2. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"

Служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.

Функции работников службы ДОУ определяются должностными инструкциями, составленными в соответствии с "Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих", Утвержденными Постановлением Министерства труда Российской Федерации 10 ноября 1992 г. N 30 (М., 1992), и "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям работников бюджетных учреждений и организаций системы государственной архивной службы Российской Федерации" (Приложение 5 к Приказу Роскомархива от 09.12.92 N 226). Этими же документами определяются наименования должностей работников служб ДОУ.

В функции службы ДОУ входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

прием документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив организации и другие.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений организации;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив форм статистической отчетности:

форма N 5 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего управленческую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года", форма N 6 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего научно-техническую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года";

форма N 7 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего кинофотофонодокументы, подлежащие передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года";

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Рабочее место работника службы документации, оснащенное ПЭВМ, показано на рис. 1 (не приводится).

Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками - указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

В связи с внедрением в деятельность служб ДОУ автоматизированных технологий рабочие места специалистов должны быть оснащены профессиональными персональными компьютерами (ПЭВМ) типа IBM PC XT/AT со следующими основными параметрами: объем оперативной памяти 640 Кб и емкостью внешней памяти на винчестере не менее 20 Мб. Компьютер должен быть оснащен принтером с широкой печатью.

ПЭВМ оснащается стеклянным или пластмассовым оптическим фильтром. Экран большой разрешающей способности уменьшает напряжение зрения. Освещенность экрана должна равняться освещенности помещения. Экран компьютера располагается под прямым углом по отношению к окнам рабочей комнаты.

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 - 10 мин. за 1 - 1,5 ч до обеда и за 1 - 1,5 ч до окончания работы.

Режим труда и отдыха специалистов, работающих на ПЭВМ определяется "Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров", утв. заместителем Главного государственного санитарного врача СССР 02.03.88 N 4559-88.