4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 
4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве центрального аппарата Росавиации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для распределения исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения. Кроме того, номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется как основной учетный документ при сдаче в архив дел временного (до 10 лет включительно) хранения, является основой для составления актов на уничтожение дел.
4.1.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их хранения в каждом управлении и Отделе делопроизводственного обеспечения и контроля составляется номенклатура дел.
На основании номенклатур дел Управлений в Росавиации формируется сводная номенклатура дел центрального аппарата Росавиации.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Номенклатура дел управления Росавиации составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, по установленной форме (Приложение N 13), согласовывается с начальником Отдела делопроизводственного обеспечения и контроля и лицом, ответственным за архив Росавиации, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление административно-хозяйственного обеспечения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Росавиации и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росавиации, их виды, состав и содержание.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление административно-хозяйственного обеспечения.
4.1.3. Сводная номенклатура дел составляется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО на основе номенклатур дел подразделений (Приложение N 14).
Сводная номенклатура дел центрального аппарата Росавиации визируется лицом, ответственным за архив Росавиации, подписывается начальником УАХО, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Росавиации, с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Росавиации или лицом, его замещающим.
Сводная номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет.
4.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
4.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
4.1.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Росавиации.
4.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Росавиации являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росавиации, начиная с номенклатуры дел руководителя Росавиации.
4.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росавиации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
4.1.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росавиации цифрового обозначения управления, отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления (отдела).
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 3-2.15, где 3 - обозначение управления, 2 - обозначение отдела данного управления, 15 - порядковый номер дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название министерства, службы, агентства или управления;
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам имущественных и правовых отношений.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с ОАО "Аэрофлот - российские авиалинии" о приобретении авиабилетов.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций краев и областей по вопросам развития аэропортов
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенному в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.
4.1.10. Если в течение года в Росавиации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
4.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
