3.2.7. Обеспечение сохранности документов
3.2.7. Обеспечение сохранности документов 
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
─────────────────┬───────────────────────────┬───────────┬────────
Наименование │ Содержание работы │ Единица │Норматив
работы │ │ измерения │времени,
│ │ объема │ ч
│ │ работы ├────────
│ │ │
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1 │ 2 │ 3 │ 4
─────────────────┼───────────────────────────┼───────────┼────────
1. Прием дел в │Ознакомление с состоянием │10 дел │3,60
архив из струк- │дел, проверка правильности │ │
турного подраз- │оформления дел, прием дел │ │
деления │по описи (поединично), │ │
│прием контрольно-справочной│ │
│картотеки к документам │ │
│данного годового раздела │ │
│описи, запись (в двух эк- │ │
│земплярах описи) сведений │ │
│о количестве фактически │ │
│принятых дел, номеров от- │ │
│сутствующих дел; размеще- │ │
│ние дел на места хранения, │ │
│отметка в топографических │ │
│указателях о размещении │ │
│дел, запись в книге учета │ │
│поступления и выбытия до- │ │
│кументов │ │
│ │ │
2. Отбор, подго- │Подбор дел по актам провер-│10 дел │4,70
товка и передача │ки наличия, картотеке (жур-│ │
документов для │налу) учета физического │ │
дезинфекции, дез-│состояния документов, ре- │ │
инсекции, рестав-│гистрация в книге выдачи │ │
рации и переплета│дел из архивохранилища, │ │
│оформление заказа по уста- │ │
│новленной форме, передача │ │
│дел в лабораторию │ │
│ │ │
3. Выдача (прием)│Выдача дел: ознакомление │10 дел, │1,55
дел │с заказом, определение по │выданных │
│топографическим указателям │или приня- │
│местонахождения дел, выемка│тых в архив│
│дел, размещение карт - │ │
│заместителей, определение │ │
│соответствия шифра и │ │
│заголовка на обложке дела и│ │
│в описи (номенклатуре дел),│ │
│проверка нумерации листов и│ │
│физического состояния дел, │ │
│отметка в книге выдачи дел │ │
│из архивохранилища. Прием │ │
│дел: визуальный осмотр │ │
│дел, проверка нумерации │ │
│листов и физического сос- │ │
│тояния дел, отметка о │ │
│возвращении дел в книге │ │
│выдачи, изъятие карт - │ │
│заместителей, │ │
│укладка дел на места хра- │ │
│нения │ │
│ │ │
4. Картонирование│Размещение дел в коробке по│ 10 дел │0,52
дел │порядку номеров, написание │ │
│ярлыка, наклейка его на ко-│ │
│робку │ │
│ │ │
5. Формирование │Группировка дел по порядку │10 дел │0,54
связок дел, под-│номеров, написание ярлыка, │ │
лежащих хранению │прикрепление ярлыка к шпа- │ │
│гату, перевязывание дел │ │
│ │ │
6. Составление │Заполнение граф карточки │10 карточек│2,85
топографических │указателя по установленной │ │
указателей │форме, группировка карточек│ │
│в последовательности │ │
│расположения стеллажей, │ │
│номеров фондов │ │
│ │ │
7. Автоматизиро- │Включение компьютера, вызов│10 карточек│1,25
ванное ведение │на дисплей формата; запол- │ │
топографических │нение граф (уточнение дан- │ │
указателей │ных в графах) карточки ука-│ │
│зателя, группировка карто- │ │
│чек в установленной после- │ │
│довательности расположения;│ │
│распечатка; выключение │ │
│компьютера │ │
│ │ │
8. Проверка нали-│Сверка фактического наличия│10 дел │0,80
чия и состояния │дел на местах хранения и по│ │
документов │описи (номенклатуры дел), │ │
│описательной статьи описи │ │
│номенклатуры дел с │ │
│описанием на обложке дела, │ │
│проверка физического сос- │ │
│тояния и технического офор-│ │
│мления дел, заполнение лис-│ │
│та проверки наличия с ука- │ │
│занием в нем физического │ │
│состояния дел, составление │ │
│акта проверки наличия и │ │
│состояния дел в фонде │ │
│ │ │
9. Передача архи-│Подготовка и доставка дел, │10 дел │1,00
вом организации │участие в передаче дел, │ │
документов на го-│оформление передачи доку- │ │
сударственное │ментов по установленной │ │
хранение │форме, запись о выбытии в │ │
│книге учета поступления и │ │
│выбытия документов │ │
│ │ │
─────────────────┴───────────────────────────┴───────────┴────────
