II. Порядок централизованного учета персональных данных сотрудника
II. Порядок централизованного учета персональных данных сотрудника 
4. Централизованный учет персональных данных сотрудника <1> осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел <2>.
--------------------------------
<1> Далее - "централизованный учет".
<2> Далее - "органы, организации, подразделения МВД России".
5. Централизованный учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.
6. В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется. Ведение документов и банков данных, указанных в пункте 2 настоящего Положения, в отношении указанных сотрудников осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
7. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет).
8. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования:
8.1. Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику.
8.2. Централизованный учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников органа, организации, подразделения МВД России.
9. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.
10. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) органов внутренних дел.
11. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.
12. Документами учета сотрудника являются:
12.1. Алфавитная карточка (приложение N 1 к настоящему Положению).
12.2. Служебная карточка (приложение N 2 к настоящему Положению).
12.3. Штатно-должностная книга (приложение N 3 к настоящему Положению).
12.4. Карточка пономерного учета (приложение N 4 к настоящему Положению).
12.5. Карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (приложение N 5 к настоящему Положению).
12.6. Карточка сотрудника, награжденного государственными наградами Российской Федерации (приложение N 6 к настоящему Положению).
12.1. Документы учета сотрудников, указанные в подпунктах 12.1, 12.4 (в отношении лиц среднего, старшего и высшего начальствующего состава), 12.5 и 12.6 настоящего Положения, ведутся в Департаменте государственной службы и кадров МВД России. Документы учета сотрудников, указанные в подпунктах 12.2, 12.3 и 12.4 (в отношении лиц рядового и младшего начальствующего состава) настоящего Положения, ведутся в органах, организациях, подразделениях МВД России.
13. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется карандашом. При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.
14. Сведения об изменении персональных данных сотрудника ежемесячно до 30 числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД России в Департамент государственной службы и кадров МВД России в объеме алфавитной карточки.
15. Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей (начальников) кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России, а в случае их отсутствия - на руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД России.
