4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
4.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение 
4.3.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Росавиации, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
4.3.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение - Росавиация образует архив.
4.3.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Росавиации включает работу Управления административно-хозяйственного обеспечения и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
4.3.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
4.3.5. Экспертиза ценности документов в Росавиации на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Росавиации.
4.3.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росавиации создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), назначаемая руководителем Росавиации, и при необходимости экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) управлений, назначаемые начальниками управлений.
4.3.7. Функции и права ЦЭК и организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Росавиации, функции, права и организация работы ЭК - начальниками управлений.
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.
4.3.8. ЦЭК и сотрудники архива осуществляют координацию работы ЭК управлений и контроль за их деятельностью.
4.3.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.
4.3.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росавиации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
4.3.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росавиации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
4.3.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
4.3.13. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
4.3.14. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
4.3.15. В Росавиации в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Росавиации. По этим описям документы сдаются в архив Росавиации.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росавиации, которую готовит архив Росавиации и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
4.3.16. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 18) и представляются в архив Росавиации не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
4.3.17. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
4.3.18. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
4.3.19. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
4.3.20. Опись дел управления подписывается составителем с указанием наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и утверждается начальником управления.
4.3.21. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росавиации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении. При наличии в управлении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
