1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072), и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 398, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Служба) документов, совершенствования делопроизводства Службы и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Компьютерная документальная система, применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы (далее - Управление) осуществляет Управление, ответственное за правовое обеспечение.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Управления, ответственного за правовое обеспечение, регламентируются соответствующим Положением, должностные обязанности работников Управления, ответственного за правовое обеспечение, и работников, отвечающих за организацию работы с документами в Управлениях, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Управлениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на начальников Управлений.

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в Управлениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в Управлениях.

1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в Управлениях, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в Управление документов;

регистрация исходящих из Управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в Управлении;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства Управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников Управления;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом правительственных документов;

разработка номенклатуры дел Управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в Управление работников по вопросам основ делопроизводства.

1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Службы.

1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Службы работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Управлением, ответственным за правовое обеспечение, на основании письменного запроса, а документов (копий документов) Управлений - на основании решения руководства Управлений.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.

1.14. Передача служебной информации или документов Службы представителям средств массовой информации осуществляется советниками руководителя.

1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри Управления не допускается.

1.16. Работники Службы персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником Службы немедленно докладывается об этом начальнику Управления и сообщается в Управление, ответственное за правовое обеспечение, если документ зарегистрирован в отделе документооборота Управления, ответственного за правовое обеспечение (далее - Канцелярия). По решению заместителя руководителя Службы (начальника Управления) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Управления, ответственного за правовое обеспечение, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации, - руководитель Службы или его заместитель (в соответствии с распределением обязанностей).

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по Службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в Управлении, или другому работнику по указанию руководства Управления.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в Управлении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Канцелярии по ведению делопроизводства.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Службы после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

1.20. При подготовке работниками Службы проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации (его заместителям) необходимо руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденной Приказом Минтранса России от 10.03.2011 N 77.