4.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов
4.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов 
4.2.1. Доставка документов в Россельхознадзор осуществляется, как правило, через отделения Почты России, структуры Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и посредством электросвязи, в том числе по системе МЭДО.
С помощью почтовой связи в Россельхознадзор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
Посредством электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы и электронные сообщения.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭД.
4.2.2. Документы, поступающие в Россельхознадзор, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
4.2.3. Прием поступающих в Россельхознадзор документов осуществляется специалистами управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.
4.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Порядок приема и регистрации документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок, проводимые Россельхознадзором, утверждается отдельным актом.
4.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в управления Россельхознадзора и с пометками "Лично" и "На конкурс". Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты из судебных органов и в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа, а также конверты от документов, поступивших на конкурс.
4.2.6. Документы, адресованные руководству Россельхознадзора и непосредственно в Россельхознадзор, передаются в управление, ответственное за делопроизводство в Службе.
Документы, адресованные непосредственно в управления или их должностным лицам, передаются в соответствующие управления для регистрации, рассмотрения руководством управлений и исполнения.
4.2.7. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях, забирают документы из управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре не реже трех раз в день.
4.2.8. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Отдел внешних связей, протокола. После чего для документов, адресованных руководству Россельхознадзора, Отдел внешних связей, протокола обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.
4.2.9. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Россельхознадзора или непосредственно в Россельхознадзор, осуществляется управлением, ответственным за делопроизводство в Службе. Поступившие документы в соответствии с их содержанием, распределением обязанностей между руководством Россельхознадзора и положениями об управлениях Россельхознадзора распределяются на требующие рассмотрения руководством Россельхознадзора и направляемые непосредственно в управления.
Предварительное рассмотрение документов, адресованных должностным лицам управления, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлении.
4.2.10. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Россельхознадзор, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении N 15 к настоящей Инструкции.
Документы, адресованные руководству Россельхознадзора, а также направленные непосредственно в Россельхознадзор, регистрируются в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе. Документы, адресованные в управления, регистрируются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях.
Входящие документы регистрируются в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
4.2.11. Входящие документы регистрируются в СЭД Россельхознадзора в соответствующих электронных журналах регистрации.
При регистрации входящего документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка входящего документа, которая имеет следующие регистрационные данные (реквизиты):
"Рег. номер" (данный реквизит содержит входящий номер поступившего документа);
"Рег. дата" (данный реквизит содержит дату регистрации поступившего документа);
"Вид документа" (в данном реквизите указывается наименование вида поступившего документа);
"Статус" (данный реквизит определяет статус исполнения поступившего документа);
"Исх. номер" (данный реквизит содержит исходящий регистрационный номер поступившего документа);
"Исх. дата" (данный реквизит содержит дату регистрации документа отправителем);
"Способ доставки" (данный реквизит указывает на способ доставки документа в Службу);
"Уровень доступа" (данный реквизит определяет круг должностных лиц, которые могу ознакомиться с поступившим документом);
"Корреспондент" (в данном реквизите указывается орган государственной власти, организация или фамилия, имя и отчество гражданина, от которых поступил документ или обращение, а также исходящий номер и дата поступившего документа);
"Подписан" (в данном реквизите указывается фамилия лица, подписавшего поступивший документ);
"Дополнительные корреспонденты" (в данном реквизите указываются органы государственной власти, организации или фамилии, имена и отчества граждан, чьи документы или обращения были перенаправлены корреспондентом, а также их регистрационные данные, фамилии лиц, подписавших документы и другая информация, отраженная в примечании);
"На имя" (данный реквизит указывает в чей адрес поступил документ);
"Количество листов" (данный реквизит содержит информацию о количестве листов основного или сопроводительного документа и количестве листов приложения к нему);
"Краткое содержание" (данный реквизит содержит заголовок к тексту поступившего документа или его краткое содержание);
"Файлы" (данный реквизит содержит сведения о количестве прикрепленных файлов электронных документов или электронных копий документов, поступивших в Службу);
"Дело" (данный реквизит содержит информацию о деле из Номенклатуры дел Службы, в которое должен быть направлен после исполнения поступивший документ);
"Сопроводительный документ" (данный реквизит содержит информацию о поступившем документе, с которым был направлен другой документ или другие документы на рассмотрение в Службу);
"Группа документов" (в данном реквизите указывается к какой группе документов относится поступивший документ);
"Рубрики" (данный реквизит содержит информацию о тематике, к которой относится поступивший документ);
"Связанные документы" (данный реквизит содержит информацию о всех поступивших и ранее отправленных документах, имеющих одинаковую тематику и вопросы);
"Контроль" (данный реквизит оформляется в случае постановки исполнения документа на контроль и имеет ячейки "На контроле", "Плановая дата исполнения", "Фактическая дата исполнения", "Отменить контроль";
"Ход исполнения" (данный реквизит содержит указания руководства Службы и управлений и отражает ход исполнения поступившего документа).
