МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 декабря 1998 г. N 1665-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ
ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
Во исполнение пункта 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 3 июля 1998 г. N 696 "Об организации учета федерального имущества и ведения реестра федерального имущества" и в целях обеспечения единого порядка ведения документации по учету федерального имущества:
1. Утвердить прилагаемые Правила ведения документации по учету федерального имущества (далее - Правила).
2. Руководителям территориальных органов Мингосимущества России и органов по управлению государственным имуществом субъектов Российской Федерации, наделенных правами территориального органа Мингосимущества России, обеспечить ведение документации по учету федерального имущества в соответствии с Правилами, указанными в пункте 1 настоящего распоряжения.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на статс - секретаря - заместителя Министра государственного имущества Российской Федерации Моложавого С.В.
Первый заместитель
Министра
Ю.М.МЕДВЕДЕВ
Утверждено
Распоряжением Мингосимущества России
от 21.12.98 N 1665-р
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают единый для территориальных органов Мингосимущества России и органов по управлению государственным имуществом субъектов Российской Федерации, наделенных правами территориального органа Мингосимущества России (далее - территориальные органы), порядок ведения документации по учету федерального имущества, возложенному на них Положением об учете федерального имущества и ведении реестра федерального имущества (далее - Положение), утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 июля 1998 г. N 696 "Об организации учета федерального имущества и ведения реестра федерального имущества".
2. К документации по учету федерального имущества относятся:
журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении в реестр федерального имущества (далее - журнал учета заявлений);
карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества (далее - карточка учета бланков);
журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр федерального имущества (далее - журнал учета свидетельств);
журнал учета информации о федеральном имуществе, предоставляемой заинтересованным лицам (далее - журнал учета информации);
дела документов по учету федерального имущества, имеющегося у юридических лиц (далее - дела документов).
3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих Правил, выполняется в подразделениях территориальных органов, которые осуществляют учет федерального имущества.
4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств осуществляется в соответствии с Правилами учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества, утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества".
5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информации осуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрению территориального органа).
В случае ведения журналов на магнитных носителях должны быть обеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней, страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с передачей их в архив территориального органа.
В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны.
6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил осуществляет Департамент государственного реестра федеральной собственности.
II. Ведение журнала учета заявлений
на получение свидетельства о внесении
в реестр федерального имущества
7. Журнал учета заявлений (приложение 1) предназначен для внесения записей о заявлениях после их регистрации подразделением территориального органа, отвечающим за делопроизводство, в соответствии с пунктом 8 Положения.
8. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений указывается в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке поступления заявлений в территориальный орган. Одна запись в журнале соответствует одному заявлению юридического лица (заявителя).
В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при его ведении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1, 2 и т.д. При этом порядковый номер записи не прерывается.
9. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления) заявления в подразделение территориального органа, осуществляющего учет федерального имущества.
10. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации заявления подразделением территориального органа, отвечающим за делопроизводство.
11. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, а также количество листов карты учета, включающей перечень объектов недвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым приложением заявления (пункт 7 Положения).
12. В графе "Заявитель" указывается полное наименование юридического лица.
В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и телефон лица, непосредственно представившего заявление, и почтовый адрес заявителя, по которому территориальный орган может связаться с заявителем (если он не указан в заявлении и прилагаемых к нему документах при их непосредственном представлении).
13. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится его подпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажных носителях).
14. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате рассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении в реестр федерального имущества, отказ в его выдаче или отказ с присвоением объекту учета временного реестрового номера). В данной графе также указываются временный реестровый номер и (или) реестровый номер и даты их присвоения.
15. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении извещений о приостановлении учета федерального имущества, письменной информации об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при учете, и т.д.
III. Ведение журнала учета информации
о федеральном имуществе, предоставляемой
заинтересованным лицам
16. Журнал учета информации (приложение 2) предназначен для учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачи информации территориальным органом в соответствии с разделом IV Положения.
17. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего запроса (заявления) о предоставлении информации.
18. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса (заявления) в подразделение территориального органа, осуществляющего учет федерального имущества.
19. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации запроса (заявления) подразделением территориального органа, отвечающим за делопроизводство.
20. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса (заявления).
21. В графе "Лицо, направившее запрос" указываются: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное наименование, документы, подтверждающие регистрацию данного юридического лица и полномочия его представителя. В эту же графу вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанный в запросе (заявлении) или названный заявителем лично.
22. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения, за которыми на основании пункта 19 Положения обратилось заинтересованное лицо, а также реестровые номера (в т.ч. временные) юридических лиц, в отношении имущества которых сделан запрос.
23. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, и ставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации на бумажных носителях).
24. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящий номер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых. В этой же графе делается отметка о представлении документа, подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Если информация в соответствии с разделом IV Положения должна быть предоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно".
25. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и подпись лица, непосредственно получившего выданный документ. В иных случаях указываются адрес лица, которому направлен документ, а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (для юридического лица).
