полистного их просмотра. Отбор документов на хранение и к уничтожению без полистного просмотра, а только на основании заголовков дел, указанных на обложках, не допускается.

Если при полистном просмотре в делах документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой "ЭПК" выявляются документы, подлежащие постоянному хранению, то они помещаются в дела с однородными документами или оформляются в самостоятельные дела.

9.39. На архивное хранение отбираются подлинники документов. В случае их отсутствия на хранение отбираются их копии.

9.40. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимают Центральная экспертная комиссия общества и экспертные комиссии подразделений общества в соответствии с их компетенцией.

9.41. По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельно архивные описи дел постоянного хранения, архивные описи дел долговременного хранения и архивные описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Составление архивных описей дел

9.42. Архивная опись дел (далее - опись дел), по которой ведется их прием-передача на архивное хранение, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей), указываемых в хронологическом порядке (по годам), и других сведений о делах.

Описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения не составляются, кроме случаев ликвидации (упразднения) подразделений общества, когда такая опись составляется на дела, сроки хранения которых не истекли.

Опись дел должна иметь заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращений. Заглавный лист оформляется по следующей форме:

9.43. В оглавлении, как правило, указываются предисловие, список используемых сокращений (составляемый при необходимости), названия разделов и подразделов, включенных в раздел описи дел.

Напротив названия каждого раздела и подраздела указываются номера соответствующих листов описи дел.

Оглавление помещается в начале описи дел после заглавного листа.

9.44. Предисловие к описи дел составляется подразделением общества, которое готовит дела к приему-сдаче на архивное хранение (фондообразователем).

Предисловие составляется как общее, ко всем описям дел фонда, так и к каждой описи дел.

Предисловие составляется с учетом рекомендаций и требований отдела архивов, архива железной дороги и архивного учреждения.

В предисловии, составленном ко всем описям дел фонда, в частности, излагаются:

история фондообразователя и фонда;

состав и содержание документов описи дел (при этом выделяются наиболее типичные по виду и содержанию группы дел);

сведения об основных направлениях деятельности и структуре подразделения общества за период, который охватывается описью дел;

краткая характеристика содержащейся в описи дел информации о структурных подразделениях, находящихся в составе подразделений общества или в их ведении;

особенности формирования, описания и систематизации дел;

состав справочного аппарата к описи дел и порядок пользования им.

9.45. В список сокращений вносятся обычно используемые в описи дел сокращения слов и понятий, сокращенные обозначения названий подразделений общества, другие сокращения.

В список сокращений не включаются общепринятые сокращения слов ("г." - год, "п." - пункт и др.).

Сокращения в списке помещаются слева в алфавитном порядке, затем через тире - полное написание сокращенных слов.

9.46. В каждом подразделении общества описи дел составляются службой делопроизводства ежегодно в трех экземплярах. Описи дел представляются в соответствующий архив через один год после завершения дел делопроизводством.

9.47. Заголовки дел в описях дел систематизируются в соответствии с номенклатурой дел подразделений общества.

Заголовки переходящих дел вносятся в опись дел того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи дел каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ... год N ...".

При внесении в опись дел одинаковых заголовков дел каждый из них пишется полностью, как и другие сведения о делах. Заголовок дела размещается на одной странице описи дел без переноса на другую страницу.

Каждый заголовок дела (тома, части) имеет по описи дел самостоятельный порядковый номер.

9.48. Опись дел подразделения общества ведется по единой нумерации. Количество дел в одной описи, как правило, не должно превышать число 9999. Ведение описи по новой нумерации согласовывается с соответствующим архивом (архивным учреждением).

9.49. Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу подразделений аппарата управления после согласования с экспертными комиссиями утверждает руководитель подразделения аппарата управления (приложение N 19).

Указанные описи дел передаются в отдел архивов, который на их основе составляет годовые разделы сводных описей дел аппарата управления общества.

Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу филиалов и структурных подразделений общества составляются, согласовываются и утверждаются в аналогичном порядке.

9.50. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аппарата управления общества составляется отделом архивов в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годового раздела сводной описи дел он утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение N 20).

9.51. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения филиала и структурного подразделения общества составляется архивами филиалов и структурных подразделений в четырех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После утверждения экспертно-проверочной комиссией годового раздела сводной описи дел он утверждается руководителем филиала или структурного подразделения (приложение N 20).

