I. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Министерство) и его территориальных органов (далее - территориальный орган) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Министерства (территориального органа) (далее - служащие).

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя (бумажный и электронный документ), включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Министерстве (территориальном органе), должна соответствовать требованиям Инструкции.

3. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (далее - Положение о порядке обращения с ДСП), и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 07.10.2010 N 250 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах".

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Положения Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

7. Организацию делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурном подразделении центрального аппарата Министерства (далее - структурное подразделение Министерства) и территориального органа осуществляет Департамент организации и контроля в соответствии с Положением о Департаменте организации и контроля, утвержденным приказом Министерства от 30.06.2023 N 168 "Об утверждении типового положения о структурном подразделении Министерства юстиции Российской Федерации и положений о структурных подразделениях центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации", с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 29.09.2023 N 297, от 16.04.2024 N 112, от 24.04.2024 N 124, от 03.06.2024 N 171, от 11.10.2024 N 299.

8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.

Решением руководителя структурного подразделения Министерства (начальника территориального органа или лица, исполняющего его обязанности; далее - руководитель территориального органа) определяется служащий, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе). О принятом решении в письменной форме уведомляется Департамент организации и контроля (в территориальном органе - структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства).

Вновь принятые и назначенные служащие, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), обязаны в течение 3 рабочих дней, начиная с даты назначения на должность, пройти в Департаменте организации и контроля (в территориальном органе - в структурном подразделении, ответственном за ведение делопроизводства) инструктаж по ведению делопроизводства,

9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, при переводе в другое структурное подразделение Министерства (территориального органа) или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения Министерства (руководителя территориального органа). В случае болезни служащего руководитель структурного подразделения Министерства (руководитель территориального органа) определяет ответственного служащего для передачи ему документов на исполнение.

При увольнении служащего или его переводе в другое структурное подразделение Министерства (территориального органа) передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов и дел, образец которого приведен в приложении N 1 к Инструкции.

10. Передача служебных документов Министерства, их копий или проектов сторонним органам государственной власти (организациям, учреждениям) или частным лицам допускается с разрешения Министра, или лица, исполняющего его обязанности, или заместителей Министра (далее - руководство Министерства), за исключением случаев, когда представление таких документов предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Передача служебных документов территориального органа, их копий или проектов сторонним органам государственной власти (организациям, учреждениям) или частным лицам допускается с разрешения руководителя территориального органа.

Передача служебной информации или документов Министерства (территориального органа) представителям средств массовой информации осуществляется в Министерстве Департаментом законопроектной работы и коммуникаций, а в отдельных случаях - по разрешению (поручению) руководства Министерства иным структурным подразделениям Министерства, в территориальном органе - по разрешению (поручению) руководителя территориального органа.

Передача служебной информации или документов Министерства представителям иностранных государств, включая их дипломатические представительства и консульские учреждения на территории Российской Федерации, международных организаций, дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации за рубежом осуществляется в Министерстве Департаментом международного права и сотрудничества, в территориальном органе (кроме документов в рамках оказания международной правовой помощи) - по разрешению (поручению) руководителя территориального органа при наличии согласования с Департаментом международного права и сотрудничества.

11. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурном подразделении Министерства (территориальном органе) возлагается на их руководителей (руководителя территориального органа).

Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в Министерстве (территориальном органе) возлагается на Департамент организации и контроля (структурное подразделение, ответственное за делопроизводство в территориальном органе).

12. Об утрате или неисправимом повреждении документа служащие незамедлительно письменно сообщают руководителю структурного подразделения Министерства (руководителю территориального органа). На основании полученной информации руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа) принимается решение о проведении или непроведении служебной проверки.