5. Поисковая система по документам
5. Поисковая система по документам 
5.1. Регистрация документов.
5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется (Приложения 15, 16, 17).
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Документы, полученные от полномочных представителей Президента Российской Федерации в округах, поступающие на рассмотрение руководителя органа управления образованием и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа управления образованием, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении делами (общем отделе).
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в управлении делами (общем отделе) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
5.1.5. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках.
5.1.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа управления образованием, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
5.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении 13.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
5.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
5.2. Организация поисковой системы по документам.
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах управления образованием создаются поисковые системы по документам.
5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
5.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
5.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
- классификатора вопросов деятельности органа управления образованием;
- классификатора видов документа;
- классификатора корреспондентов;
- классификатора резолюций;
- классификатора исполнителей;
- классификатора результатов исполнения документов;
- номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
5.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
5.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа управления образованием, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа управления образованием, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.
5.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган управления образованием как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
5.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органами управления образованием в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.