9.52. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу аппарата управления общества (филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации) составляется в трех экземплярах отделом архивов (архивом железной дороги или работником, на которого возложены эти функции), согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества (экспертной комиссией филиала и структурного подразделения), затем с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, а филиала или структурного подразделения - их руководителями (приложение N 20).

9.53. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется в трех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала, структурного подразделения, а также с экспертной комиссией железной дороги, на территории которой они осуществляют свою деятельность, и утверждается руководителем филиала или структурного подразделения.

9.54. Годовой раздел сводной описи дел долговременного хранения (за исключением дел по личному составу) подразделений общества составляется в трех экземплярах и оформляется аналогично годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения, но экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не утверждается.

9.55. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения учитываются по номенклатуре дел и хранятся в подразделениях общества в соответствии с установленными сроками хранения.

Отбор документов к уничтожению

9.56. Отбор документов к уничтожению и составление в подразделениях общества актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21), производится после составления описей дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу за период проведения экспертизы ценности документов, определяемый датами самого раннего и самого позднего документов, прошедших экспертизу ценности.

9.57. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, которые хранятся в отделе архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией общества и утверждаются начальником Департамента управления делами.

9.58. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы подразделений аппарата управления за период проведения экспертизы ценности документов, согласовываются с экспертной комиссией подразделения аппарата управления и после визирования начальником отдела архивов утверждаются руководителем подразделения аппарата управления.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы филиалов и структурных подразделений общества за указанный период, согласовываются с экспертной комиссией филиала и структурного подразделения и после визирования руководителем архива железной дороги, другого филиала, структурного подразделения утверждаются соответственно начальником железной дороги, руководителем филиала или структурного подразделения.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и описи дел рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий подразделений общества одновременно.

9.59. Составленные за период проведения экспертизы ценности документов и согласованные с Центральной экспертной комиссией общества и экспертной комиссией подразделения общества акты о выделении к уничтожению документов аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, не подлежащих хранению, имеющих отметку "ЭПК", утверждаются соответственно вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, руководителями филиалов и структурных подразделений только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения сводных описей дел постоянного хранения.

После этого разрешается уничтожить в установленном порядке документы (дела, единицы хранения), включенные в эти акты.

9.60. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются документы (дела, единицы хранения), срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, законченные делопроизводством в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть уничтожены с 1 января 2013 г., с 5-летним сроком хранения - с 1 января 2015 г.

9.61. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются, как правило, на дела всего подразделения общества. Если в акте указаны дела лишь отдельных управлений, служб, отделов в составе подразделения общества, то наименования этих управлений, служб и отделов приводятся в акте перед группой заголовков относящихся к ним дел.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

9.62. Документы, подлежащие уничтожению, подразделения аппарата управления сдают на переработку (утилизацию) в Административно-хозяйственное управление.

Порядок уничтожения документов в филиалах и структурных подразделениях общества определяется их руководителями.

Лица, виновные в незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оформление дел, передаваемых на архивное хранение

9.63. Оформление дел, передаваемых на архивное хранение, включает комплекс работ по подготовке их к хранению. Дела оформляются при их заведении и по окончании года службами делопроизводства подразделений общества.

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

9.64. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.65. При полном оформлении дела документы должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце) и подшиты в четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу простым карандашом. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются в левом верхнем углу их оборотной стороны.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист, с проставлением номера в правом верхнем углу. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то этот документ и каждый подклеенный к нему документ нумеруются отдельно.

Листы большого формата, подшитые за один край, нумеруются в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивается и нумеруется как один лист.

При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруется сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.66. После завершения нумерации листов составляется лист - заверитель дела, помещаемый в конце дела. На нем указываются цифрами и прописью количество листов, особенности отдельных документов, например, чертеж, фотография, рисунок, а также пропущенные номера листов.

Если обнаружена ошибка в нумерации листов, возможно присвоение листам литерных номеров (1а или 5 а, 5 б, 5 в), о чем делается отметка в листе - заверителе дела.

В случае большого количества ошибок, допущенных при нумерации, проводится перенумерация листов: старые номера зачеркиваются карандашом одной косой чертой, а рядом ставится новый номер (запрещается подтирка и исправление старых номеров). В конце дела помещается новый лист - заверитель дела, при этом старый лист - заверитель дела зачеркивается и сохраняется в деле.