К электронной регистрационной карточке прикрепляется электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и создаваемая путем его сканирования.
Не создаются электронные копии документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе имеющих пометку "Для служебного пользования", нотариально заверенные документы, сшитые и скрепленные печатью документы, объемные и масштабные приложения к сопроводительным документам (брошюры, книги, проспекты, схемы, и т.д.), а также документы, представленные на конкурс.
4.2.12. После регистрации в СЭД Россельхознадзора в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, который содержит информацию о категории документа (ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ОБЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ПИСЬМА ГРАЖДАН, ХОДАТАЙСТВО), обозначение для проставление даты регистрации и регистрационный индекс документа (______ 20__ г. Вх. N ФС-______).
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
Поступившие в Россельхознадзор правительственные документы (приложение N 16) после завершения работы с ними (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и др.) подлежат возврату в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре. На таких документах на верхнем поле первого листа проставляется штамп "Подлежит возврату".
4.2.13. Все входящие документы направляются на рассмотрение руководству Россельхознадзора и управлений в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.
Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.
Подготовку проекта указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
При подготовке проекта указания по исполнению документа (резолюции), где при исполнении задействованы подведомственные Россельхознадзору организации, головным исполнителем определяется управление Россельхознадзора, курирующее соответствующую сферу деятельности.
4.2.14. Указания руководства Россельхознадзора и управлений по исполнению документов оформляются в СЭД.
В тексте указания по исполнению документа (резолюции) определяются необходимые действия по его исполнению, а при необходимости указываются порядок и срок его исполнения.
4.2.15. В указании по исполнению документа (резолюции) указываются исполнитель и соисполнители. В случаях, когда указание дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
В случае если в резолюции руководителя Россельхознадзора первым указан заместитель руководителя Россельхознадзора и при этом головной исполнитель не обозначен словом "ответственный" ("свод", "созыв"), головным исполнителем является первый, указанный после заместителя руководителя Россельхознадзора, исполнитель.
Головной исполнитель и соисполнители вправе давать соответствующие указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение указанием руководства Россельхознадзора, начальник заинтересованного управления в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Россельхознадзора предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение управлением, ответственным за делопроизводство, осуществляется по взаимному согласию руководства соответствующих управлений в течение 3-х рабочих дней (а по документам, требующим срочного и оперативного исполнения, - незамедлительно) через управление, ответственное за делопроизводство. Если взаимного согласия руководства управлений не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем руководителя Россельхознадзора по предложению заинтересованного управления.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается в СЭД.
4.2.16. Рассмотренные руководством Россельхознадзора документы направляются на исполнение в управления.
В управлениях указания по исполнению документов (резолюции) руководства управлений и срок их исполнения вносят в СЭД лица, ответственные в них за ведение делопроизводства.
4.2.17. В случае изменения (удаления) отданных ранее указаний по исполнению документов (предыдущих резолюций) в регистрационную карточку СЭД (в поле "Примечание") вносится соответствующая информация.
4.2.18. Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указаны несколько исполнителей, то при наличии бумажного носителя подлинник документа передается головному исполнителю.
