11. Согласовано Заместитель Руководителя Росархива В.А.ЕРЕМЧЕНКО 3 января 2002 года | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

11.1. Документы Министерства труда и социального развития Российской Федерации являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на государственное хранение в ГАРФ, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для организации и проведения работ по хранению документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве в составе Административно - контрольного департамента действует Центральный объединенный ведомственный архив (далее - архив Министерства), в котором хранятся документы постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу (лицевые счета), документы подведомственных Министерству организаций, имеющие научное, историческое, социальное и практическое значение.

Архив Министерства организует работу по учету документов, их использованию, хранению, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).

11.2. Подготовка дел к передаче на хранение в архив Министерства предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях Министерства и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Эта работа проводится в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), настоящей Инструкцией и выполняется работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за делопроизводство.

11.2.1. Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет Административно - контрольный департамент. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства оказывает архив Министерства.

11.3. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства

11.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор на хранение и установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности в Министерстве на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив Министерства.

11.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях Министерства.

11.3.3. Функции и задачи ЦЭК, ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются руководителем Административно - контрольного департамента (ЦЭК) и руководителем структурного подразделения Министерства (ЭК). Положение о ЦЭК Министерства до его утверждения согласовывается с Федеральной архивной службой России.

11.3.4. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством архива Министерства.

11.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив Министерства.

Дела с временным сроком хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности" подлежат хранению в структурных подразделениях Министерства.

11.3.6. Отбор документов производится в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), номенклатуры дел структурного подразделения, настоящей Инструкцией. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет ) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

11.4. Порядок составления описей дел

11.4.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Министерства, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

11.4.2. Сдаточные описи структурные подразделения Министерства составляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета.

На дела временного (до 10 лет ) срока хранения сдаточные описи не составляются.

Сдаточные описи на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По описям структурные подразделения Министерства сдают свои дела в архив Министерства.

Методическую помощь в составлении описей дел оказывает архив Министерства.

11.4.3. Сдаточные описи дел, подготовленные структурными подразделениями Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой архив Министерства передает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации, в сроки, установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

11.4.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 23) и представляются в архив Министерства через каждые два года.

11.4.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части, тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.

11.4.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый в пределах календарного года; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи "примечание", используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

11.4.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

11.4.8. Опись дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемая структурным подразделением Министерства, подписывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласовывается с архивом Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства в обязательном порядке.

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Министерства. При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. В структурном подразделении Министерства опись дел, до ее утверждения, должна быть согласована с ЭК.

11.5. Порядок уничтожения дел. Составление акта о выделении к уничтожению дел

11.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (Приложение N 24) производится после составления сводной описи дел Министерства за тот же период.

Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно. Согласованные с ЦЭК (ЭК) Министерства акты о выделении к уничтожению дел и описи дел постоянного хранения, после согласования с их с ЭПК ГАРФа, утверждаются Министром.

Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.

11.5.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются структурными подразделениями Министерства. Если в акте перечислены дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого структурного подразделения Министерства указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.5.3. Руководители структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Министерства.

11.5.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в структурных подразделениях Министерства, возлагается на Административно - контрольный департамент.

Методическую помощь в подготовке составления акта о выделении к уничтожению дел оказывает архив Министерства.

11.6. Передача дел на хранение в архив Министерства

Документы принимаются на хранение в архив Министерства в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.

11.6.1. В архив Министерства передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, в том числе лицевые счета. Передача дел в архив Министерства осуществляется только по описям.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Министерства не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства.

11.6.2. Оформленные дела передаются в архив Министерства в установленном порядке после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях Министерства.

Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику передачи дел, согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и утвержденному руководителем Административно - контрольного департамента.

Неподшитые, непереплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Министерства не принимаются.

11.6.3. В период подготовки дел структурным подразделением Министерства к передаче их в архив Министерства работником архива Министерства предварительно поверяется правильность: формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник структурного подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При необнаружении дел обязательно составляется акт (Приложение N 25).

11.6.4. Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи работника архива Министерства, принявшего дела, и работника структурного подразделения Министерства, передавшего дела на хранение в архив.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно - контрольные картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в опись.

11.6.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства работник, ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Министерства увязанными в связки.

11.6.6. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, находящиеся в архиве Министерства, по истечении 15 лет передаются в ГАРФ в установленном порядке.

11.7. Порядок выдачи дел во временное пользование из архива Министерства

11.7.1. Выдача дел или копий документов из архива Министерства регистрируется в книгах:

выдачи дел работникам структурных подразделений Министерства;

выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.

11.7.2. Дела (документы) выдаются из архива Министерства во временное пользование на срок, не превышающий:

10 дней - для работников Административно - контрольного департамента;

1 месяц - для работников структурных подразделений Министерства;

3 месяца - для работников сторонних организаций.

По истечении установленного срока дела (документы) должны быть возвращены на место их хранения, в архив Министерства.

11.7.3. Выдача дел или копий документов их архива Министерства в структурные подразделения Министерства осуществляется под расписку. При выдаче дела или документа во временное пользование на место выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела (документа) карта - заменитель, в которой указывается: номер и заголовок дела, номер описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника архива Министерства, выдавшего дело (документ). При возвращении дела (документа) в архив Министерства карта - заменитель изымается.

11.7.4. Сторонним организациям копии документов их архива Министерства выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя Административно - контрольного департамента.

11.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на длительный срок допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Министра с оставлением в деле заверенных копий изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа. Состояние документов, возвращаемых в архив Министерства, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.

11.7.6. При любом перемещении дел в архиве Министерства обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно обеспечат сохранность дел в архиве.