В листе-заверителе дела указываются при необходимости особенности физического состояния дела (документов) - разорван лист, документ склеен или залит чернилами и др., а также особенности формирования дела, например, помещение в дело документа большого формата и др.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления. Количество листов в деле, соответствующее количеству, указанному в листе - заверителе дела, указывается на обложке дела.

9.67. Лист - заверитель дела составляется по следующей форме:

О последующем изменении состава и состояния дела (повреждении, замене документов и др.) оформляется соответствующий акт, что отмечается в листе - заверителе дела.

9.68. Для каждого дела с документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу составляется внутренняя опись документов по следующей форме:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов единицы хранения (дела) N ______

9.69. Внутренняя опись документов единицы хранения (дела) помещается в начале дела и включает в себя индексы, номера и даты документов, их заголовки и номера соответствующих листов, на которых расположен каждый документ.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество на листе-заверителе дела обозначается после общего количества листов единицы хранения (дела) через знак "+".

Внутренняя опись документов завершается итоговой записью, в которой указываются количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, и подписывается составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления описи.

Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменение состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражается в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты.

9.70. На обложках дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу указываются следующие реквизиты:

полное наименование общества (в именительном падеже) с указанием под ним в скобках его официального сокращенного наименования;

наименование подразделения общества (в соответствии со структурой общества на момент заведения дела);

номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

заголовок дела по сводной номенклатуре дел аппарата управления общества, филиала или структурного подразделения. На обложке личного дела пишется "Личное дело ..." вместо "Дело N ... том N ...", а в заголовке дела указывается фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже;

даты начала и окончания (крайние даты) дела, оформляемые словесно-цифровым способом. Датой начала дела считается дата самого раннего документа дела, а датой окончания - дата самого позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего документов, дата соответствующего внутреннего документа общества).

Крайними датами дела, содержащего протоколы совещаний и заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

При определении даты начала и окончания дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело;

количество листов в деле согласно листу - заверителю дела, которое указывается после окончания дела;

срок хранения дела, который должен соответствовать сроку хранения, указанному в перечнях типовых документов и научно-технических документов или в перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах долговременного хранения указывается срок хранения согласно этим перечням, на делах по личному составу пишется "Хранить 75 лет";

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который пишется чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел.

На обложках дел предусматривается место для наименования архивного учреждения и кодов архивного учреждения и общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), которые ставятся при передаче дел на хранение в архивное учреждение.

9.71. По окончании года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, заведенных по номенклатуре дел подразделения общества, вносятся необходимые уточнения:

если наименование подразделения общества изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке пишется новое наименование, а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел, содержащих приказы и распоряжения, указываются номера этих документов;

если переписка сформирована в дело из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а затем заголовок каждого тома;

указывается число, месяц, год начала и окончания дела (тома);

если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год образования дела, то на его обложке под датой делается оговорка: "Имеются документы за ... годы";

на обложке дела указывается количество листов в деле, которое должно совпадать с количеством листов, указанным в листе - заверителе дела;

при внесении заголовков дел в опись дел на обложке дела указываются номер дела по описи и - по согласованию с отделом архивов, архивом железной дороги или архивным учреждением - номера описи и фонда документов соответствующего подразделения общества.

Надписи на обложках дел следует делать четко, светостойкими черными чернилами или тушью.

9.72. Дела подразделений общества с момента их заведения и до сдачи в архив хранятся в помещении, где располагается служба делопроизводства, или в другом специально отведенном закрывающемся помещении.

Дела располагаются в закрывающихся шкафах, корешками наружу, в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять документы от пыли и воздействия солнечного света и обеспечивать их сохранность.

9.73. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые могут храниться в скоросшивателях, листы этих дел не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела и лист - заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Передача дел на архивное хранение

9.74. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу передаются:

в отдел архивов - дела подразделений аппарата управления через 5 лет после завершения их делопроизводством.

Дела филиалов и структурных подразделений общества, находящихся в г. Москве и включенных в согласованный с архивным учреждением перечень подразделений общества, дела которых сдаются на государственное хранение отделом архивов, передаются в случае их ликвидации (упразднения) в отдел архивов, если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы железных дорог - дела органа управления железной дороги и ее структурных подразделений через 5 лет после завершения их делопроизводством, а также дела филиалов и структурных подразделений общества (за исключением относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации и заключивших договоры с архивным учреждением на прием-передачу документов), деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, в случае их ликвидации (упразднения), если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества - дела этих филиалов и подразделений;

в архивные учреждения - дела аппарата управления общества, а также филиалов и структурных подразделений общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Передача этих дел осуществляется в соответствии с условиями договора с архивным учреждением на прием-передачу документов постоянного и долговременного хранения.

