VII. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Печати и штампы

236. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей и бланков определен постановлением от 27.12.1995 N 1268.

237. Изготовление печатей (штампов) в Министерстве осуществляется в следующем порядке:

1) структурным подразделением Министерства - инициатором оформляется заявка на изготовление печатей (штампов). Эскизы печатей (штампов) визируются руководителем Департамента организации и контроля и передаются в Департамент управления делами;

2) Департамент управления делами передает изготовленные по заказу печати (штампы) структурным подразделениям Министерства, оформившим заявки, через журнал учета выдачи печатей и штампов под подпись и уведомляет об этом Департамент организации и контроля;

3) решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с Департаментом организации и контроля и Департаментом управления делами.

238. Заказ на изготовление печатей (штампов) в территориальном органе оформляет структурное подразделение, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность, на основании решения руководителя территориального органа по служебной записке структурного подразделения территориального органа - инициатора.

239. В структурном подразделении Министерства (территориального органа) печати и штампы учитываются в журнале учета выдачи печатей и штампов, образец которого приведен в приложении N 34 к Инструкции, и могут выдаваться под подпись служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

240. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

241. Гербовые печати используются в Министерстве (территориальном органе) для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

242. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы передаются в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность), где уничтожаются по акту.

243. В Министерстве используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится в Департаменте организации и контроля; вторая - в Департаменте управления делами, оттиск которых утверждается приказом Министра.

244. В территориальном органе используются две одинаковые гербовые печати, одна хранится у руководителя территориального органа, вторая - в структурном подразделении территориального органа, ответственном за финансово-хозяйственную деятельность.

245. В соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для оформления удостоверений адвокатов в территориальном органе используется малая гербовая выжимная металлическая печать, которая хранится у руководителя территориального органа.

246. Гербовой печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Министерством (территориальным органом) с другими органами государственной власти (организациями, учреждениями);

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства (территориального органа);

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения подлинности.

247. В Министерстве (территориальном органе) могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретного структурного подразделения Министерства (территориального органа) без государственной символики.

Печатью с наименованием структурного подразделения Министерства (территориального органа) удостоверяется подпись его руководителя (руководителя структурного подразделения территориального органа) или служащих, удостоверяющих копии документов, в трудовых книжках, на копиях приказов (распоряжений), в справках, на пакетах и в иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа).

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурном подразделении Министерства (территориальном органе) проверяются Департаментом организации и контроля в рамках проведения проверки структурного подразделения Министерства, структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства, - по решению (поручению) руководителя территориального органа.

Бланки

248. Бланки изготавливаются на основании заявки структурного подразделения Министерства (территориального органа), направляемой ежеквартально в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) до 20 числа последнего месяца текущего квартала. Заявка направляется структурным подразделением Министерства (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность), который обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка и выдачу на основании разнарядки служащему структурного подразделения (территориального органа), ответственного за ведение делопроизводства, под подпись в журнале учета и выдачи бланков, образец которого приведен в приложении N 35 к Инструкции.

249. В структурном подразделении Министерства (территориального органа) бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются служащим структурного подразделения Министерства (территориального органа) под подпись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим органам государственной власти (организациям, учреждениям) и лицам запрещается.

250. Ответственность за ненадлежащее хранение, законность использования бланков возлагается на руководителя структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа).

251. Порядок хранения бланков, правильность их использования в структурном подразделении Министерства (территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля в рамках проведения проверки структурного подразделения Министерства, структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства - по решению (поручению) руководителя территориального органа.

252. Пришедшие в негодность бланки передаются в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность), где уничтожаются по акту.

253. Изготовление бланков электронными средствами запрещается.