3.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

3.4.1. Основой построения системы электронного документооборота в Службе является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.

3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.4.3. В Канцелярии регистрируются следующие документы:

документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Службе (без указания должностного лица), руководителю Службы, и исходящие документы за подписью руководителя Службы;

внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Службы, - как входящие документы (в Управлениях эти документы учитываются как исходящие);

внутренние документы за подписью заместителей руководителя Службы, подготовленные для доклада руководителю Службы, - в Канцелярии как входящие документы (исходящий номер не проставляется);

письма граждан.

Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности Службы регистрируются в Управлении, ответственном за правовое обеспечение.

3.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в Канцелярии:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Службы;

командировочные удостоверения;

копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

периодические издания, статьи из них;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты;

технические задания на зарубежные командировки.

3.4.5. Входящие документы, адресованные заместителям руководителя Службы и исходящие за их подписью, регистрируются секретарями в приемных этих заместителей руководителя; входящие документы, адресованные управлениям и исходящие за подписью руководства управления, регистрируются в управлениях работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.

3.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем федерального органа исполнительной власти.

3.4.7. На входящих документах, подлежащих регистрации в Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер, количество листов и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного Управления в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в системе электронного документооборота.

3.4.8. Возможность доступа к электронной базе данных Канцелярии определяется Правовым управлением.

3.4.9. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.

3.4.10. В Канцелярии Службы регистрационный номер входящего документа состоит из индекса "фс", индекса руководителя Службы (единица), через тире - порядкового номера, например: фс 1-2536.

3.4.11. Регистрационный номер входящего документа, адресованного заместителю руководителя Службы, состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии заместителя руководителя Службы, через тире - порядкового номера, например, АЖ-98.

3.4.12. В Управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из индекса Управления, через тире - порядкового номера, например: 5-815.

Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой.

Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.