III. Порядок ведения личного дела сотрудника
III. Порядок ведения личного дела сотрудника 
16. Личное дело сотрудника <1> является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.
--------------------------------
<1> Далее - "личное дело".
17. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну <1>.
--------------------------------
<1> Часть 5 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".
18. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
19. Личные дела ведутся по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению (личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации <1>).
--------------------------------
<1> Указ Президента Российской Федерации от 7 июня 2013 г. N 547 "О порядке прикомандирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям и обеспечения их денежным довольствием".
19.1. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности руководителей (начальников) и заместителей руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России на окружном и региональном уровнях, оперативных бюро МВД России, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, образовательных и научных организаций системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), сотрудников, прикомандированных к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям (за исключением Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации), осуществляется Департаментом государственной службы и кадров МВД России. Ведение личных дел иных сотрудников осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России по месту прохождения сотрудниками службы.
20. Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение N 8 к настоящему Положению). Количество учтенных номеров в инвентарной книге должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.
21. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел.
22. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.
23. При наличии на хранении более 500 личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел (приложение N 9 к настоящему Положению).
24. Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся:
24.1. В первой части: послужной список (приложение N 10 к настоящему Положению), документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка (приложение N 11 к настоящему Положению). В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.
24.2. Во второй части:
24.2.1. Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений.
24.2.2. Экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в органах внутренних дел.
24.2.3. Договор о полной материальной ответственности (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
24.2.4. Выписки из приказов о назначении на должность в органах внутренних дел, о временном исполнении сотрудником обязанностей по вышестоящей должности в органах внутренних дел, о совмещении обязанностей на службе в органах внутренних дел, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение МВД России, органа, организации, подразделения МВД России, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о приостановлении службы в органах внутренних дел, об увольнении со службы.
24.2.5. Представления к присвоению специальных званий.
24.2.6. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград.
24.2.7. Мотивированный отзыв и аттестационный лист.
24.2.7.1. Копия свидетельства о должности служащего и заключение о прохождении профессиональной подготовки.
24.2.8. Иные документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.
24.3. В третьей части:
24.3.1. Заявление с просьбой о поступлении на службу в органы внутренних дел (на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД России).
24.3.2. Личное поручительство (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
24.3.3. Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел.
24.3.4. Решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в органы внутренних дел.
24.3.5. Собственноручно заполненная и подписанная анкета.
24.3.6. Собственноручно написанная автобиография.
24.3.7. Иные документы, связанные с изучением данных о гражданине, поступающем на службу (кроме документов, которые хранятся в пятой части личного дела).
24.3.8. Заключение военно-врачебной комиссии.
24.3.9. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги.
24.3.10. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов об образовании и (или) о квалификации, копии документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу).
24.3.11. Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
24.3.12. Справка о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации <1>.
--------------------------------
<1> Приложение N 2 к Инструкции о порядке ведения и использования банка данных дактилоскопической информации, формируемого на базе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 4 сентября 2013 г. N 665дсп (зарегистрирован в Минюсте России 20 января 2014 года, регистрационный N 31047).
24.4. В четвертой части: архивные материалы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел, документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, копии заключений по результатам служебных проверок, удостоверений к государственным и ведомственным наградам, копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего военную службу по контракту.
24.5. В пятой части: материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключение о профессиональной психологической пригодности.
24.6. В шестой части: сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме, установленной законодательством Российской Федерации.
25. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником. Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.
26. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.
27. Не допускается внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой.
28. Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.
29. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет <1>, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел.
--------------------------------
<1> За исключением штатных негласных сотрудников.
30. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:
30.1. В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в органах внутренних дел, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях системы МВД России на должностях курсантов и слушателей). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных по установленной форме справок организаций и учреждений.
30.2. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах внутренних дел, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.
30.3. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России в случае увольнения сотрудника со службы.
30.4. В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестационного листа.
30.5. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях.
30.6. Наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа внутренних дел, издавшего его.
30.7. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.
30.8. В раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями.
30.9. В раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД России, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий.
30.10. В разделе 19 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.
31. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России.
32. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент проведения проверки сообщенных им сведений работает по трудовому договору, и копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.
33. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.
34. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.
35. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.
36. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.
37. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.
38. Документы, хранящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к личному делу.
39. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.
40. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России.
41. При назначении сотрудников, ранее проходивших службу в органах, организациях, подразделениях МВД России на должностях штатных негласных сотрудников, в порядке перевода, на должности, не относящиеся к данной категории, документы, приобщенные к их личным делам и имеющие гриф секретности, превышающий гриф "секретно", подлежат рассекречиванию либо изъятию в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 <1>. Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России, разрешившего изъятие документа. Изъятые из личных дел документы хранятся в органе, организации, подразделении МВД России, осуществившем изъятие, в отдельном номенклатурном деле со сроком хранения, равным сроку хранения личного дела.
--------------------------------
<1> Зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160.
42. До приобщения к личному делу сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами:
42.1. Приказами (копиями или выписками из приказов), отражающими прохождение службы в органах внутренних дел.
42.2. Документами об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначен на должность по результатам конкурса), испытании (если оно устанавливалось при поступлении на службу).
42.3. Мотивированным отзывом и аттестационным листом.
42.4. Утратил силу. - Приказ МВД России от 30.09.2016 N 615.
43. В случае изменения сведений, указанных в анкете, сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение органа, организации, подразделения МВД России с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела.
44. Выдача (высылка) личных дел с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД России производится по контрольной карточке личного дела (приложение N 12 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается орган, организация, подразделение МВД России, в которое выслано личное дело.
45. Решение о выдаче (высылке) личного дела принимается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России или руководителем (начальником) кадрового подразделения либо лицами, их замещающими, в 10-дневный срок со дня получения запроса.
46. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 1 месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.
47. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.
48. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня издания приказа о назначении на должность. В инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД России, в которое выслано личное дело.
49. Не реже 1 раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 представителей органа, организации, подразделения МВД России производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге).
50. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового и режимно-секретного подразделений органа, организации, подразделения МВД России.
51. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России.
52. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в органах внутренних дел, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.
53. Личные дела сотрудников, замещающих (замещавших) должности, указанные в пункте 19.1 настоящего Положения, и увольняемых со службы в органах внутренних дел, не позднее 5 дней направляются Департаментом государственной службы и кадров МВД России в соответствующий орган, организацию, подразделение МВД России по последнему месту прохождения ими службы.
