1. "Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ" (утв. Минобразованием РФ 06.05.2002)

1.1. Настоящая Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (далее - органы управления образованием) устанавливает единую систему делопроизводства в органах управления образованием, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 (зарегистрировано в Минюсте России 26 декабря 2000 г., рег. N 2508).

1.2. Органы управления образованием на основании данной Примерной инструкции обязаны разработать свои индивидуальные (конкретные) инструкции, утвердить их.

1.3. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в органах управления образованием осуществляет управление делами (общий отдел).

Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями органа управления образованием, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечить правильность и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о качестве их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

1.7. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.8. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.

1.9. Запрещается переписка между структурными подразделениями органа управления образованием. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется руководителем органа управления образованием или его заместителем, по поручению руководителя.

1.10. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники.

1.11. Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника органа управления образованием.

1.12. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяются специальными инструкциями.