Приложение 16. к п. 2.4.4.1 | ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Приложение N 16
к п. 2.4.4.1 
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой не фиксируется ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если на заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих на заседании печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:
Присутствовали:
Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации И.О. Фамилия
Заместитель руководителя Росжелдора И.О. Фамилия
Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: постановления заседаний коллегии Министерства, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов (постановлений) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Административного департамента.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Административного департамента.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку, жирным шрифтом, размером шрифта N 17 и выравнивается по центру документа);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется чертой и выравнивается по центру документа;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа (образцы протоколов прилагаются).
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА
Герб России
/\
│
2 инт.
│
\/
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
/\
│
2 инт.
│
\/
ПРОТОКОЛ
/\
│
2 инт.
│
\/
заседания Научного совета
________________________________________
________________________________________
/\
│
2 инт.
│
\/
Москва
/\
│
2 инт.
│
\/
____________ N ___________
/\
│
2 инт.
│
\/
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
/\
│
2 инт.
│
\/
ПОВЕСТКА ДНЯ:
/\
│
2 инт.
│
\/
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Министра...
2. О...
/\
│
2 инт.
│
\/
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
/\
│
3 инт.
│
\/
Председательствующий Личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия
Иванов Кирилл Алексеевич
626 88 67
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
│
\/
2 инт.
│
\/ совещания у Министра транспорта
1 инт. Российской Федерации
/\ И.Е. ЛЕВИТИНА
│ │
\/
2 инт.
___________________________________________________________________________
/\
│
Москва
│
\/
2 инт.
/\
│
________________________________ N _____________________________
Присутствовали:
Заместители Министра - Инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
Руководители федеральной службы и - Инициалы и фамилии в алфавитном
федеральных агентств, находящихся в порядке
ведении Министерства
Директора департаментов - Инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
_________________________________________________________________
I. О ходе выполнения...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
│
\/
1 инт.
/\
│
II. О введении мер по...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
│
\/
3 инт.
/\
│
Министр транспорта
Российской Федерации Личная подпись И.Е. Левитин
Иванов Кирилл Алексеевич
626 88 67
Визы проставляются на оборотной стороне
последнего листа документа
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ
ПРОТОКОЛ
│
\/
2 инт.
│ /\
\/ │
1 инт. согласительного совещания у статс-секретаря - заместителя
/\ Министра транспорта Российской Федерации
│ С.А. АРИСТОВА
│
\/
2 инт.
___________________________________________________________________________
/\
│
Москва
│
\/
2 инт.
/\
│
________________________________ N _____________________________
Присутствовали:
- Инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
- Инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
Ответственные работники Министерства - Инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
___________________________________________________________________________
I. О согласовании проекта...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
Обсудив доводы сторон, ________ были сняты следующие замечания:
1.
2.
Минтрансом России учтены следующие замечания _________:
1.
2.
По остальным вопросам принято решение о подписании Министром
транспорта Российской Федерации и Министром _____ соответствующей таблицы
разногласий для направления в Минюст России и Правительство Российской
Федерации в установленном порядке с проектом __________.
│
\/
3 инт.
/\
│
Статс-секретарь - заместитель Министра
транспорта Российской Федерации Личная подпись С.А. Аристов
Иванов Кирилл Алексеевич
626 88 67
Визы проставляются на оборотной стороне
последнего листа документа