Дела постоянного хранения региональных подразделений относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации филиалов и структурных подразделений общества, деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, передаются в архивы железных дорог через 5 лет после завершения их делопроизводством, а дела по личному составу - в случае ликвидации (упразднения) этих подразделений, если иное не предусмотрено другими документами общества.

9.75. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архивы, а хранятся в подразделениях общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

В случае ликвидации (упразднения) подразделения общества дела временного хранения, срок хранения которых не истек, могут передаваться в архив по описям дел и номенклатуре дел с составлением акта приема-передачи. В этом случае указанные дела оформляются в соответствии с требованиями архива (нумерация листов дела, составление внутренних описей дел и др.).

9.76. Передача дел (за весь год) в отдел архивов, архивы филиалов и структурных подразделений общества производится, как правило, один раз в год по графику, составляемому этими архивами и утверждаемому соответственно начальником Департамента управления делами и руководителями филиалов и структурных подразделений общества.

9.77. В период подготовки подразделениями общества дел к передаче на хранение в отдел архивов, архив филиала или структурного подразделения общества проверяется соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел, и оформление дел согласно требованиям их подготовки к архивному хранению. Выявленные архивом недостатки должны быть устранены подразделениями общества в месячный срок.

9.78. Прием-передачу каждого дела производят работник отдела архивов либо архива филиала или структурного подразделения общества и работник службы делопроизводства, сдающей дела. На всех экземплярах описи дел делается отметка о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел и дата приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник службы делопроизводства, передавший дела, и работник отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения.

После оформления приема-передачи дел один экземпляр описи дел возвращается работнику, сдавшему дела.

9.79. Прием дел отделом архивов, архивом филиала или структурного подразделения общества оформляется актом приема-передачи, который подписывают руководитель службы делопроизводства, передавшей дела, и руководитель (работник) принявшего их архива.

9.80. В случае реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества его служба делопроизводства в период проведения связанных с этим мероприятий формирует в дела все имеющиеся документы постоянного, долговременного, в том числе по личному составу, а также временного хранения, срок хранения которых не истек, оформляет дела и составляет описи дел.

Служба делопроизводства реорганизуемого подразделения общества передает оформленные дела службе делопроизводства правопреемника, служба делопроизводства ликвидируемого (упраздняемого) подразделения - в соответствующий архив, если иное не предусмотрено другими документами общества.

Передача дел производится до завершения установленного срока реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества и осуществляется по описям дел и номенклатуре дел реорганизуемого или ликвидируемого (упраздняемого) подразделения общества, с оформлением акта приема-передачи дел.

Использование архивных документов

9.81. Работники подразделений общества при выполнении служебных обязанностей и поручений руководителей могут пользоваться, как правило, копиями документов, находящихся на хранении в службе делопроизводства до сдачи их в архив, и документов, находящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества.

9.82. Получение в отделе архивов подразделениями общества учредительных, внутренних и иных документов общества, необходимых для представления в регистрирующие органы, производится в соответствии с регламентом взаимодействия структурных подразделений общества с Правовым департаментом по вопросам получения документов, необходимых для представления в регистрирующие органы.

9.83. Подразделения общества могут выдавать хранящиеся у них документы (дела) во временное пользование своим работникам, как правило, не более чем на один месяц.

О каждом выданном документе (деле) делается запись в специальной книге, и на каждый такой документ (дело) заполняется карточка-заместитель (ее ставят на место выданного документа или дела), в которой указываются номер документа (дела), дата его выдачи, работник, которому он выдан, и наименование отдела (управления, службы) подразделения, где он работает, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме документа (дела).

Не разрешается работать с архивными документами вне служебных помещений, вносить в них правки, делать пометки.

9.84. Копии документов, хранящихся в отделе архивов, архиве железной дороги, в архивах других филиалов и структурных подразделений общества, могут быть выданы работникам подразделений общества, а также учреждениям общества, дочерним и зависимым обществам по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости получения документа и указанием фамилии работника, которому поручено его получить) с разрешения начальника Департамента управления делами или руководителя соответствующей службы управления делами или службы делопроизводства.

9.85. Выдача сторонним организациям каких-либо документов, находящихся в текущем делопроизводстве, не разрешается.

