МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 16 февраля 2009 г. N 68
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583), приказываю:
1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059), исключить слова:
в абзаце 1 пункта 5.9 "(приложение N 13)";
в абзаце 8 пункта 5.9.1 "исполнителем".
2. Приложения N N 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в следующей редакции (прилагаются).
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр
А.А.АВДЕЕВ
Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2,
3.7.2, 4.3.1
_____________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка
архивных документов подписи
Дата
Фонд N ___________
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо
поврежденными
┌───┬─────┬─────┬───────────┬──────┬─────────────────┬───────────┐ │ N │Номер│Номер│Заголовок │Край- │Количество листов│ Сущность и│ │п/п│описи│ ед. │поврежден- │ние │(время звучания, │ причины │ │ │ │ хр. │ной ед. хр.│даты │ метраж) │повреждения│ ├───┼─────┼─────┼───────────┼──────┼─────────────────┼───────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┼─────┼─────┼───────────┼──────┼─────────────────┼───────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр.
(цифрами
и прописью)
Заведующий отделом _______________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем ______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду _________
__________________________________________________________________
Эксперты: ________________________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи,
расшифровка подписей, дата)
_____________ __________________________________
(N и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо
поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2
_____________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о необнаружении архивных Подпись Расшифровка
документов, пути розыска подписи
которых исчерпаны Дата
Фонд N ___________
В результате _____________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые архивом
меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета:
┌───┬──────┬─────┬─────────┬────────┬─────────────┬──────────────┐ │ N │Номер │Номер│Заголовок│Крайние │ Количество │Предполагаемые│ │п/п│описи │ ед. │ ед. хр. │ даты │листов (время│ причины │ │ │ │ хр. │ │ │ звучания, │ отсутствия │ │ │ │ │ │ │ метраж) │ │ ├───┼──────┼─────┼─────────┼────────┼─────────────┼──────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┼──────┼─────┼─────────┼────────┼─────────────┼──────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Итого ____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично
восполнено следующими ед. хр.:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны
Формат A4 (210 x 297)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи
Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи
_____________ __________________________________
(N и дата приказа руководителя архива о снятии с
учета необнаруженных архивных документов, пути
розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 4
к пп. 2.11.10
______________________ (название архива) ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Фонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________ Заголовок дела ___________________________________________________ __________________________________________________________________
────────┬─────────────┬─────────────────┬──────────┬──────────────
Дата │ Кому выдано │ Характер │Номера │Подпись лица,
исполь-│ фамилия, │ использования │использо- │использовав-
зования│ инициалы │ (копирование, │ванных │шего дело
│(разборчиво) │выписки, просмотр│листов │
│ │ и др.) │ │
────────┼─────────────┼─────────────────┼──────────┼──────────────
1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5
────────┼─────────────┼─────────────────┼──────────┼──────────────
│ │ │ │
│ │ │ │
Форма листа использования архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
┌───┬───────┬────────────┬───────────┬──────┬──────┬────────┬────────┬───────────┬──────┐ │ N │Дата │Наименование│Наименова- │Назва-│Годы │Кол-во │Краткая │Номер фон- │Приме-│ │п/п│поступ-│организации │ние, номер │ние │доку- │ед. хр. │характе-│да, присво-│чания │ │ │ления │ (фамилия, │и дата до- │фонда │ментов│или не- │ристика │енный пос- │ │ │ │ │ инициалы │кумента, по│ │ │описан- │состоя- │тупившим │ │ │ │ │ лица), от │которому │ │ │ных до- │ния │документам │ │ │ │ │ которой │приняты │ │ │кументов│ │по списку │ │ │ │ │ поступили │документы │ │ │(листов)│ │фондов │ │ │ │ │ документы │ │ │ │ │ │ │ │ ├───┼───────┼────────────┼───────────┼──────┼──────┼────────┼────────┼───────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ ├───┼───────┼────────────┼───────────┼──────┼──────┼────────┼────────┼───────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Итого поступило за ___________ год _______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
(документов, листов)
в том числе <*>: ____________________________
____________________________
____________________________
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
Форма книги учета поступлений документов
Формат A3 (420 x 297)
Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК ____________________________________
(наименование уполномоченного органа
_________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской
_________________________________________________
Федерации в области архивного дела,
_________________________________________________
федерального государственного архива)
от _________________ N ______________
┌───┬───────────────┬──────────────┬───────┬──────────┬──────────┐ │ N │Делопроизводст-│Заголовок дела│Крайние│Количество│Примечания│ │п/п│венные индексы │ │ даты │ листов │ │ │ │или номера по │ │ │ │ │ │ │старой описи │ │ │ │ │ ├───┼───────────────┼──────────────┼───────┼──────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├───┼───────────────┼──────────────┼───────┼──────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
В опись внесено __________________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________ дел
с N _________________________ по N _______________________________
Наименование
должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной
в архиве
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист.
Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1
____________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд N ___________________ руководителя организации
ОПИСЬ N __________________ Подпись Расшифровка
подписи
дел постоянного хранения
Дата
за ___________________ год
┌────┬──────┬──────────────┬─────────────┬───────────┬───────────┐ │ N │Индекс│Заголовок дела│Крайние даты │Количество │Примечания │ │п/п │ дела │ │ │ листов │ │ ├────┼──────┼──────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├────┼──────┼──────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) _____________ Протокол ЭПК __________________
(наименование (наименование
_______________________________ _______________________________
организации) уполномоченного органа
_______________________________ _______________________________
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области
архивного дела, федерального
государственного архива)
от _______________ N __________ от ______________ N _________
Форма годового раздела описи дел постоянного
хранения организации
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,
4.4.1, 4.6, 4.7
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_____________________________ _____________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
_____________________________ _____________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
___________ N ___________
(дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение
__________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________
____________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
___________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
┌────┬──────────────────┬──────────────┬─────────────┬───────────┐ │ N │ Название, номер │ Количество │ Количество │Примечания │ │п/п │ описи │ экземпляров │ ед. хр. │ │ │ │ │ описи │ │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├────┼──────────────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Итого принято ________________________________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен N ________________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
приема на хранение архивных Подпись Расшифровка
документов личного происхождения подписи
Дата Печать
На основании решения ЭПК
(протокол от _________________ N ________)
и договора от ___________________________
_____________________________________________________________ сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ________________________________________________
(общая характеристика документов)
__________________________________________________________________
в количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен N ________________
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Дата
Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2
______________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
архивных документов, не подписи
подлежащих хранению Дата
К уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________
(название фонда)
__________________________________________________________________
на основании: ____________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
__________________________________________________________________
для проведения экспертизы)
__________________________________________________________________
┌───┬───────────┬───────┬───────┬──────────┬──────────┬──────────┐ │ N │ Названия │Крайние│Номера │Номера ед.│Количество│Примечания│ │п/п│ групп │ даты │описей │ хр. по │ ед. хр. │ │ │ │документов │ │ │ описям │ │ │ ├───┼───────────┼───────┼───────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┼───────────┼───────┼───────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Итого __________________________ ед. хр. за _______________ год(ы)
(цифрами и прописью)
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика
документов, остающихся на хранении _______________________________
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению
Формат A4 (210 x 297)
Документы сданы __________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______
(дата)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК _________________________________
(наименование уполномоченного
______________________________________________
органа исполнительной власти субъекта
______________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
______________________________________________
федерального государственного архива)
от ______________ N _________
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 12
к пп. 3.7.7
_____________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о рассекречивании архивных Подпись Расшифровка
документов фонда N подписи
Дата
Комиссия _________________________________________________________
(название комиссии)
протокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___
__________________________________________________________________
(название фонда)
┌───┬──────┬────────────────┬─────────────┬───────────────┬──────┐ │ N │Номер │ Количество │Номера ед. │Номера ед. хр.,│Приме-│ │п/п│описи │ рассекреченных │хр., рассек- │рассекреченных │чания │ │ │ │ ед. хр. │реченных пол-│частично, с │ │ │ │ ├───────┬────────┤ностью <*> │указанием номе-│ │ │ │ │пол- │частично│ │ров листов не- │ │ │ │ │ностью │ │ │рассекреченных │ │ │ │ │ │ │ │документов │ │ ├───┼──────┼───────┼────────┼─────────────┼───────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┼──────┼───────┼────────┼─────────────┼───────────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Итого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью)
(цифрами и прописью)
за _______________________________________________________________
(хронологические рамки документов)
__________________ ед. хр. (частично) за _________________________
(хронологические рамки
документов)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Принято на открытое хранение _____________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
в ________________________________________________________________
(хранилище)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.
Форма акта о рассекречивании архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 13
к пп. 5.9.1
___________________________
(название архива)
___________________________ Адресат
(почтовый индекс, адрес,
___________________________
телефон, факс)
Архивная справка
____________ N ____________
(дата)
На N __________ от _________
Основание:
Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
Печать
Исполнитель
телефон
Форма архивной справки
Формат A4 (210 x 297)
