6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 
6.1.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется Службой делопроизводства путем составления, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
6.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел составляется на основе изучения Положения о Министерстве, Регламента Министерства, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и состава документов, образующихся в деятельности Министерства.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 11 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Министерства (Приложение N 12 к настоящей Инструкции).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с архивом Министерства, Службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и направляется в Службу делопроизводства.
6.1.5. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства Министерства.
6.1.6. Номенклатура дел Министерства составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывают архив Министерства и Центральная экспертная комиссия Министерства (далее - ЦЭК).
6.1.7. Номенклатура дел Министерства один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.
6.1.8. Номенклатура дел Министерства, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается Министром после ее согласования с ЦЭК Министерства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
6.1.9. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
6.1.10. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Министерства, 4-й - в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел ведется в Службе делопроизводства Министерства в электронном виде.
6.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки деятельности Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.14. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения (кода) структурного подразделения, номера отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 07-01-08, где 07 - обозначение структурного подразделения, 01 - номер отдела, 08 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений, а при их употреблении составляется список сокращенных слов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки, планы, списки и др.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с правоохранительными органами по основным вопросам деятельности Министерства.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка с организациями по награждению работников ведомственными знаками отличия.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей по основным вопросам деятельности Министерства.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы
(г. Нижний Новгород) о подготовке кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий Министерства
или
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.15. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