Сторонним организациям могут выдаваться копии документов, хранящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества, по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости получения документов) с разрешения соответственно начальника Департамента управления делами, руководителя службы управления делами или службы делопроизводства.

9.86. Выдача (изъятие) документов (по требованию судебных, следственных, налоговых и других органов) производится:

документов, хранящихся в отделе архивов, - с разрешения президента (лица, осуществляющего его полномочия) или первого вице-президента;

документов, хранящихся в архивах филиалов и структурных подразделений общества, - с разрешения руководителей этих филиалов и структурных подразделений или лиц, осуществляющих их полномочия.

В дело помещаются копия изъятого документа и акт о его изъятии.

9.87. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. N 19.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

9.88. Архивные справки, копии и выписки выдаются гражданам на основании поступившего в архив их письменного запроса, в котором изложено существо запроса, указаны фамилия, имя и отчество заявителя, его адрес, телефон, дата и личная подпись.

Запросы, в которых отсутствуют фамилия, адрес и подпись заявителя, считаются анонимными и не рассматриваются.

9.89. Срок исполнения запроса граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней с даты регистрации поступившего запроса. При сложном запросе срок может быть продлен руководителем подразделения, в состав которого входит архив, но не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запроса с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с даты регистрации запроса.

Ошибочно поступившие в архив запросы пересылаются в 5-дневный срок с даты поступления по принадлежности в другие архивы (организации), о чем незамедлительно информируется заявитель.

9.90. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника, по данным которого составлена такая справка.

Для составления архивных справок социального характера на основании хранящихся в архивах специфических документов (бухгалтерских, технических, графиков и др.) могут привлекаться работники подразделений общества - специалисты соответствующего профиля.

В архивной справке указываются вид документов, даты, регистрационные номера и их заголовки, а также излагаются имеющиеся в этих документах сведения, относящиеся к вопросу обращения. Изложение должно соответствовать хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя документа о содержании использованных документов.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов, названия печатных изданий, использовавшихся для составления архивной справки.

Архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов могут быть указаны в архивной справке сразу после изложения каждого факта или события.

Архивная справка, выданная отделом архивов, подписывается его начальником (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью отдела архивов.

Архивная справка, выданная архивом филиала или структурного подразделения, подписывается руководителем этого архива (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью архива.

В архивной справке объемом более одного листа листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены. В месте скрепления ставится подпись начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и печать.

Копия выданной архивной справки хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

9.91. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Соответствие выданных архивных копий подлиннику и соответствие выписок из документа подлиннику подтверждается подписью начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью этого отдела (архива).

Архивная выписка делается только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полностью часть документа, относящуюся к запросу.

На обороте каждого листа архивной копии и выписки проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивного документа. Все листы архивной копии и выписки скрепляются, и в месте скрепления ставится подпись руководителя архива (работника, на которого возложены эти функции) и печать архива.

Слова и фразы подлинника документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

9.92. Архивные справки и выписки из документов оформляются:

выдаваемые отделом архивов - на бланке письма отдела архивов;

выдаваемые архивом филиала или структурного подразделения - на бланке письма этого архива.

На этих бланках указывается их название: "Архивная справка", "Архивная выписка". При изготовлении фото- или ксерокопий документа указанные бланки не используются.

9.93. Архивные справки, копии и выписки из документов направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции), заказным почтовым отправлением.

Архивные справки, копии и выписки выдаются под расписку заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам - по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на копии полученного им документа, которая остается в делах архива, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а получатель-родственник или доверенное лицо - с указанием также данных нотариально удостоверенной доверенности либо с приложением ее копии.

9.94. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцу (заявителю), его родственникам или доверенным лицам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовой книжки и других не полученных им в свое время документов.

Указанные документы выдаются заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам - по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности:

начальником отдела архивов (работником, на которого возложены эти функции) - документы, хранящиеся в отделе архивов;

руководителем архива филиала и структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) - документы, хранящиеся в архиве филиала или структурного подразделения.

Указанные документы могут быть высланы заявителю заказным почтовым отправлением.

9.95. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений ответ составляется на бланке письма отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения общества и подписывается начальником этого отдела, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции).

В ответе пишется об отсутствии в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.

Если в архиве отсутствуют необходимые документы вследствие их утраты, письмо с указанием этого факта подписывается начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью.