VIII. Документация
VIII. Документация 
129. Системой качества должны быть установлены виды используемой документации, форматы и формы сбора данных, правила их документальной фиксации и оформления. Документация может вестись на бумажном носителе или в электронном виде.
130. Система качества должна включать в себя внутреннюю документацию, документацию, содержащую сведения об осуществлении процессов, и документацию, содержащую оценку соответствия осуществления процессов установленным внутренней документацией требованиями.
131. Руководитель организации должен организовать ведение документации:
а) определяющей действия персонала, выполнение технологического и других процессов, осуществление контроля качества, устанавливающей требования к объектам (материалам, помещениям, производственному оборудованию) и регламентирующей проведение проверок соответствия таким требованиям (далее - регламентирующая документация);
б) содержащей информацию для сведения (далее - информационная документация);
в) содержащей информацию и данные и (или) описывающей результаты деятельности (далее - описательная документация).
132. Для каждого производимого БМКП должен быть разработан технологический регламент производства, утверждаемый руководителем организации.
133. В зависимости от назначения технологические регламенты производства подразделяются на лабораторные и промышленные. Лабораторный технологический регламент определяет процесс производства БМКП в лабораторных условиях, обеспечивающий воспроизводимость технологического процесса, стабильный выпуск продукта и соблюдение правил техники безопасности.
134. Технологический регламент производства должен содержать следующие разделы:
а) спецификация на БМКП;
б) перечень используемых клеточных линий, лекарственных препаратов, фармацевтических субстанций, медицинских изделий с указанием количества каждого из них;
в) детальная схема технологического процесса производства БМКП;
г) аппаратная схема технологического процесса производства БМКП, наименование и характеристика используемого оборудования;
д) наименование и характеристика используемого биологического материала (спецификация на биологический материал);
е) наименование и характеристика иных материалов для производства БМКП, промежуточных продуктов производства БМКП (спецификации на материалы и промежуточные продукты производства БМКП);
ж) описание технологического процесса производства БМКП;
з) перечень технологических инструкций и применяемых операционных процедур;
и) перечень критичных для обеспечения стабильного качества БМКП параметров технологического процесса и контрольных точек;
к) методы контроля качества промежуточных продуктов производства БМКП;
л) расчет соотношения между количеством материалов для производства БМКП, и количеством БМКП, которое теоретически может быть получено с их использованием, и количеством фактически израсходованных при производстве БМКП материалов для производства БМКП, и количеством фактически произведенного БМКП с учетом допустимых отклонений (далее - материальный баланс);
м) обезвреживание отходов производства БМКП;
н) безопасная эксплуатация производства (характеристики опасностей производства и меры безопасности в ходе технологического процесса);
о) меры по охране окружающей среды;
п) информационные материалы.
135. Для каждого производимого БМКП в организации должна быть разработана нормативная документация на БМКП. Нормативная документация на БМКП утверждается руководителем организации.
136. Нормативная документация на БМКП должна содержать следующую информацию:
а) полное наименование документа;
б) тип биомедицинского клеточного продукта (аллогенный, аутологичный, комбинированный);
в) наименование БМКП, указание на его формы и количество (объем, масса, площадь);
г) описание основного механизма действия;
д) сведения о владельце регистрационного удостоверения БМКП, организации (при наличии);
е) спецификацию на БМКП (включая общее описание);
ж) состав БМКП (включая основной действующий компонент, описание клеточной линии (линий) и вспомогательный(ые) компонент(ы) на единицу упаковки);
з) показатели качества и методы их определения;
и) сведения об упаковке;
к) сведения о маркировке;
л) условия транспортировки;
м) условия хранения;
н) срок годности.
137. В случае если в состав БМКП входит лекарственный препарат, фармацевтическая субстанция и (или) медицинское изделие, то в нормативной документации на БМКП дополнительно указывается следующая информация в отношении каждого лекарственного препарата, фармацевтической субстанции и (или) медицинского изделия, входящего в состав БМКП:
а) наименование;
б) фармакотерапевтическая группа по анатомо-терапевтическо-химической классификации (для лекарственных препаратов и фармацевтических субстанций);
в) вид (для медицинских изделий);
г) количественное содержание;
д) качественный состав;
е) производитель и страна производства;
ж) номер и дата выдачи регистрационного удостоверения (для лекарственных препаратов и медицинских изделий);
з) уникальный номер реестровой записи государственного реестра медицинских изделий и организаций (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих производство и изготовление медицинских изделий (для медицинских изделий) <6>;
--------------------------------
<6> Часть 10 статьи 38 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2013, N 48, ст. 6165; 2016, N 18, ст. 2488).
и) номер реестровой записи государственного реестра лекарственных средств (для фармацевтических субстанций) <7>.
--------------------------------
<7> Статья 33 Федерального закона от 12 апреля 2010 г. 61-ФЗ "Об обращении лекарственных средств" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 16, ст. 1815; 2014, N 52, ст. 7540; 2016, N 27, ст. 4283; 2018, N 1, ст. 9).
138. Для каждого производимого БМКП в организации должны быть разработаны и утверждены руководителем организации технологические инструкции по производству БМКП и инструкции по упаковке БМКП.
139. Технологическая инструкция по производству БМКП должна содержать:
а) сведения о месте нахождения производства БМКП и об оборудовании, которое необходимо использовать при производстве БМКП;
б) описание процедур или указание на процедуры, которые используются для подготовки производственного оборудования (например, очистка, монтаж, калибровка, стерилизация);
в) инструкции по проверке состояния оборудования и рабочего места перед началом выполнения технологической операции;
г) перечень необходимых материалов для производства БМКП, включая их характеристики и количество, с указанием кода или номера, относящихся к спецификациям на каждый материал;
д) описание каждой технологической операции технологического процесса;
е) инструкции по внутрипроцессному контролю и описание контрольных образцов;
ж) требования к хранению материалов для производства БМКП, промежуточных продуктов производства БМКП, БМКП, включая описание тары (упаковки), маркировку и специальные условия хранения (при необходимости);
з) инструкции по подготовке образцов промежуточных продуктов производства БМКП и БМКП для контроля качества;
и) инструкции по подготовке образцов для архивирования (при необходимости);
к) специальные меры предосторожности.
140. Для каждого размера и типа упаковки БМКП руководителем организации должна быть утверждена инструкция по упаковке БМКП, включающая следующие сведения:
а) наименование БМКП, включая номер серии или код нефасованного БМКП, а также номер серии БМКП;
б) описание формы и количества (объема, массы, площади) БМКП, если спецификация на БМКП содержит такую информацию;
в) количество (объем, масса, площадь) БМКП в упаковке;
г) перечень упаковочных материалов, включая их характеристики и количество, с указанием кода или номера, относящегося к каждому упаковочному материалу;
д) инструкции по проверке качества очистки используемого оборудования и рабочего места и их готовности к использованию;
е) описание процесса упаковки БМКП, включая вспомогательные операции;
ж) перечень используемого оборудования;
з) требования к хранению БМКП, включая тару, маркировку и специальные условия хранения (при необходимости);
и) инструкции по подготовке образцов упаковки для контроля качества;
к) инструкции по подготовке образцов упаковки для архивирования;
л) специальные меры предосторожности.
141. Записи (протоколы) по производству серии БМКП должны содержать сведения, определяемые технологическим регламентом производства и технологическими инструкциями по производству БМКП, в том числе:
а) наименование и номер серии БМКП;
б) дату и время начала и завершения технологического процесса, а также основных промежуточных стадий;
в) фамилию и инициалы оператора каждой технологической операции и лица, осуществившего проверку выполнения технологической операции;
г) фактически использованное количество каждого вида биологических материалов;
д) фактически использованное количество и номер серии каждого вида иных материалов для производства БМКП;
е) фактически использованное количество каждого вида промежуточных продуктов производства БМКП;
ж) основные технологические операции или действия, с указанием использованного оборудования;
з) записи по приготовлению образцов для контроля качества и внутрипроцессному контролю с указанием исполнителей и полученных результатов;
и) о выходе промежуточных продуктов производства БМКП на различных стадиях технологического процесса;
к) описание отклонений от технологического регламента производства и технологических инструкций, подписанное лицом, уполномоченным руководителем организации, с указанием даты;
л) дату и подпись лица, ответственного за осуществление технологического процесса.
Записи (протоколы) по производству серии БМКП должны вестись одновременно с выполнением соответствующей операции.
142. Записи (протоколы) по упаковке серии БМКП (части серии БМКП) должны содержать сведения, определенные в инструкции по упаковке БМКП, в том числе:
а) наименование и номер серии БМКП;
б) дату (даты) и время проведения операций по упаковке;
в) фамилию(и) и инициалы оператора(ов) каждой основной технологической операции и лиц(а), осуществивших проверку технологической операции;
г) записи о проверках идентичности и соответствия инструкциям по упаковке БМКП, включая результаты внутрипроцессного контроля (при его проведении);
д) об осуществленных операциях по упаковке, включая перечень использованного оборудования и упаковочных линий (при использовании);
е) об отклонениях от порядка осуществления технологических операций с приложением подписанного лицом, уполномоченным руководителем организации, разрешением на такое отклонение от инструкций по упаковке;
ж) о количестве, номерах, наименованиях упаковочных материалов и нефасованного БМКП, которые были выданы, использованы, уничтожены или возвращены на склад, а также о количестве упакованного БМКП;
з) подпись лица, ответственного за процесс упаковки, с указанием даты.
143. Приемка материалов для производства БМКП, промежуточных продуктов производства БМКП, БМКП, используемых для производства другого БМКП, должна подтверждаться записями (протоколами) по приемке на бумажном носителе. Записи (протоколы) по приемке должны содержать:
а) наименование материала (промежуточного продукта производства БМКП, БМКП, используемого для производства другого БМКП) в накладной и на таре;
б) внутреннее наименование (если оно отличается от наименования, указанного в подпункте "а" настоящего пункта Правил) и (или) код материала (промежуточного продукта производства БМКП, БМКП, используемого для производства другого БМКП);
в) дату приемки;
г) наименование поставщика и наименование организации;
д) номер серии материала (промежуточного продукта производства БМКП, БМКП, используемого для производства другого БМКП) или иной идентификационный номер, присвоенный организацией;
е) общее количество полученного материала (промежуточного продукта производства БМКП, БМКП, используемого для производства другого БМКП) и число единиц упаковок;
ж) номер материала (промежуточного продукта производства БМКП, БМКП, используемого для производства другого БМКП), присвоенный после приемки.
144. Процедуры по внутренней маркировке, карантину и хранению материалов для производства БМКП, промежуточных продуктов производства БМКП, БМКП, используемых для производства другого БМКП, должны быть документально оформлены.
145. Лица, уполномоченные руководителем организации, должны осуществлять ведение и сохранение записей (протоколов) по распределению каждой выпущенной серии БМКП.
146. Руководителем организации должны быть утверждены следующие документы:
а) порядок отбора проб;
б) методика и порядок проведения испытаний;
в) порядок выдачи разрешения и выбраковки материалов для производства БМКП, промежуточных продуктов производства БМКП, БМКП;
г) порядок подтверждения соответствия выпускаемой серии БМКП требованиям, установленным при государственной регистрации БМКП;
д) порядок выдачи уполномоченным(и) лицом(ами) организации разрешения на выпуск серии БМКП;
е) порядок учета распределения каждой выпущенной серии БМКП;
ж) порядок эксплуатации используемого для производства БМКП оборудования;
з) порядок архивирования оригиналов документов и записей (протоколов).
147. Внутренняя документация должна включать описание общих принципов и планы проведения:
а) квалификации и валидации процессов, оборудования и систем;
б) калибровки и (или) функционального тестирования оборудования;
в) технического обслуживания, очистки и дезинфекции помещений, оборудования, систем;
г) идентификации подписей, инструктажа персонала, проверки соблюдения Правил, гигиенических требований;
д) мероприятий по деинсектизации и дератизации;
е) мероприятий по рассмотрению претензий в отношении качества БМКП и отзывов из обращения выпущенных серий БМКП;
ж) мероприятий по возврату выпущенных серий БМКП;
з) контроля изменений;
и) контроля отклонений;
к) управления рисками для обеспечения качества БМКП;
л) внутренних аудитов качества;
м) выполнения обзоров качества БМКП;
н) оценки поставщика, в том числе по месту осуществления деятельности поставщика;
о) оценки выполнения Правил;
п) заключения, отчеты, в том числе о предпринятых действиях (при наличии), по результатам проведенных мероприятий.
148. Лица, уполномоченные руководителем организации, должны вести журналы мониторинга использования оборудования, инженерных систем, среды помещений, в которых осуществляется производство БМКП.
149. Лица, уполномоченные руководителем организации, должны вести учет документов системы качества.
150. Система документации должна быть валидирована в соответствии с главой XII Правил.
151. Руководитель организации должен обеспечить хранение документации в соответствии со сроками, установленными Правилами или внутренней документацией.
152. Регламентирующие документы должны быть утверждены и подписаны лицами, имеющими право подписи, с указанием даты подписания и даты введения документа в действие. Каждый регламентирующий документ должен иметь уникальный идентификационный номер.
153. Внутренняя документация должна пересматриваться и актуализироваться с прекращением использования устаревших версий документов.
154. В случае если формой документа предусмотрено рукописное внесение сведений (данных), в таком документе должно быть предусмотрено место для внесения такой записи.
155. Для документальной фиксации данных должны использоваться установленные внутренней документацией формы записей (протоколов). Документальная фиксация данных должна осуществляться во время или непосредственно после завершения технологической операции, действия или наблюдения, в ходе которых эти данные получены.
156. Рукописные записи должны выполняться синими чернилами разборчивым почерком.
157. Изменение, вносимое в документ на бумажном носителе, должно быть заверено подписью лица, вносящего изменение, с указанием даты внесения изменений. Внесенное изменение не должно препятствовать прочтению исходной информации. При внесении изменений должна быть указана причина их внесения.
158. Персонал должен подтверждать внесенные им данные в форму записи (протокол) на бумажном носителе своей личной подписью и датой их внесения в форму записи (протокол) в предназначенных для этого полях формы записи (протокола). В случае если процедурой предусмотрен дополнительный контроль записей (протоколов), ответственные за него лица заверяют данные записи (протоколы) своей подписью и датой в установленных для этого местах.
159. Все графы, поля, ячейки, строки в формах записи (протоколах) на бумажных носителях должны быть заполнены. В незаполненные графы, поля, ячейки, строки вносится символ "Z" или обозначение "Н/П".
160. Не допускается использование символов (обозначений), указывающих на повторение данных.
161. Не допускаются выделение и подчеркивание данных маркерами или цветными ручками.
162. При документальной фиксации данных с использованием компьютеризированных систем ввод данных в электронные формы записи (протоколы) может осуществляться уполномоченным на ввод таких данных персоналом в соответствии с его должностными обязанностями. Дополнение и изменение электронных данных возможно уполномоченным в соответствии с его должностными обязанностями на это персоналом, при этом должно быть обеспечено сохранение первоначально введенных данных. Факты внесения изменения или дополнения в формы записей (протоколов) должны документироваться.
163. Доступ к данным в электронной форме должен быть защищен паролями или другими средствами защиты от несанкционированного доступа. Сохранность данных в электронной форме должна обеспечиваться применением автоматического резервного копирования с возможностью восстановления резервных копий на резервных серверах, которые подлежат валидации в соответствии с главой XII Правил.
164. До утверждения документов лицами, уполномоченными руководителем организации, их хранение осуществляют лица, ответственные за их разработку и (или) ведение.
165. Оригиналы утвержденных лицами, уполномоченными руководителем организации, документов и записей (протоколов) с внесенными данными (сведениями) должны архивироваться и храниться в архивных помещениях.
166. Сроки хранения документов в архиве зависят от типа документа. Сроки хранения и условия хранения документов должны регламентироваться внутренней документацией.
167. Хранение описательной документации по производству серии БМКП осуществляется в течение одного года после окончания срока годности БМКП данной серии или в течение пяти лет после подтверждения соответствия выпускаемой серии БМКП требованиям, установленным при государственной регистрации, и выдачи разрешения на выпуск серии БМКП уполномоченным лицом организации (в зависимости от того, какой срок дольше). Для серии БМКП, предназначенной для клинических исследований, описательную документацию следует хранить не менее пяти лет после завершения или прекращения клинических исследований БМКП, в которых был использован БМКП этой серии.
168. Описательная документация, включающая оригиналы записей, данные, введенные в компьютеризированную систему через интерфейс прибора, а также полученные с приборов без предварительной обработки, или их заверенные копии (далее - исходные данные), подтверждающие сведения и информацию, включенные в регистрационное досье на БМКП, должна храниться на протяжении срока действия регистрационного удостоверения БМКП.
169. Уничтожение документов осуществляется на основании документально оформленного обоснования их уничтожения. Перечень документов, подлежащих уничтожению, определяет руководитель организации.