IV. Ведение дел документов по учету федерального
имущества, имеющегося у юридических лиц
26. Дело документов (приложение 3) открывается на каждое юридическое лицо, представившее заявление на получение свидетельства о внесении в реестр федерального имущества. В дело помещаются все документы, поступающие для учета федерального имущества, имеющегося у юридического лица (заявителя).
В дело также помещаются иные документы, предусмотренные Положением и Правилами учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества, утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества". Например, обновленные карты учета (пункт 17 Положения), копии писем о предоставлении информации об объектах учета (раздел IV Положения), возвращенное с копией основания возврата свидетельство (пункт 12 указанных в настоящем абзаце Правил) и другие документы, относящиеся к имеющемуся у юридического лица (заявителя) федеральному имуществу.
27. Дело документов идентифицируется порядковым номером записи заявления в журнале учета заявлений и через символ "/" временным реестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела указывается на его титульном листе.
На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес юридического лица (заявителя).
28. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.
29. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий или исходящий номер), количество листов, фамилия, инициалы и подпись должностного лица, принявшего документ к исполнению или исполнившего его.
30. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в томе документам.
31. Дело документов закрывается в случае изменения формы собственности объекта учета или прекращения статуса юридического лица заявителя, либо его ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием реестровых номеров объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта учета (его частей).
На титульных листах открытых или вновь открываемых дел документов в отношении объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта учета (его частей), к номерам дел в скобках добавляются ссылки на временный реестровый номер или реестровый номер ранее существовавшего объекта учета.
32. Закрытое дело сдается в архив территориального органа.
V. Заключительные положения
33. Проверка ведения документации по учету федерального имущества проводится не реже одного раза в год комиссиями, указанными в пункте 6 распоряжения Мингосимущества России от 24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества". О проведенных проверках делаются отметки в журналах. Обнаруженные нарушения доводятся до сведения руководителя, утвердившего комиссию.
34. В рамках координации работ по выполнению настоящих Правил Департамент государственного реестра федеральной собственности вправе проводить выборочные проверки территориальных органов.
Приложение 1
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
__________________________________________________________________
(полное наименование территориального органа)
__________________________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА О ВНЕСЕНИИ
В РЕЕСТР ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
начало "__" __________ 19__ г.
окончание "__" __________ 19__ г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
На ___ лист.
Срок хранения: постоянно
┌───┬─────┬────────┬────────────────────┬──────┬──────┬──────┬─────┐
│ N │Дата │Входящий│ Заявление │Зая- │Заяв- │Приня-│При- │
│п/п│прие-├────┬───┼────┬─┬─────────────┤витель│ление │тое │меча-│
│ │ма │дата│ N │дата│N│ приложение: │ │принял│реше- │ния │
│ │ │ │ │ │ ├──────┬──────┤ │ │ние │ │
│ │ │ │ │ │ │карта │копии │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │учета │докум.│ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │на │на │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │(_ л.)│(_ л.)│ │ │ │ │
├───┼─────┼────┼───┼────┼─┼──────┼──────┼──────┼──────┼──────┼─────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │6│ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │
└───┴─────┴────┴───┴────┴─┴──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴─────┘
Приложение 2
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
__________________________________________________________________
(полное наименование территориального органа)
__________________________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИНФОРМАЦИИ О ФЕДЕРАЛЬНОМ ИМУЩЕСТВЕ,
ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ ЛИЦАМ
начало "__" __________ 19__ г.
окончание "__" __________ 19__ г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
На ___ лист.
Срок хранения: постоянно
┌───┬─────┬────────┬──────┬──────┬──────────────┬────┬───────┬─────┐
│ N │Дата │Входящий│Запрос│Лицо, │Краткое содер-│Зап-│Резуль-│Полу-│
│п/п│прие-├────┬───┼────┬─┤напра-│жание запроса │рос │тат │ча- │
│ │ма │дата│ N │дата│N│вившее├─────┬────────┤при-│рас- │тель │
│ │ │ │ │ │ │запрос│све- │реестро-│нял │смот- │ │
│ │ │ │ │ │ │ │дения│вые но- │ │рения │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │мера │ │ │ │
├───┼─────┼────┼───┼────┼─┼──────┼─────┼────────┼────┼───────┼─────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │6│ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │
└───┴─────┴────┴───┴────┴─┴──────┴─────┴────────┴────┴───────┴─────┘
Приложение 3
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
__________________________________________________________________
(полное наименование территориального органа)
__________________________________________________________________
ДЕЛО N ___
(ТОМ N ___)
ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА, ИМЕЮЩЕГОСЯ
У ________________________________________
(полное наименование юридического лица)
__________________________________________
начало "__" __________ 19__ г.
окончание "__" __________ 19__ г.
Лицо, ответственное за ведение дела:
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
На ___ лист.
Срок хранения: постоянно
