II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)
II. Оформление документов (документирование
нотариальной деятельности) 
Организационно-распорядительные документы
6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:
абзац исключен. - Приказ Минюста России от 21.12.2016 N 297;
приказы;
распоряжения.
7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:
наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);
наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;
дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;
вид документа (приказ, распоряжение);
наименование документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
текст документа;
подпись нотариуса;
оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.
9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1).
10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
Оформление реквизитов документов
11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются в соответствии с настоящей главой.
12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие обязательные реквизиты:
а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);
б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
в) место нахождения нотариальной конторы;
г) дата;
д) исходящий регистрационный номер;
е) заголовок к тексту;
ж) текст;
з) отметка о наличии приложения;
и) подпись нотариуса.
Письма нотариусов помимо вышеуказанных реквизитов содержат сведения об адресате.
Реквизиты, указанные в подпунктах "а" - "ж" настоящего пункта могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно.
Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.
14. Адресат письма указывается следующим образом.
При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент
организации и контроля
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Департамент правового обеспечения
Главному специалисту-эксперту
отдела
И.О. Фамилия
При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью
"Агропром"
И.О. Фамилия
При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:
Фамилия И.О.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.
Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:
7 июля 2009 г.,
так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:
07.07.2009.
16. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка, например:
Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия
Временно исполняющий
обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия
Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".
17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Запрос о... на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:
Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.
