3.8. Отправка документов
3.8. Отправка документов 
3.8.1. Отправку исходящих документов производит Экспедиция.
Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
3.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в специальный отдел.
3.8.3. Документы, подписанные руководителем Службы или его заместителями, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.
3.8.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает Управление - исполнитель документа.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Обработка документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, и факсимированных сообщений осуществляется Экспедицией телеграфа в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; 2008, N 23, ст. 2715; 2009, N 12, ст. 1429).
3.8.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
3.8.6. Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи:
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания Службы.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Службы, установлены в Экспедиции телеграфа.
Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Экспедицию телеграфа с указанием номера телефона-факса адресата.
Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 0,2 см.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.
Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы и после передачи возвращается исполнителю документа с отметкой о времени отправки.
Поступившие в Экспедицию телеграфа факсограммы передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - немедленно.
Поступившие факсограммы передаются:
адресованные Службе (без указания должностного лица), руководителю Службы - в Канцелярию;
адресованные структурным подразделениям - в соответствующие приемные структурных подразделений.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующее Управление.
Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота изложена в разделе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.
